كيف تقاوم إغراء البريد الإلكتروني؟

هل يشكّل الرد على البريد الإلكتروني رفقة المهام المتعددة التي تقوم بها في الوقت ذاته هاجساً يومياً لك؟ هل تحاول تغيير العادات هذه؟ على الأغلب أنت تتفقد بريدك الإلكتروني عدة مرات خلال اليوم الواحد في أثناء العمل. وفي كل مرة تلاحظ فيها أن النافذة التي تشير إلى عدد الرسائل الإلكترونية الجديدة قد أصبحت أكبر، فإنك تلجأ إلى متصفح الإنترنت وتجد نفسك فجأة تعاود تفقد رسائلك الإلكترونية من جديد.

هذا الأمر يحصل حتى عندما يكون من الأفضل لك أن تركز جهودك على تقرير مهم يجب عليك قراءته، أو وثيقة يجب أن تكتبها. وقد تكتشف أن أداء مهام متعددة في الوقت ذاته هو أمر سيئ وبأن البريد الإلكتروني يشتّت انتباهك، لكن هذه المعرفة لوحدها لا تعني أنه من السهل عليك أن تغيّر سلوكك.

لأن العادة المتأصلة بعمق في الإنسان لا تختفي هكذا بسهولة.

خطوات تغيير العادات المتعلقة بالبريد الإلكتروني

إليك بعض ما هو مطلوب لتبنّي عادات مختلفة.

أولاً، يجب أن تركز على الأهداف الإيجابية

فالعديد من الناس يخطئون في سلوكياتهم كما هو الحال مع البريد الإلكتروني من خلال التركيز على الأهداف السلبية. أي أنهم يريدون التوقف عن تفقد بريدهم الإلكتروني بكثرة. لكن المشكلة بالنسبة لهذه الأهداف السلبية هي أنه لا يمكنك تبني عادة عن طريق تجنب فعل معين. وإنما أنت لا يمكنك تعلم عادة إيجابية إلا عندما تفعل شيئاً ما عملياً.

ثانياً، أنت بحاجة إلى خطة تشمل تعيين أيام وأوقات محددة لتؤدي خلالها سلوكاً معيناً

فعلى سبيل المثال، الكثير من الناس يجدون أن أقصى درجات فعاليتهم في العمل تكون في الصباح، ومع ذلك فإن أول شيء يفعلونه عند القدوم إلى العمل مباشرة هو فتح برنامج البريد الإلكتروني بحيث يقضون ساعتهم المنتجة الأولى في الرد على الرسائل الإلكترونية (والعديد من هذه الرسائل كان بالإمكان الرد عليها لاحقاً). لذلك ضعوا خطة لتحديد أولوية الرسائل الإلكترونية كأول عمل تقومون به صباحاً على أن تجيبوا عن أهم خمس رسائل وتتركوا بقية الرسائل إلى فترة لاحقة من النهار.

ثالثاً، يجب أن تكونوا جاهزين للإغراء

السلوكيات القديمة تظل حاضرة في الخلفية بانتظار الوقت المناسب لتطل برأسها من جديد. إذا كان لديكم وثيقة مهمة لقراءتها، وتعلمون بأنه سينتابكم شعور مغرٍ بتفقد بريدكم الإلكتروني، فابحثوا عن غرفة اجتماعات وانتقلوا إليها مؤقتاً بعيداً عن الكمبيوتر حتى تنتهوا من قراءة الوثيقة.

رابعاً، أنتم بحاجة إلى التحكم ببيئتكم

اجعلوا السلوكيات المرغوبة سهلة والسلوكيات غير المرغوبة صعبة. فإذا أردتم تحاشي أداء مهام متعددة في الوقت ذاته، يجب أن تزيلوا كل ما يشجعكم على أداء هذه المهام المتعددة من أجهزتكم الإلكترونية وهواتفكم الذكية. أغلقوا البرامج (مثل سكايب) التي تتضمن نافذة لرسائل الدردشة الفورية. ولا تفتحوا برنامج البريد الإلكتروني إلا في الأوقات التي تكونون مستعدين فيها لتفقد هذا البريد. أوقفوا تلقي التنبيهات الخاصة بالرسائل على هاتفكم عندما يكون لديكم مهمة ضرورية بحاجة إلى استكمال.

أخيراً، أنتم بحاجة إلى التفاعل مع الآخرين

فالعديد من الناس يشعرون بالضغط لإنجاز أهداف مهمة بمفردهم، لكن لا عيب في الحصول على المساعدة من الآخرين. اعثروا على الأشخاص المنتجين ضمن مؤسستكم واطلبوا منهم النصح والإرشاد لمساعدتكم في اكتساب عادات جديدة.

وفي نهاية الحديث عن تغيير العادات المتعلقة بالبريد الإلكتروني، لا يمكن لعامل واحد أن يكون مفيداً ما لم يتم تطبيقه مع العوامل الأخرى. فأنتم بحاجة إلى وضع خطة شاملة لتغيير سلوكياتكم. وإلا، فإن الإغراء الدائم بأداء مهام متعددة في الوقت ذاته سيخفض إنتاجيتكم إلى حدودها الدنيا، رغم كل النوايا الحسنة التي قد تكون موجودة لديكم.