تحقيق أقصى استفادة ممكنة من التقييمات الشاملة

تعد التقييمات الشاملة الإلكترونية والقائمة على المقابلات الشخصية أدوات قيمة جداً، فهي تجمع رؤى ثاقبة من عدة زملاء، والتي غالباً ما تلفت نظر المسؤول التنفيذي إلى الأمور الغائبة عن باله، وتمنحهم فرصة إبداء آرائهم في تطور الفرد ودعمه. فكيف يمكن الاستفادة من تقييم الأداء؟

طرق الاستفادة من تقييم الأداء

ولكن هذه الأدوات لا تكون فاعلة إلا عندما تبقى هذه الملاحظات سرية، كما يُحث المشاركون على توخي الصدق والشفافية لتحقيق هدف التقييم الشامل. سواء كنت تستخدم الاستبانات الإلكترونية أو المقابلات الشخصية المتعمقة التي يجريها مدرب خارجي، فهناك أمور تستدعي اهتماماً خاصاً. وهنا نشرح أهمية كل منها.

اقرأ أيضاً: الرد على تقييم لا تتفق معه

السرية

يتشجع الزملاء على التزام الصدق والوضوح أكثر إذا علموا أن تعليقاتهم لن تُعزى إليهم، ولكن العديد منهم يقلق بشأن إبقاء إجاباتهم سرية. إن اختيار شركة موثوقة لتوريد الاستبانات قد يطمئن المشاركين في الاستبانات الإلكترونية بأن معلوماتهم لن تُشارك مع أي شخص من داخل الشركة. في المرة الأولى التي تستخدم فيها الشركة طريقة الاستبانة، ينبغي على قادة الموارد البشرية توضيح أن السرية مضمونة ومحققة.

أما عند إجراء تقييم شامل قائم على مقابلات متعمقة، على المدرب أن يؤكد للمشاركين سلفاً أن أقوالهم لن تنقل إلى الموظف المعني. عندما أجري هذا النوع من المقابلات، أوضح للمشاركين أني عادة أعطي تقييماً إجمالياً للموظف المعني دون ذكر أي أسماء أبداً. بل إني أهتم كثيراً لئلا تُنسب أي ملاحظة إلى صاحبها. من المفيد أحياناً طمأنة المشاركين بأن لدي خبرة في التعامل مع الخاضعين للتقييم الشامل والذين يحاولون- ببراعة مذهلة أحياناً- اكتشاف ما قاله كل شخص عنه.

الصراحة

عند استخدام إحدى شركات توريد الاستبانات، على مسؤولي الموارد البشرية ضمان توضيح التعليمات أهمية التزام المشاركين بالصراحة وعدم القلق بشأن إضعاف تقدير الموظف المعني لذاته. يتوقع من خلال هذه الاستبانات أن يكون الناس واضحين وصريحين وأن تكون تعليقاتهم بناءة أيضاً. من النادر أن يكون المشاركون انتقاديين بصورة مبالغ فيها أو أن تكون تعليقاتهم غير ملائمة، إذ عادة ما تُعزى التعليقات من هذا النوع إلى أشخاص محددين.

كما يجب أن يؤكد المدربون عند إجراء تقييم قائم على المقابلات الشخصية على أهمية الصراحة. أشير في المقابلات التي أجريها إلى أن الملاحظات الصريحة هي الطريقة الوحيدة لمساعدة الشركة والفرد المعني. كما أضمن للمشاركين نقل التقييمات للمعنيين بطريقة تساعدهم على فهم المقصود واستيعابه دون أن يشعروا بأن أحداً ما يهاجمهم أو ينتقص من قيمتهم.

ويجدر الانتباه أيضاً إلى أن الناس عموماً أقسى مما نفترض وأن التصورات الخاطئة أيضاً قد تكون مفيدة إذا حثت الأشخاص المعنيين على إعادة النظر في سلوكياتهم. لا شك أن معظمنا يتذكر حادثاً وُصف فيه بصورة خاطئة، وما نتج عنه من حالة تأمل الذات التي عادت بالنفع عليه.

الشفافية

عند إجراء تقييم شامل، على قسم الموارد البشرية ومدير الموظف المعني تحري الشفافية مع المدرب والموظف والمشاركين حول هدف التقييم. هل إجراء التقييم لأغراض تطويرية عامة (لنقل مثلاً لتحديد نقطة بداية لبرامج تدريبية)؟ هل هناك مشكلة في الأداء تدعو للقلق؟ ويجب أن يكون الموظف المعني والمدرب على علم في حال كان ذلك الموظف معرضاً لخسارة وظيفته.

قد يؤدي إخفاء الأهداف الحقيقية عن الموظف المعني والمشاركين والمدرب المشارك إلى نتائج عكسية. وإن لم يكن المدرب على علم بالشيء المعرض للخطر، فقد لا يكون قادراً على التركيز على جوانب الأداء المهمة أو تمكين الموظف المعني من فهم مدى جدية الموقف.

اقرأ أيضاً: تحقيق أقصى استفادة ممكنة من التقييمات الشاملة

رأيت أكثر من حالة تفتقر فيها الشركات إلى الشفافية حول هدف التقييم الشامل. في إحدى الشركات، كنت أحد المسؤولين عن إجراء مقابلات شخصية مع مجموعة من المسؤولين التنفيذيين في شركة تصنيع. أُخبر الموظفون المعنيون حينها أن التقييم سيستخدم لمساعدتهم في معرفة آراء زملائهم عنهم والحصول على تدريب لتعزيز نقاط قوتهم ومعالجة أوجه النقص. ولكن أثناء عملية التقييم، أُتيح منصبان من المناصب العليا وقرر كبار القادة استخدام التقييمات الشاملة لتحديد أفضل المرشحين للترقية من بين المجموعة الخاضعة للتقييم. عندما اكتمل إجراء التقييمات الشاملة وأعلن عن الهدف الجديد، شعر الموظفون المعنيون بالخيانة وكان على كبار القادة والموارد البشرية العمل بجهد كبير لاستعادة ثقتهم. وكان علي أيضاً تقديم بعض التوضيحات عند إيصال الملاحظات إلى الموظفين المعنيين. سألني كل شخص منهم عما إذا كنت على علم مسبقاً بالطريقة التي ستستخدم بها تلك التقييمات الشاملة. فقد أشعر هذا التحول في الأهداف الموظفين المعنيين والمشاركين بالاستياء من العملية بأكملها وقوّض نظرتهم تجاه صلاحية التقييم.

إن استخدام التقييمات الشاملة بهذه الطريقة، لاتخاذ قرارات شخصية وخداع المشاركين حول الهدف بقصد أو بغير قصد، يعرض الشركة لمساءلة وشكاوى قانونية.

بالإضافة إلى التزام الشفافية من البداية كطريقة لتقليل احتمال الشكاوى، على المؤسسة أن تضمن تصميم العملية لنحصل منها على أوصاف دقيقة للطريقة التي ينظر بها الآخرون من مجموعات مختلفة إلى الأفراد الخاضعين للتقييم. ويمكن تقليص حجم المخاطر عموماً عن طريق اختيار مجموعة تمثل المشاركين مع ضمان سلامة التسجيلات والاستعانة بمحترفين مدربين لنقل الملاحظات.

التقييمات الشاملة الإلكترونية

هناك مسألتان إضافيتان يجب أخذهما بعين الاعتبار عند إجراء التقييمات الشاملة الإلكترونية.

التخصيص

هناك الكثير من الاستبانات الإلكترونية المستخدمة للتقييم الشامل والتي يمكن تخصيصها. والسبب الأساسي لفعل ذلك هو أن تعكس الاستبانة لغة الشركة ورؤيتها ومعايير الكفاءة المعمول بها. قد تتطلب الظروف الخاصة أيضاً استبانات مخصصة، ففي حال اندمجت المؤسسة مثلاً مع شركة أخرى ستظهر بعض الأسئلة حول العلاقة بين المسؤولين التنفيذيين في الشركة الجديدة. وبما أن استخدام الاستبانة الإلكترونية المخصصة وفقاً لما يتناسب مع المؤسسة أو الفرد مهم جداً، ينبغي على الموارد البشرية اختيار شركة توريد الاستبانات المناسبة. توفر العديد من هذه الشركات استبانات محدودة أو غير مخصصة، أو تطلب أجرة إضافية مقابل ميزة التخصيص. ويوفر بعضها الآخر استبانات مخصصة من الصفر تماماً.

ومع أن التخصيص مفيد في جميع الحالات، إلا أن على الشركات دراسة عامل التكلفة جيداً. فتغيير أي عنصر من عناصر الاستبانة الإلكترونية ليس سهلاً كما يبدو، كدمج معيارين من معايير الكفاءة في بواحد أو تجزئة معيار واحد إلى اثنين. إذ يستدعي أي تعديل في المعايير خطوات إضافية لتسهل مقارنة الإجابات بصورة موثوقة بالمعايير المعمول بها في الاستبانة.

المتابعة

تقدم بعض برامج الاستبانة الإلكترونية تقريراً موجزاً، إلا أن التقييم الشامل لا يجب أن يقدم بمعزل عن السياق، إذ إن التقييم بمعزل عن السياق والدعم المطلوبين، قد لا يمكن الموظف المعني من الاستفادة من الملاحظات، وبالتالي يدفعه للتشكيك بأهمية العملية برمتها. وفي حال لم يلاحظ المشاركون أي تغيير نتيجة مشاركتهم في الاستبانة، قد ينظر المشاركون المستقبليون إلى الاستبانة كمضيعة للوقت وبالتالي قد يعارضون تعبئتها أو يلجؤون إلى تقديم إجابات سطحية. ينبغي على الأقل أن يحصل الموظف المعني على فرصة إجراء حوار مع شخص متمرس في تفسير النتائج وقادر على مساعدته في تطوير خطة عمل.

لا توجد عملية تقييم مثالية، ولكن عند تنفيذ التقييمات الشاملة بصورة مدروسة فهي قادرة على تقديم أفكار قيمة وأساس موثوق لتطوير القيادة وتقديم ملاحظات قيمة إلى المسؤولين التنفيذيين يصعب عليهم الحصول عليها بطريقة أخرى.