أسئلة القراء: كيف استغلُّ الاجتماعات المهمة لبناء شبكتي المهنية؟

سؤال من قارئ: أعمل في المكتب الرئيس لشركة عالمية كبيرة، وأشغل منصباً مماثلاً لمناصب الإدارة العليا ولكن في إدارة الموارد البشرية. لكنني أعاني من مشكلة بناء شبكة علاقات في العمل بطريقة صحيحة. لقد بذلت خلال العامين الماضيين جهوداً كبيرة في بناء شبكات مهنية خارج إدارتي، وهو ما جعلني أكثر فاعلية إلى حد ما وساعدني في التقدم، ويوجد اليوم فرصة رائعة للتعارف وأرغب في الاستفادة منها، حيث شاركت في أعمال التحضير لاجتماع يضم أكثر من 100 فرد من كبار القادة في مؤسستنا، وسأكون حاضرة فيه، ولكن بشكل غير مباشر. ومع ذلك، من المحتمل أن أحظى بفرصة التفاعل مع المشاركين، خاصة خلال جلسة التعارف الخاصة بالفعالية. ولكنني قلقة حيال هذا الموضوع، وسؤالي هو:

هل يوجد فرصة في أن يكون هؤلاء القادة مهتمين بالتحدث معي على اعتبار أني مساهمة فردية؟ وكيف يمكنني استغلال هذه الفرصة لبناء علاقات مهنية؟

يجيب عن هذه الأسئلة:

دان ماغين: مقدم برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.

أليسون بيرد: مقدمة برنامج "ديير آتش بي آر" من هارفارد بزنس ريفيو.

روبن أبراهامز: مساعدة بحوث في كلية هارفارد للأعمال، وكاتبة في قضايا سوء السلوك في مجلة "بوسطن غلوب" (Boston Globe).

روبن أبراهامز: لا يجب عليها أن تعتبر نفسها مساهمة فردية فقط، حيث تعرف هذه المرأة أشخاصاً آخرين، وتتمثّل أفضل فرصة لها في هذا الاجتماع في طرح أسئلة جيدة والاستماع إلى الإجابات، ومن ثم البدء في ربط المحادثات التي تسمعها خلال الاجتماع. وإذا تمكنت من تعريف شخصين ببعضهما البعض، ستحقق نجاحاً باهراً، كأن تقول: لقد تطرّقتَ إلى هذا الموضوع في أثناء حديثك، وأود أن أعرّفك بشخص قد يفيدك بهذا الخصوص".

دان ماغين: إن قلقها هذا ليس له داع، لأنه قد يفضي إلى نتائج عكسية.

روبن أبراهامز: إذا كانت تظن نفسها محور الحدث في هذه الفعالية، فقد تشعر بخيبة أمل.

أليسون بيرد: كيف يمكنها تغيير هذه العقلية؟ وكيف يمكنها الاستعداد نفسياً لهذا الموقف؟

روبن أبراهامز: إن ترك انطباع جيد لدى شخص ما لا يتطلّب كثيراً من الجهد، بل كل ما يجب عليها فعله هو الاستماع إلى ما يقوله وطرح سؤال ثاقب يدور حول الحديث نفسه، وليس حول موضوع آخر.

أليسون بيرد: أعتقد أنه من الضروري بالنسبة إليها أن تخطو خطوة إلى الوراء وأن تؤدي عملاً رائعاً في المهمة التي كُلّفت بالإشراف عليها قبل كل شيء.

أليسون بيرد: يجب عليها أن تبرع في دورها في هذا الاجتماع، بغض النظر عن مسؤوليتها، سواء انطوت على إعداد الشاي أو تقديم المتحدثين على المنصة.

أليسون بيرد: أعتقد أنه من الضروري أن تمنح نفسها ثقة أكبر في التعامل مع هذا الموقف من خلال إدراك أنها تعرف كل الأشخاص الذين ستلتقي بهم.

دان ماغين: هل يعني ذلك أن تُجري قليلاً من البحث عنهم في موقع "جوجل"؟

أليسون بيرد: إنها تعمل في مجال الموارد البشرية، ويمكنها بالفعل الوصول إلى معلومات كل الموظفين في الشركة.

دان ماغين: أعتقد أن إعداد قائمة بالأفراد المستهدفين قد يكون منطقياً في هذه الحالة، ذلك أنها لن تجري مقابلة مع 100 شخص وإنما مع الأفراد الخمسة الأكثر أهمية.

روبن أبراهامز: هذا يعتمد على منصبها في الشركة، وعلى الهدف الذي تصبو إلى تحقيقه، فإذا كانت لا تزال شابة وتحاول فقط إثراء سيرتها الذاتية وأن تجعل الرؤساء التنفيذيين يتعرفون عليها ويدركون الإمكانيات التي تتمتع بها، أعتقد أن إعداد قائمة مستهدفة قد لا يكون السبيل لتحقيق هذا الهدف. ومن الواضح أنه يجب عليها أن تسعى جاهدة للتفوق في الدور الذي تؤديه، وأن تخلق انطباعاً عاماً جيداً، ومن ثم يمكنها تحديد هوية الشخص الذي تود التحدث معه.

روبن أبراهامز: لا يبدو أنها تمتلك أهدافاً مهنية في هذه المرحلة، ولكن في حال كانت تمتلك أهدافاً، فقد تبدو فكرة إعداد قائمة بالأفراد المستهدفين منطقية.

دان ماغين: هل يجب اعتبار أن هذه الفعالية موجهة نحو تحقيق الأهداف، بمعنى أن ينطوي هدفها على مقابلة هؤلاء الأفراد وخلق انطباع جيد والتواصل وخلق فرصة للمتابعة في وقت لاحق، أم يجب عليها تحديد هدف أكثر دقة وأن تسعى لتحقيقه؟

روبن أبراهامز: لا يبدو أنها تمتلك هدفاً أكثر تحديداً تحاول بلوغه، وأود أن أنصحها بعدم اعتبار هذه الفعالية فرصة لتحقيق الأهداف، لأن المؤتمر ليس عبارة عن لقاء للموظفين المبتدئين في مجال الموارد البشرية، وإنما تصادف وجودها في ذلك الاجتماع.

أليسون بيرد: تتمثّل الطريقة الصحيحة لإجراء أي محادثة جيدة في طرح الأسئلة الذكية، وهذا يتطلب التحضير وفهم الدور الذي يؤديه كل فرد.

روبن أبراهامز: وقد يساعدها هذا الإعداد في الشعور بالراحة، وأعتقد أنها بحاجة إلى ممارسة بعض تمارين اليوغا والتنفس وبعض الإحماء الصوتي لئلا تتلعثم في أثناء حديثها، خاصة إذا كانت أسئلتها رائعة وثاقبة، لذلك، يجب عليها أن تكون هادئة ومتمكّنة وأن تُحكم السيطرة على نفسها وأن تكون أكثر كفاءة.

أليسون بيرد: أعتقد أنه من المفيد أن تحصل على بعض النصائح من زميل موثوق أو مدير حول أهم الأشخاص الذين يجب عليها لقاءهم، وأن يتولوا مهمة تقديمها أمام هؤلاء الأشخاص، لأنني أعتقد أن هذه الطريقة ستبدو أقل حرجاً بالنسبة إليها من التحدث بشكل مباشر مع هؤلاء القادة.

روبن أبراهامز: وخاصة إذا كانت تمتلك أهدافاً مهنية، يمكنها بالتأكيد أن تطلب من مدير موثوق أو كفيل أو مرشد المساعدة في تقديمها، ويمكنهم حينئذ اتخاذ قرار ما إذا كان ذلك مناسباً أم لا.

دان ماغين: وبدلاً من عقد اجتماع يشعر الجميع فيه بالتوتر، يُعدّ نظام الأصدقاء وسيلة رائعة للتخفيف من شعور الأفراد بالقلق إزاء عدم وجود أي شخص يدعمهم، وفي حال اتبعنا هذا النهج في العديد من الاجتماعات، سأكون على يقين أنني لن أكون وحدي وسأشعر بالأمان.

أليسون بيرد: الأهم من ذلك هو وجود مدير بجانبك يروي إنجازاتك نيابة عنك، لكي لا تظهر بمظهر المتفاخر بقدراتك سعياً منك لإقناع مزيد من المسؤولين في الإدارة العليا.

روبن أبراهامز: إنّ "التوافر الإرشادي"، وهو مبدأ في علم النفس المعرفي يبيّن أن عقلنا يعمل مثل "جوجل"، فعندما نفكر في شيء ما، لا يتوصل عقلنا إلى الإجابة الصحيحة على الفور، وإنما يقدّم لنا الإجابة الأكثر شيوعاً، مثل الصفحة التي تتردد على زيارتها دائماً على الإنترنت. ولهذا السبب، يميل المرشحون الذين يرد ذكرهم كثيراً إلى الفوز في الانتخابات. وبالتالي، من المهم بالنسبة إليها التعريف بهويتها أمام أكبر عدد ممكن من الأفراد باتباع أكثر من طريقة ممكنة. وكل ما يجب عليها فعله هو أن تطلب من مديرها أن يتقدّم إليها بالشكر في أثناء إلقائه الكلمة حتى يتسنى للأفراد التعرف على اسمها وتذكره في المستقبل.

روبن أبراهامز: لقد أجروا تجارب في علم النفس عرضوا فيها على طلاب السنة الأولى في الكلية البالغ عددهم الآلاف شخصين اثنين ليختاروا الشخص المفضل لديهم دون أن يسبق لهم التعرف على هذين الشخصين، وطلب منهم الاختيار، واختار الطلاب الشخص الموجود معهم في الفصل الدارسي نفسه على الرغم من عدم معرفتهم به. وبالتالي، يمكنها بالفعل الاستفادة من هذه الفرصة.

دان ماغين: هل من الضروري أن تداوم التواصل مع هؤلاء الأفراد بعد الفعالية؟ مثل أن ترسل رسالة بريد إلكتروني تشكرهم فيها وتشير إلى المحادثة التي أجروها، أو أن ترسل طلباً للتواصل على شبكة "لينكد إن"، أو أي شيء مناسب تتجاوز فيه حدود الشركة؟.

روبن أبراهامز: أشجع فكرة التواصل على شبكة "لينكد إن" من أجل بناء شبكة علاقات في العمل بطريقة صحيحة، لكن يجب عليها التحقق من معايير مؤسستها الثقافية. وأعتقد أنها فكرة رائعة طالما كان التواصل على شبكة "لينكد إن" وليس "فيسبوك"، ولكن من المهم أن تراعي ثقافة مؤسستها المحلية حول هذا الموضوع، وأشجعها على التواصل مجدداً طالما أنها تمتلك شيئاً ما تود قوله وطالما أنه لا يتطلب منهم الرد على رسالتها، كأن تقول: "لا يوجد داع للرد على الرسالة، أود فقط أن أعلمك...". وأعتقد أن الأفراد هم أكثر ميلاً لمساعدة شخص ما إذا علموا أنهم لن يرتبطوا معهم في التزام مدى الحياة عند مساعدتهم.

أليسون بيرد: تنصح كثير من المقالات التي نشرناها حول التعارف الفاعل بضرورة تقديم معروف قبل أن تطلب أي معروف من الآخرين، حتى لو قدّمت هذا المعروف قبل شهور أو سنوات. وكثيراً ما يقول الموظفون في المناصب الدنيا أن ليس لديهم ما يقدّمونه، ولكن قد تعني رسالة شكر الكثير للآخرين.

روبن أبراهامز: وعادة ما يشعر الموظفون في المناصب العليا بالوحدة، لذلك أعتقد أن وجود شخص يطلب دعمهم ويلتمس مشورتهم ويقدّر جهودهم قد يعني لهم الكثير.

أليسون بيرد: نريدها أن تؤدي دورها في الفعالية على أكمل وجه. ويجب عليها إجراء بعض البحوث في وقت مبكر للتأكد من قدرتها على تحديد معظم الأشخاص المهمين، والأشخاص الذين تود استهدافهم، وتحديد أهدافها العامة فيما يتعلق بالتعارف. نريد منكِ الاسترخاء قبل توجهك إلى الحدث، وممارسة تمارين التنفس واليوغا، والتأكد من قدرتك على ضبط صوتك. ونود منكِ طرح أسئلة ذكية حقاً، وأن تتسلحي بتفاصيل ذات صلة حول دورك، أو أن تعقدي اتفاقاً مع شريك أو مدير يقدّم لك توصيات حول الأشخاص الذين يمكنك التحدث معهم أو تقديمك أمامهم وسرد إنجازاتك لهم، ونشجعك على مواصلة هذه المحادثات التي أجريتها عبر البريد الإلكتروني من خلال مشاركة مقالة ما أو جهة اتصال أو حتى مجرد تقديم شكر للأفراد على قبولهم التحدث معك من أجل معرفة كيفية بناء شبكة علاقات في العمل بطريقة صحيحة.

اقرأ أيضاً: