حتى لو بذلت الكثير من الجهد والوقت في عملك، سيأتي وقت تخيب فيه آمال زميلك بطريقة أو بأخرى في مرحلة ما. ليس من الممكن دائماً الوفاء بجميع المواعيد النهائية والالتزامات التي تعهدت بها. ولكن ما الذي يجب عليك فعله إذا كنت غير قادر على إكمال مهمة ذات أهمية خاصة لأحد زملائك. كيف ستخبر زميلك بأنك ستخذله؟ كيف ستقدم له الاعتذار بطريقة شجاعة؟

ماذا يقول الخبراء؟

تقول المؤسِّسة المشاركة لشركة ثري كو زي إنك (3COze Inc)، ومؤلفة كتاب “ابدأ بنفسك: ألهِم فريقك للتطور والانسجام وإنجاز المهام” (You First: Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done)، ليان ديفي: “من المستحيل تلبية توقعات الجميع طوال الوقت”. وتضيف: “في مؤسسات اليوم، هناك العديد من الأولويات المتنافسة والموارد محدودة جداً، وبالإضافة إلى ذلك، فإن التوقعات عالية جداً”. وتقول أستاذة الإدارة في كلية وارتون، سيغال بارسادي: “في الوقت نفسه، لا نحب أن نخيب آمال الآخرين فينا؛ نعتقد أنهم قد يشعرون بالضيق منا أو أن ذلك ربما يضر بمصداقيتنا”. ولكن من الممكن تقليل المخاطر المرتبطة بإحباط الآخرين من خلال التعامل مع الموقف بفعالية. وفقاً لديفي، يجب أن يكون هدفك عند التواصل مع زميلك بشأن خيبة أمله الخروج من المحادثة وأنتما تشعران أنكما عملتا معاً لاتخاذ قرار صعب، بدلاً من أن تبدوا مثل خصمين. إليك كيفية تحقيق ذلك:

تصرَّف بسرعة

تقول بارسادي: “يحاول الأشخاص غالباً تفادي المواجهات أو المحادثات الصعبة عن طريق تجنب أي شكل من أشكال التواصل. سيتوقفون عن إرسال بريد إلكتروني إليك إذا كانوا مدينين لك بشيء ما، الأمر الذي قد يثير الغضب”. وتقول ديفي: “بدلاً من تجنب المشكلة، من الأفضل معالجتها فوراً، ويستحسن أن يتم ذلك بينما لا يزال لدى الطرف الآخر خيارات للتعامل مع الموقف”. على سبيل المثال، إذا اقترب موعد تقديم تقرير وتدرك أنك لن تتمكن من إنجازه، تقترح ديفي أن تكون صادقاً وتقول لزميلك شيئاً مثل: “أعتقد أني أواجه صعوبات ولن أتمكن من تسليم التقرير في الموعد المناسب. هل تريدني أن أستمر في متابعة العمل على الرغم من الصعوبات التي أواجهها؟ هل هناك أشخاص آخرون يمكنهم المساعدة؟ هل يمكنك منحي بعض المرونة بشأن الموعد النهائي؟” إذا انتظرت معالجة المشكلة إلى حين نفاد الخيارات أمام زميلك، فإنك تضعه في موقف صعب جداً.

استعد عاطفياً للمحادثة

قد يكون من الصعب التواصل بفعالية عندما تكون قلقاً بشأن إزعاج زميلك أو مواجهة عواقب سلبية. تقول ديفي: “عندما نشعر بالتوتر، نميل إلى إطالة الحديث والتكلم بطريقة أقل مباشرة. نعتقد أن استخدام المزيد من الكلمات لإبلاغ الأخبار المخيبة للآمال سيسهل على الطرف الآخر سماعها وتقبّلها”. وفقاً لبارسادي، عندما يكون الناس متوترين للغاية، فقد يرتكبون أخطاء قد تأتي بنتائج عكسية: “قد نشعر بالتوتر الشديد في بعض الأحيان، ونتيجة لذلك، نبلغ المعلومات السيئة بطريقة قاسية لا تأخذ في الاعتبار مشاعر الطرف الآخر”. لذلك حاول الدخول في المحادثة مع الحفاظ على هدوئك وتركيزك قدر الإمكان. توصي بارسادي بأخذ 3 أنفاس عميقة قبل البدء.

تدرّب على ما ستقوله قبل المحادثة

ستشعر بثقة أكبر وتوتر أقل إذا استعددت للمحادثة من خلال كتابة ما تريد قوله والتدرب على كيفية قوله. تجد ديفي أنه من المفيد تحديد أفكارها مسبّقاً لضمان أن تكون حججها مرتبة ومنطقية. من المفيد أيضاً الاستعداد لسيناريوهات مختلفة: ماذا لو انزعج زميلك؟ أو بدأ بالصراخ؟ كيف سيكون رد فعلك في هذه الحالة؟ فكّر في كتابة بعض الردود المحتملة لسيناريوهات مختلفة وتدرب على قولها بصوت عالٍ. سيساعدك هذا التدريب على البقاء هادئاً في أثناء المحادثة حتى لو توتر زميلك.

تحدّث مع زميلك وجهاً لوجه

إذا كنت ستخبر شخصاً بأنك خذلته، فمن الأفضل أن تفعل ذلك شخصياً وليس عبر البريد الإلكتروني. وفقاً لديفي، فإن استخدام عدة رموز تعبيرية في المحادثات الكتابية لن يحسّن الموقف. بالإضافة إلى ذلك، يتيح التواصل الشخصي لك قياس رد فعل زميلك بدقة أكبر والتعبير بصدق عن أسفك. إذا كنت بحاجة إلى مناقشة كيفية إنجاز المشروع أو مَن سيكون مسؤولاً عن إكمال العمل المتبقي، فسيكون من الأسهل التواصل شخصياً في هذا الشأن. بالطبع، قد لا يكون من الممكن دائماً التواصل شخصياً بسبب عوامل مثل المواعيد النهائية للمشروع وبُعد مكتبيكما أحدهما عن الآخر، ولكن من المهم استخدام طرق الاتصال التي تتيح أكبر قدر من التفاعل.

تحدَّث بصراحة دون محاولة تجميل الموقف

ابدأ بعبارة واضحة وموجزة: “لقد ارتكبت خطأ” أو “لم أنجز المشروع”. تقول بارسادي في هذا الصدد: “من المهم إظهار تحملك مسؤولية الخطأ أو الفشل”. ثم قدِّم بعض التوضيحات ولكن لا تسهب بها، ويجب ألا تحاول إخفاء شعورك بالذنب أو المبالغة به مثلما تقول بارسادي. وتوافق ديفي على ما سبق وتضيف: “إذا فاتك اجتماع، فقد تميل إلى القول، ‘حسناً، لم تكن هناك حاجة فعلية لوجودي’، لكن زميلك قد لا يتفق مع تقييمك للموقف وقد تكون لديه وجهة نظر مختلفة حول أهمية خطئك. ولكن إذا تحملت مسؤولية خطئك بدلاً من ذلك، فقد يستجيب زميلك بالتفهم والدعم وقد يقول لك ‘لا حاجة إلى أن تقسو على نفسك'”.