كيف تختار توقيت اجتماع يلائم المشاركين جميعهم؟

كان هناك فصل واضح بين الأدوار الإدارية والأدوار المهنية في بيئة الأعمال في الماضي، وكانت مسؤوليات من أُطلق عليهم آنذاك "موظفو السكرتاريا" مقتصرة على كتابة المذكرات وإعداد القهوة وتقديم وجبات الغداء وجدولة الاجتماعات.

لكن تغيّرت خطوط الفصل الواضحة التي وُضعت سابقاً بين المناصب الإدارية والمهنية اليوم؛ إذ كان من غير المألوف في ستينيات القرن العشرين أن يُطلب من مدير حسابات مساعد تحديد موعد لعقد اجتماع ما، لكن ذلك الطلب أصبح شائعاً اليوم ويُنظر إليه باحترام كبير ويُعتبر إظهاراً للكفاءة في العمل.

فعندما يطلب منك مديرك تنظيم موعد اجتماع مهم مع مسؤولين تنفيذيين من شركة بوينغ (Boeing) اليوم، فذلك يعكس كفاءتك وقدرتك على التعامل مع مثل هذه المسؤوليات؛ ولكن يترافق هذا الشرف مع معاناة أخرى، وهي التعامل مع التحديات الإدارية الكبيرة المتعلقة بتنظيم هذا الاجتماع والمتمثلة في البحث عن وقت مناسب يتوافق مع جداول عمل 14 شخصاً مهنياً يعملون في شركات مختلفة ويعيشون في منطقتين زمنيتين مختلفتين.

لا شك في أن جدولة الاجتماعات أصبحت مصدر إزعاج للعديد من المهنيين المبتدئين إذ لم تكن ضمن مسؤولياتهم في الماضي، ونظرياً ينبغي ألا يكون تنفيذها صعباً، ومع ذلك قد تتحول مهمة تنسيق جداول المواعيد إلى مهمة محفوفة بالمخاطر.

أول وأهم سؤال يجب طرحه هو: مَن تحظى مصالحه بالأولوية؟

مَن الشخص الأهم الذي يجب تنظيم وقت الاجتماع وفقاً لجدول مواعيده؟

إذا كنت تعمل في مجال خدمة العملاء، فالجواب سهل: العميل أولاً. وفي حال كان الاجتماع يشمل أعضاء من فريقك إضافة إلى مورّدين خارجيين أو مقدمي خدمات، فسيكون صاحب الرتبة الإدارية الأعلى في مؤسستك هو صاحب الأولوية في تحديد وقت الاجتماع. وإذا كنت وكيلاً مفوّضاً تحاول تنظيم مكالمة مع 3 شركاء إداريين، فعليك التعامل معهم بحذر لضمان أن يحظى ثلاثتهم بمستوى الاحترام نفسه.

وإذا كنت غير متأكد، فلا تتردد في سؤال مديرك: ("من الشخص الأهم الذي يجب أن يحضر الاجتماع أو الذي يجب تحديد موعد الاجتماع وفقاً لجدول مواعيده؟") وحاول أن تقدم اقتراحك بشأن التراتبية ومبرراته.

وبمجرد أن تعرف التسلسل الهرمي ستجد خيارين للمتابعة:

1. ما الوقت الذي يناسبك؟
2. إليك 3 أوقات تناسب الفريق، يرجى إعلامي بالوقت الذي يناسبك منها.

ما الوقت الذي يناسبك؟

ثمة شخصٌ أو اثنان مهمان في الاجتماع عادة يُفرض على الجميع التكيّف مع جدول مواعيدهما، وعليك في مثل هذه الحالة التواصل مع مساعد الشخص المهم وطلب مساعدته في تحديد عدة أوقات مناسبة له لعقد الاجتماع، ثم إبلاغ بقية أعضاء فريقك بالخيارات المتاحة وحثّهم على تحديد أفضل وقت يناسب الجميع. قد تضطر أحياناً إلى دعم قرار الأغلبية أو إعادة التواصل معهم مرة أخرى إذا لم يتفقوا على الموعد في المرة الأولى.

إليك بعض خيارات الأوقات المناسبة

الخيار الثاني هو سؤال أفراد فريقك الداخلي أولاً عن الأوقات التي تناسبهم، ومن ثم التواصل مع العملاء أو المشاركين الخارجيين واقتراح خيارين أو ثلاثة خيارات للتواريخ والأوقات المناسبة. يُتيح هذا الخيار للطرف الذي يتمتع بالأولوية تحديد التاريخ والوقت المناسبين له، لكنه يتطلب تحضير الخيارات مسبّقاً للتأكد من توافقها مع أوقات الفريق.

لكن يتعين عليك الحذر، لأنه إذا لم تكن الأوقات المقترحة مناسبة للطرف الآخر فعليك أن تمنحه حرية اقتراح أوقات بديلة تناسبه، ثم يتعين عليك وعلى فريقك التكيف بسرعة أو تغيير الأولويات أو تعديل الجدول الزمني لضمان تلبية احتياجات العميل. وقد تبذل قصارى جهدك لتحديد موعد مناسب للاجتماع أحياناً لكن دون جدوى.

أخيراً، ضع هذه النقاط الإضافية في اعتبارك:

• لا تطلب من المشاركين جميعهم تحديد الأوقات المناسبة لهم، فهذا طلب غامض يعقّد وقت التنسيق؛ بل قدّم لأعضاء فريقك بعض الأفكار أو الخيارات التي يمكنهم الاستجابة لها، فذلك سيحثّهم على التحقق من جداول مواعيدهم والتأكد من إتاحتهم أو انشغالهم في أوقات معينة أو تحديد أوقات لا يمكن عقد الاجتماع فيها.
• لا تحدد تاريخاً أو وقتاً معيناً وتلتزم به قبل الحصول على موافقة الأطراف الرئيسية المعنية، فمن غير المحبذ أن تعاود التواصل مع الشخص الأعلى رتبة إدارياً وتخبره بأن التاريخ أو الوقت المفضّل لديه غير مناسب.
• حافظ على سجل مكتوب للتفاصيل المتعلقة بتحديد مواعيد الاجتماعات كلها، واحتفظ بنسخ من الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على أوقات إتاحة الأشخاص لاستخدامها دليلاً في حال ظهور أي نزاعات أو شكاوى بشأن التوقيت لاحقاً.