شارك
الرئيسية
5 دقائق 
ملخص: تتناول الاجتماعات الثنائية الفعالة بين المدراء ومرؤوسيهم المباشرين الاحتياجات العملية والشخصية للموظف، ما يعود بالفائدة على أدائهما ونموهما ورفاهتهما، فضلاً عن نجاح الفريق والمؤسسة على نطاق أوسع. ومع ذلك، غالباً ما يتجاهل المدير مناقشة احتياجات الموظف لأنه هو مَن يُدير الاجتماع، فيقع العبء الأكبر على الموظف لطرح الأسئلة التي تجذب انتباه مديره. أجرى مؤلفو هذه المقالة بحثاً في هذا الشأن وحددوا بناءً عليه 28 سؤالاً يمكن أن يؤدي طرحها إلى محادثات هادفة وأكثر إنتاجية.
أُبلغت ديمة عندما تولت دورها الجديد إنها ستعقد اجتماعات ثنائية منتظمة مع مديرها محمد، فأثار هذا الخبر حماسها ورأت في هذه الاجتماعات فرصة رائعة للتوافق مع مديرها الجديد وتلقي دعمه والاستفادة من توجيهاته. لكن سرعان ما تلاشت آمالها، إذ لم يركّز محمد في اجتماعهما الأول إلا على تحديثات المشروع ثم كلّفها ببعض المهمات الإضافية. استمر هذا النمط من الاجتماعات على مدار الأسابيع التالية، ما جعل ديمة تشعر دائماً بعد الاجتماعات أنها خاضعة للإدارة التفصيلية وأن مديرها لا يدعم تطورها.
هذه القصة للأسف ليست فريدة من نوعها، وهي تعكس العديد من القصص المماثلة التي سمعناها من الموظفين في بحثنا حول الاجتماعات الثنائية بين المدراء ومرؤوسيهم المباشرين. يشرح أحد المؤلفين المشاركين في المقالة، ستيف، في كتابه الجديد "سعيد بلقائنا: فن وعلم الاجتماعات الثنائية" (Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings) كيف يجب أن يلبّي الاجتماع الثنائي الاحتياجات العملية والشخصية للموظف (العملية: توفير المعلومات والتوجيهات والمواءمة؛ الشخصية: معاملة الموظف باحترام والثقة به وتقديم الدعم له). بهذه الطريقة، تصبح هذه الاجتماعات مورداً حيوياً لنمو الموظف ودعمه وتُعزّز ازدهار الفِرق والمؤسسة على النطاق الأوسع ونجاحهما.
لكن هذه الفوائد لا تتحقق إلا عندما يتضمن الاجتماع محادثات متكررة تتناول احتياجات هؤلاء الموظفين وتلبّيها. ولكن بما أن المدراء هم من يسيّرون عادةً الاجتماعات الثنائية، فإنهم يعطون الأولوية غالباً لجدول أعمالهم مغفلين تناول احتياجات الموظف، والسبب في ذلك خصوصاً هو عدم تلقي المدراء تدريباً كافياً على كيفية إدارة هذه الاجتماعات بفعالية، وبالتالي ينتهي بهم الأمر إلى تكرار نفس الممارسات المختلة التي واجهوها هم أنفسهم في الماضي. تخيّل نفسك في موقف ديمة؛ أي تشعر أن نهج مديرك في الاجتماعات الثنائية لا يوفر لك الدعم ويتجاهلك، من الضروري أن تمتلك القدرة على توجيه المحادثة بنفسك نحو احتياجاتك من خلال طرح أسئلة ذكية.
الأسئلة التي يجب طرحها
استناداً إلى الأبحاث المنشورة سابقاً والبيانات التي جمعناها من نحو 200 موظف حول المواضيع المهمة التي يجب التطرق إليها بخصوص الاجتماعات الثنائية، حددنا 28 سؤالاً رئيسياً وصنفناها في 7 فئات عامة لمساعدتك في الاستفادة إلى أقصى حد ممكن من لقاءاتك مع مديرك، يمكنك استخدامها وتعديلها وفقاً لأسلوبك وتفضيلاتك.
اطلب توجيه مديرك وآراءه
استخدم هذه الأسئلة للحصول على مساعدة من مديرك في أي مهام أو مشاريع تواجه صعوبة فيها، أو للتعبير عن حاجتك إلى موارد أو ملاحظات أو أي دعم إضافي.
- أواجه بعض الصعوبات والعقبات مع مشكلة "كذا". هل يمكنك مساعدتي في إيجاد حلول للتعامل مع هذه المشكلة وإصلاحها بنجاح؟
- هل يمكنك اقتراح أي رؤى وأفكار حول كيفية الحصول على المزيد من الدعم (من خلال الزملاء أو منح المزيد من الوقت أو التمويل) للمساعدة في حل المشكلة "كذا"؟
- ما تقييمك لفكرتي حول موضوع "كذا"؟ هل لديك أي توصيات لتحسينها؟ أم تقترح فكرة بديلة معينة؟
توضيح أولويات المدير وتوقعاته
من الضروري أن يكون هناك فهم مشترك مع مديرك لضمان أداء المهام بالطريقة الصحيحة وبكفاءة، لذلك اطلب منه توضيح المهام التي يرى من وجهة نظره أنها تحتاج إلى تركيز أكبر.
- ما هي المهام التي ينبغي إعطاؤها الأولوية الآن في ضوء عبء عملي الحالي، وما سبب أهميتها؟
- هل ترى أني أتولى المشاريع والمهام الصحيحة بناءً على تقييمك لعبء عملي؟
- هل تعتقد أني على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافي وتوقعاتك؟ هل أحتاج إلى تغيير تركيزي على أيّ شيء؟
- هل أفتقد أي معلومات أو سياق حول المشاريع التي أعمل عليها؟ على سبيل المثال، ما هو هدفنا من المشروع "الفلاني"؟
التوافق مع المؤسسة واستراتيجيتها
اطرح أسئلة تساعدك في فهم كيفية ارتباط دورك بالأهداف الاستراتيجية الأوسع للمؤسسة والطريقة التي ينظر من خلالها قادتها إلى المستقبل.
- هل هناك أي تطورات أو مبادرات مهمة في المستويات الأعلى (أو في أقسام أخرى من المؤسسة) يمكن أن تكون معرفتها مفيدة لي لتحسين عملي على مهامي الرئيسية؟
- لأفهم الصورة الأكبر بصورة أفضل، كيف يتماشى عملي أو المهمة التي كلفتني بها للتو مع الأهداف الأكبر للمؤسسة واستراتيجيتها؟
- هل هناك أي شيء يعمل عليه فريق الإدارة أو يفكر فيه وتعتقد أنني يجب أن أعرفه حالياً بالنظر إلى تأثيره المحتمل على دوري؟
- فيما يتعلق بالأولويات الاستراتيجية لشركتنا، هل هناك أي معلومات أو تحديثات جديدة تعتقد أنه يجب أن أكون على دراية بها؟
استكشاف فُرص النمو والتقدم المهني
عبّر في الاجتماعات الثنائية مع مديرك عن أفكارك (حتى لو كانت غير واضحة) حول أهدافك المهنية القصيرة والبعيدة الأجل واسأله عن الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحقيقها.
- أقدّر نصيحتك، لذلك أود سؤالك حول الإجراءات أو الخطوات التي يمكنني اتخاذها لتعزيز فرصي أو متابعة شغفي بمجال "كذا"؟
- بالنظر إلى درايتك باتجاه المؤسسة، هل لديك أي رؤى حول كيفية تحسين مهاراتي وتطويرها لتتوافق بصورة أفضل مع ذلك الاتجاه؟
- ما مواطن القوة التي تعتقد أنني أتمتع بها وكيف يمكنني الاستفادة منها في المستقبل؟
- من وجهة نظرك، ما الذي يجب أن أهدف إليه كخطوة مهنية مُقبلة، ولماذا توصي بهذا الدور؟
- كيف يمكننا ضمان الاستفادة إلى أقصى حد ممكن من مهاراتي لدعم الفريق والمؤسسة؟
- كيف يمكننا ضمان الاستفادة من كامل إمكانياتي؟
ابحث عن تقييم لأدائك
تواصل مع مديرك واطلب منه تقييماً لمستوى أدائك وكيف يمكنك تحسينه. ليس بالضرورة طبعاً طلب تقييم رسمي من مديرك في كل اجتماع، ولكن من المهم التحقق من أدائك بانتظام مع مديرك إذا كان لا يبادر إلى ذلك بنفسه.
- هل ألبّي توقعاتك؟ سأكون ممتناً لك إذا علمت رأيك في أداء عملي.
- ما هو تقييمك الذي تمنحني إياه لأدائي في مهمة كذا أو كذا؟
- هل تعتقد أن هناك أي نقاط أغفلها أو أحتاج إلى تحسينها فيما يتعلق بالمهمة "كذا" أو "كذا"؟
- عندما تنظر إلى عملي، ما الأشياء التي تعتقد أنه يجب عليّ التوقف عن فعلها أو الاستمرار أو البدء بها؟
تعزيز علاقتك بمديرك
الاجتماعات الثنائية فرصة مهمة لبناء علاقتك مع مديرك وتعزيزها، لذلك خصص وقتاً في بداية الاجتماع أو نهايته لتعزيز علاقتك الشخصية معه.
- كيف كان يومك؟
- كيف تسير الأمور بالنسبة لك عموماً؟ هل كل شي على ما يرام؟
- ما الذي تستمتع به خارج العمل؟
- هل هناك أي شيء محدد تود معرفته عني؟ (عند الضرورة، كن مستعداً لقول "أفضّل عدم التحدث عن ذلك، ولكن إليك شيئاً آخر يجب أن تعرفه عني").
تقديم المساعدة لمديرك
ضع في اعتبارك الطرائق التي يمكنك من خلالها مساعدة مديرك على تحقيق أهدافه والوفاء بمسؤوليات دوره، فالمدراء يحتاجون عموماً إلى المساعدة والطمأنينة والدعم لتحسين كفاءتهم وأدائهم أيضاً. ومثلما تتوقع دعم مديرك لك، فكر في إمكانية مد يد العون له أيضاً. سيعزز ذلك أيضاً فرصة تلبية احتياجاتك في الاجتماعات الثنائية.
- ما أولوياتك خلال الأيام المقبلة؟ كيف يمكنني مساعدتك في تحقيقها؟
- كيف يمكنني دعمك في عملك؟
- ما الذي يقلقك أو تتوتر بشأنه ويمكنني مساعدتك فيه؟
كيف تستخدم الأسئلة؟
اختر فئة أو فئتين من الأسئلة للتركيز عليهما في كل اجتماع. لا يمكنك التطرق إليها جميعاً في نفس الاجتماع، لذلك ستحتاج إلى التبديل بينها أو اختيار الملائم منها بحسب الظروف. وبالمثل، كن انتقائياً عند اختيار الأسئلة، فلا حاجة إلى طرحها كلها مرة واحدة، وبدلاً من ذلك، اختر عيّنة من الأسئلة من كل فئة في كل مرة. احرص على متابعة ردود مديرك على أسئلتك، والطريقة الأجدى والأبسط لذلك هي اتباع ردوده بسؤاله حول سبب توصياته. سيساعدك ذلك في اكتساب معلومات ورؤى استراتيجية مهمة حول الأساس المنطقي والدوافع والافتراضات والسياق العام وراء عملك اليومي. للاجتماعات الفعالة مع مديرك دور بالغ الأهمية لنجاحك ونجاح فريقك ومؤسستك، ومن الضروري طرح الأسئلة الصحيحة لضمان أن تلبّي هذه الاجتماعات احتياجاتك، الأمر الذي قد يكون له تأثير كبير على خبرتك في العمل من خلال مساعدتك على الاستمرار في الانخراط فيه وفهم دورك ومكانك ضمن المؤسسة بصورة أفضل وبناء علاقة أقوى مع مديرك، فضلاً عن تعزيز رفاهتك.