3 أسئلة يجب على المدراء طرحها قبل الاستثمار في تدريب الموظفين

فرينش آندرسون ليمتد/ستوكسي

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: تخصص الشركات 16% من ميزانياتها للتدريب في المتوسط، لكنها غالباً ما تغفل عن قياس فاعلية برامج التدريب تلك. وقد تدوم تحديات هذه الشركات نتيجة عدم معالجة جذور المشكلات الأساسية بشكل مباشر، أو تحديد أهداف نهائية واضحة للأداء، أو حث مدرائها على تعزيز السلوكيات المرغوبة. ويوضح المؤلف سبب عدم كفاية التدريب وحده في حل المشكلات، وينصح بكيفية تحديد جذور تلك المشكلات، ويعرض 3 أسئلة يجب على المدراء طرحها قبل الاستثمار في تدريب الموظفين: 1) ما هي الفجوة التي ترغب في أن يسدها التدريب؟ 2) ما هو سبب تلك الفجوة 3) وهل التدريب ضروري لسد الفجوة؟

عادة ما تتمثّل الاستجابة السريعة للقضايا المؤسسية في إجراء تدريب تفاعلي. وعادة ما يكون الشعار: صمم التدريب، وقدّمه، واستمر.

لسوء الحظ، لا يكون التدريب ناجحاً باتباع تلك الخطوات فقط. وعلى الرغم من أن التدريب يجعلك تشعر أنك تحقق إنجازاً ما، فهو نادراً ما يحل مشكلات الشركة الأساسية، بل يصبح عنصراً مكلفاً من الميزانية بدلاً من ذلك. ووفقاً لمجلة التدريب “ترينينغ” (Training)، خصصت الشركات 16% من ميزانياتها لتدريب الموظفين. وهي نسبة كبيرة بالنظر إلى أن معظم المؤسسات لا تقيس فاعلية جهود التدريب التي تقدمها.

ومع ذلك، يبقى التدريب خط الدفاع الأول بالنسبة للعديد من المؤسسات لأنه يسهّل على كبار القادة الإذن به بدلاً من قضاء الوقت في تقييم القضايا الأساسية أو توجيه الزملاء. لكن لا تُعتبر تلك الحلول الأولية حلولاً طويلة الأمد، وقد تدوم مشكلاتك دون وجود حل مناسب ومستدام.

لماذا لا يكفي التدريب وحده؟

وفقاً لتقرير “فورستر” (Forrester)، فإن حوالي 40% من الموظفين والمدراء غير راضين عن برامج التدريب في أثناء العمل. وبالتالي، تقع على عاتقك بصفتك قائداً مسؤولية التأكد من أن برامج التدريب ملائمة وقابلة للتنفيذ. وإذا كان لدى موظفيك ما يكفي من الأعمال على قوائم مهامهم لإبقائهم مشغولين كل يوم، فقد يعتبرون التدريب إلهاءً عن العمل ولن يعيرونه ما يكفي من الاهتمام. وبالمثل، لن يتفاعل المشاركون في التدريب إذا كنت تعيد استخدام مقاطع الفيديو القديمة نفسها منذ سنوات. بشكل عام، لن يكون التدريب فعالاً ما لم تعالج جذر المشكلة بشكل مباشر، وتضع أهدافاً نهائية واضحة للأداء، وتحث المدراء على تعزيز السلوكيات المرغوبة.

وعلى الرغم من أن معظم جلسات التدريب تتضمن أهدافاً نهائية للأداء تدفع القائمين على إعدادها إلى إضافة الكثير من المعلومات وتمارين بناء المهارات، تركز تلك الأهداف عادة على الكفاءات اللازمة لسد فجوة واحدة فقط. في حين أن ما ينقص هو العنصر الذي يولّد الدافع لاستخدام المهارات التي يطورها الموظفون.

ونتعامل مع ذلك في شركة “آتش بي دبليو بي غروب” (HPWP Group) من خلال تحديد ما يرغب الموظفون في أدائه بكفاءة، وما نريد أن يفكروا فيه ويشعروا به بعد التدريب. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري تعزيز أي مهارة أو سلوك جديد. وقد يتضمن ذلك تقديم ملاحظات بناءة في حال حدوث أخطاء (حتى لا تتحول إلى عادات) وتشجيع الموظفين على تحقيق المزيد من الأداء المطلوب.

على سبيل المثال، ألزمت إحدى الشركات الكبيرة مدراءها ومدراء إدارتها بحضور ورشة عمل حول القيادة عالية الأداء. والتقى رئيس العمليات بهؤلاء المشاركين فوراً بعد التدريب، وأعدّ بعض المواد لتجديد معلوماتهم، وأدرج السلوكيات والكفاءات المرغوبة كجزء من عملية التقييم والتطوير. وغيّر هذا التدريب، إلى جانب التعزيز الداعم، ثقافة الشركة بشكل كبير.

هل نلجأ إلى برامج التدريب أم لا؟

لتبدأ تجديد نهج شركتك في التدريب، فأهم شيء يجب عليك مراعاته هو أن تنظر فيما إن كان التدريب ضرورياً أم لا. وفيما يلي 3 أسئلة يجب مراعاتها قبل أن تحشو برنامجك التدريبي بالموارد.

1. ما هي الفجوة التي ترغب أن يسدها التدريب؟

تُقام جلسات التدريب عادة بسبب الاختلاف بين الأداء أو السلوك المنشود والفعلي. وبالتالي، يجب عليك تحديد تلك الفجوة قبل البحث عن حلول. على سبيل المثال، إذا كانت الفجوة ناجمة عن عمليات جديدة أو معدات محدّثة أو سياسات منقحة، فيمكن للتدريب الرسمي أن يحل المشكلة.

وتذكر أن الموظفين يرغبون في أن يكون التدريب فاعلاً. فإذا لم تكن الفجوة التي حددتها هي ما ينقصهم، فلن يستثمروا جهدهم في تطوير أي شيء. بل يجب أن يكون المشاركون فضوليين ويرغبون في التعلم حتى يكونوا أكثر استعداداً للاستماع بعناية وطرح الأسئلة وتطبيق المعارف.

2. ما هو سبب الفجوة؟

استكشف طبيعة الفجوة أكثر بعد تحديدها، إذ لا ينطوي سبب كل الفجوات على وجود مشكلات في الأداء. بل قد يكون سببها عائداً أحياناً إلى تدفقات العمل المعقدة للغاية التي تمثل مصدر قلق كبير بين العاملين عن بُعد والعاملين في الشركات الهجينة. وكما تشرح مقالة “هارفارد بزنس ريفيو” هذه، فغالباً ما يفتقر الموظفون الذين يعملون عن بُعد إلى الموارد والبنى التحتية والمعلومات التي يتمتع بها زملاؤهم العاملون في المكاتب. يمكنك أن تقدّم لهم العديد من جلسات التدريب لحل تلك المشكلات، لكنك ستفشل في سد الفجوة لأن طبيعة التدريب لا علاقة لها بخبرة العاملين.

وتذكر أن العديد من الفجوات تحدث نتيجة الضعف في التواصل أو بيئة العمل المعيبة. وقد وافق 7% فقط من المشاركين في استطلاع أجرته مؤسسة “غالوب” على أن الاتصالات المؤسسية التي تلقوها كانت موثوقة وتتسم بالشفافية وفي وقتها. وبالمثل، تشير بحوث أخرى أجرتها مؤسسة “غالوب” إلى أن إصلاح مشكلة اندماج الموظفين من خلال إعادة تنظيم أنظمة المكافآت قد يكون له تأثير أقوى من مجرد إخضاع المدراء للتدريب.

3. هل التدريب ضروري لسد الفجوة؟

التدريب مكلف دائماً، حتى عندما يكون هو الحل الأمثل للتخلص من مشكلة ما. لكن في معظم المواقف قد نتوصل إلى حلول أكثر فاعلية يمكن تنفيذها.

ومثال على ذلك: قدّم أعضاء فريقنا المشورة لمدير عام كان يرغب في حضور جلسات تدريب للتعامل مع التنمر المنتشر والمحسوبية وضعف روح العمل الجماعي. وأدرك بعد التعمق في المشكلة أكثر أن العقبة لم تحدث لأن المشرفين لم يفهموا كيفية القيادة، بل لأن الأشخاص المناسبين لم يكونوا في المناصب المناسبة. وتمكّن بعد إعادة ترتيب الواجبات من التقليل من وطأة الخلل الوظيفي. قد يضيف التدريب الإضافي القليل من الفائدة، لكنه لم يعد ضرورياً.

في الواقع، قد يستغرق التفكير النقدي بعض الوقت من القادة المنشغلين، والوقت هو أحد الموارد المحدودة لديهم. ومع ذلك، قد يكلّف الاستثمار في برنامج تدريبي غير ضروري أكثر من ذلك. وبالتالي، حاول قبل أن تتوصل إلى استنتاجاتك حول ماهية الحل الأمثل أن تتعمّق في المشكلة، إذ من الأفضل دائماً معالجة جذر المشكلة.

أشرك المدراء في التدريب

إذا قررت أن عقد جلسات التدريب هو الحل الأمثل، فمن المهم أن تلتمس دعم المدراء. عمِل فريقنا في الآونة الأخيرة مع الرئيس التنفيذي للموارد البشرية في شركة كبيرة. أراد المسؤولون التنفيذيون أن يطور المدراء الجيل القادم من القادة بشكل فاعل، وطلبوا من إدارتي التعلم والتطوير وضع خطة التدريب. لكن خطتهم لم تحفز المدراء على تخصيص وقت لجعل التدريب أولوية.

لذلك، قبل أن تتخذ أي إجراء، يجب أن تسأل أيضاً:

• لماذا لا يبذل مدراؤنا مزيداً من الجهد من أجل تطوير الموظفين وتقدمهم؟ قد لا يكون التدريب أولوية بالنسبة لهم استناداً إلى عبء العمل الحالي.
• لماذا لا يعتبر التدريب أولوية؟ لأن مدراءهم لن يسألوهم عن كيفية سير جلسات التدريب وإنما عن مهام العمل.
• لماذا لا يسألهم المدراء عن إجراءات تطوير الموظفين؟ لأنهم يفترضون أن المدراء مسؤولون عن تلك المهمة ويدركون أهميتها بالفعل.

حتى لو كانت عملية تطوير الموظفين من خلال التدريب خطوة جيدة، لن تسفر عن نتائج كبيرة ما لم يعبّر كبار القادة عن أهميتها بوضوح وبشكل متكرر. وبالتالي، يجب عليك دائماً تشجيع المدراء على تخصيص مواعيد لإجراء اجتماعات المتابعة مع أعضاء الفريق الذين حضروا التدريب. اطلب منهم طرح أسئلة تحفز التفكير والتنفيذ، مثل: “ما الذي تعلمته من التدريب؟” و “كيف يمكنك تطبيق ما تعلمته؟” وعندما يتعلق الأمر بالتدريب من أجل التطوير المهني، يجب أن تدور تلك المحادثات حول التقدم الوظيفي.

اعتاد كبار القادة في الماضي على القول بأن “التدريب يُصلح كل شيء”. لكن التدريب لا يُعتبر الحل الأمثل في معظم الحالات، بل يجب عليك بصفتك قائداً البدء بالتقصي وتبني التفكير النقدي للكشف عن جذر المشكلة الحقيقي. قد لا تكون المشكلة متعلقة بالأداء، بل قد تكون ناجمة عن قرارات التوظيف السيئة أو التوجيهات غير الواضحة أو مخاوف العمل الأخرى. ونظراً لأن برامج التدريب مكلفة من حيث الوقت والمال، يجب على المدراء اعتبارها كأي استثمار آخر، مع عائد متوقع على الاستثمار.