كيف تنجح في إدارة مشروعك باستخدام تقنية التأطير الزمني؟

آرت جاز/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: يتمحور العمل في عالم اليوم بصورة أساسية حول المشاريع والعمل الجماعي. نحن جميعاً، بطريقة أو بأخرى، مدراء مشاريع في مجالات تخصصنا. يحتاج أصحاب المهن المختلفة، بمن في ذلك مخرجو الأفلام وأصحاب المطاعم والمحامون والمحاسبون، إلى مهارة إدارة المشاريع. يمكن أن يساعد إتقان التأطير الزمني الجميع، وليس مدراء المشاريع فقط، على سد الفجوة بين التخطيط والتنفيذ. من المحتمل أنك تستخدم بالفعل التأطير الزمني بطريقة ما في روتينك اليومي. باختصار، ينطوي التأطير الزمني على التركيز على مهمة واحدة فقط لفترة زمنية محددة. يمكن لمدراء المشاريع الذين يتبنون هذه المهارة الأساسية تعزيز إنتاجيتهم ورؤية التحول الإيجابي الكبير الذي تجلبه إلى مشاريعهم.

مدراء المشاريع هم أشخاص متميزون يتمتعون بمجموعة واسعة من المهارات والقدرات المهمة في عالم الأعمال. يجب أن يتفوقوا في المهام العددية والتخطيط الاستراتيجي والعلاقات الشخصية. يمثل هذا التخصص تحدياً عند محاولة تصنيفه إما على أنه مهارة فنية أو مهارة ناعمة شخصية، لأنه يشتمل على كليهما بصورة أساسية.

على الصعيد العالمي، يُنفق 48 تريليون دولار على المشاريع كل عام. نحن جميعاً، بطريقة أو بأخرى، مدراء مشاريع في مجالات تخصصنا. يحتاج أصحاب المهن المختلفة، بمن في ذلك مخرجو الأفلام وأصحاب المطاعم والمحامون والمحاسبون، إلى مهارة إدارة المشاريع. يتطلب كل مشروع مراقبة دقيقة وإشرافاً دؤوباً وإنجازاً ناجحاً، وتندرج هذه العمليات جميعها تحت عنوان إدارة المشاريع.

تتطور مسؤوليات مدراء المشاريع ومهامهم بفعل عوامل مختلفة. في هذا السياق، من المتوقع أن يكون للذكاء الاصطناعي تأثير كبير في إدارة المشاريع. تتوقع شركة الأبحاث والاستشارات الرائدة، غارتنر، أن 80% من المشاريع ستُدار بواسطة الذكاء الاصطناعي بحلول عام 2030 (تجدر الإشارة إلى أن هذا التوقع صدر قبل الطفرة الأخيرة في الذكاء الاصطناعي التوليدي هذا العام). في ضوء هذه التغييرات، يجب على كل من مدراء المشاريع وأولئك الذين يديرون المشاريع بوصفها جزءاً من أدوارهم الأخرى التفكير في المهارات التي ستكون أكثر قيمة في المستقبل والعمل على اكتسابها.

يُعد التأطير الزمني، على وجه الخصوص -وهو ممارسة التركيز على المهام وإنجازها ضمن أطر زمنية محددة- مهارة فريدة ودائمة وضرورية لجميع مدراء المشاريع. سنرى أن التأطير الزمني عنصر أساسي في إدارة المشاريع وأن تعزيز هذه المهارة يؤدي إلى تحسين إدارة المشاريع، والعكس صحيح أيضاً.

نوعان من التأطير الزمني

في البداية، من المهم ملاحظة أن التأطير الزمني يُستخدم في سياقين: تطوير برمجيات آجايل والإنتاجية الفردية.

صِيغ هذا المصطلح في التسعينيات بصفته أسلوباً لتخطيط مشاريع تطوير البرمجيات والتطبيقات وإدارتها، التي تمتد عادة لأسابيع أو أشهر. مثل هذه المشاريع مليئة بطبيعتها بالمواعيد النهائية والتبعيات، والتأطير الزمني طريقة تدعم العديد من النماذج (مثل تطوير التطبيقات السريعة ونظام كانبان ومنهجية سكرم التعاونية وغيرها) التي تستخدمها الفِرق لإنجاز هذه المشاريع في الوقت المحدد.

في الآونة الأخيرة، استُخدم هذا المصطلح بمعنى أوسع للدلالة على عقلية الإنتاجية الفردية وطريقة تحسينها. في هذا الشكل من التأطير الزمني، يتخذ الفرد قرارات منهجية ومدروسة بشأن المهمة التي سيؤديها، ومتى سيبدأ بها وينتهي منها، ثم ينجز تلك المهمة المحددة خلال الوقت المحدد. وهكذا، فإن هذا الشكل من التأطير الزمني مصمم للاستخدام الفردي وليس لفريق.

نظراً لأن استخدامات مصطلح التأطير الزمني تشترك في خصائص معينة (المهام والمواعيد النهائية)، فمن الممكن في كثير من الأحيان الخلط بينها. لكننا سنركز في هذه المقالة على الشكل الثاني الأكثر قابلية للتطبيق من التأطير الزمني، ونجادل بأن فوائده وخصائصه تسهم في تحسين إدارة المشاريع عموماً.

يعكس التأطير الزمني مبادئ إدارة المشاريع

الهدف الأساسي لإدارة المشروع هو مساعدة الفريق على تحقيق هدف أو حل مشكلة ضمن إطار زمني محدد متفق عليه. يحقق التأطير الزمني ذلك بالضبط، ولكن على المستوى الفردي. هناك العديد من أوجه التشابه الملحوظة بين التأطير الزمني وإدارة المشاريع:

• التقدير والتوقع. يتطلب التأطير الزمني من الفرد تقدير المدة التي ستستغرقها المهمة ومجموعة المهام التي يمكنه إنجازها في يوم معين (أو في أسبوع معين). وبالمثل، يتعين على مدراء المشاريع تقدير طول الفترة الزمنية التي سيستغرقها المشروع، مع الأخذ في الاعتبار التبعيات والمواعيد النهائية والمخاطر المحتملة والحقائق التجارية.
• النطاق والوقت والتكلفة. يتضمن التأطير الزمني هذه العناصر جميعها: يُحدد النطاق من خلال وصف المهمة، والوقت هو المدة المطلوبة لإنجاز المهمة، وتُحتسب التكلفة عن طريق ضرب عدد الأشخاص المشاركين (عادة واحد فقط) مضروباً في معدل إنتاجيتهم اليومية، مضروباً في مدة الإطار الزمني. في مجال إدارة المشاريع، تشكل هذه العناصر الثلاثة فعلياً مثلث إدارة المشاريع، وهي الاعتبارات الأساسية للمشاريع جميعها.
• ترتيب الأولويات. إن فهم المواعيد النهائية والتبعيات وترتيب المهام وفقاً لذلك والقدرة على رفض المهام (لسبب وجيه) عند الضرورة كلها عناصر أساسية لكل من التأطير الزمني وإدارة المشاريع. لا يزال التحذير الذي أطلقه الكاتب والرائد في علم الإدارة الشهير بيتر دراكر عام 1963 صالحاً حتى وقتنا هذا: “إنجاز مهمة بكفاءة كبيرة ليس هناك حاجة إلى أدائها في المقام الأول عديم الجدوى كلياً”.
• العمل التعاوني المتناغم. باستخدام التأطير الزمني، يعمل جدول المواعيد الرقمي المشترك على إبلاغ الزملاء بمهامك وتوقيتها، وفي بعض الحالات يوفر أيضاً سياقاً يتعلق بتوقعاتك أو حدود قدراتك. في إدارة المشاريع، يعد التواصل الفعال وإدارة أصحاب المصلحة جانباً أساسياً لنجاح أي مشروع.

يمكن أن يعزز تحقيق النجاح على المستوى الفردي مهاراتك في إدارة المشاريع، وبالمثل، فإن اكتساب الخبرة في إدارة المشاريع تمكنك من تحسين كفاءتك في التأطير الزمني.

تعلّم فن التأطير الزمني

من المحتمل أنك تستخدم بالفعل التأطير الزمني بطريقة ما في روتينك اليومي. ومن شبه المؤكد أن لديك اجتماعات وتخطط لبعض جوانب أعمالك. كما لاحظنا، فإن مهارات إدارة المشاريع، التي تستخدمها بالفعل بطريقة أو بأخرى، تتوافق إلى حد كبير مع جوهر التأطير وممارسته، ولكن من خلال إيلاء اهتمام إضافي بجدول مواعيدك الرقمي، يمكنك رفع كفاءتك في إدارة الوقت بسرعة.

جرّب هذا التمرين: اختر مهمة صغيرة من قائمة المهام كانت معلّقة لبعض الوقت، وأضفها إلى جدول مواعيدك وخصص 30 إلى 60 دقيقة لإنجازها. لخلق شعور بالمسؤولية أو الضغط الاجتماعي المتبادل، ادعُ شخصاً مهتماً بالمهمة على جدول مواعيدك لتحفيزك على إنجازها. خذ الموعد على محمل الجد عندما يحين أوانه، واحرص على إنجازه. فكر في فعالية هذه الطريقة وطبقها على بعض المهام الأخرى في قائمة مهامك.

استخدام التأطير الزمني للتعلم

التأطير الزمني ليس مجرد مهارة حاسمة لإدارة المشاريع، بل هو أيضاً وسيلة لشحذ المهارات والأدوات الأخرى في صندوق أدوات مدير المشروع. في جوهره، يتكيف التأطير الزمني مع جداول المواعيد المزدحمة من خلال تخصيص فترة محددة، أو صندوق زمني، للتعلم المركز.

يقع فعل التعلم في الربع “مهم ولكن ليس عاجلاً” في مصفوفة آيزنهاور. على هذا النحو، دون وجود نظام مناسب لجدولة أنشطة التعلم، غالباً ما تُؤجل باستمرار إلى أجل غير مسمى. عادة ما تكون مشاركة الموظفين في أنظمة التعلم المؤسسية منخفضة جداً، واستجابة لذلك، بدأ بعض الشركات الآن تقديم ساعة تعلّم اختيارية لموظفيها. إذا قدمت الشركة التي تعمل بها وقت التعلم هذا، فيجب عليك استغلاله بفعالية من خلال تطبيق تقنية التأطير الزمني. أما إذا لم تقدم الشركة هذا، فعليك تخصيص وقت للتعلم بنفسك واقتراح هذه الفكرة على الشركة. يعد تخصيص ساعة أسبوعياً للتعلم استثماراً صغيراً للشركة (لا يمثل سوى 2-3% من وقت العمل)، لكن الفوائد التراكمية لكل من الفرد والشركة يمكن أن تكون كبيرة.

يتمحور العمل في عالم اليوم بصورة أساسية حول المشاريع والعمل الجماعي. يمكن أن يساعد إتقان التأطير الزمني الجميع، وليس مدراء المشاريع فقط، على سد الفجوة بين التخطيط والتنفيذ. من خلال اعتماد هذه المهارة الأساسية، يمكنك تعزيز إنتاجيتك ورؤية التحول الإيجابي الكبير الذي تجلبه إلى مشاريعك.