شارك
الرئيسية
3 دقيقة
في الماضي كان خبراء إدارة الوقت ينصحون بتقسيم مهام العمل إلى 3 مجموعات: المجموعة (أ) والمجموعة (ب) والمجموعة (ج)، وكانت الفكرة من ذلك هي أن تنجزها بالترتيب عندما تصل إليها. وإذا ما تغيرت الأولويات فما عليك إلا أن تغيّر بدورك ترتيب المجموعات، حينئذ يصبح إنجاز العمل من جميع جوانبه ممكناً بمجرد اتباعك لبعض قواعد إدارة الوقت الأساسية.
لكن هذا النمط من التفكير انتهى مع الركود الذي حدث ما بين عامي 2007 و2009 إذ اختفت 8.8 ملايين وظيفة ما بين يناير/كانون الثاني 2008 وفبراير/شباط 2010، وعلى الرغم من اختفاء الوظائف فحجم العمل ظل كبيراً كما هو فانتهت الحال بالمعلمين إلى تكديس عدد أكبر من الأطفال في القاعات الدراسية؛ وبممثلي خدمة العملاء إلى إجراء عدد أكبر من المكالمات الهاتفية؛ وبالمدراء إلى إدارة عدد أكبر من الموظفين المرؤوسين بعد دمج الفِرق. وهكذا انتهت الحال بالجميع بصرف النظر عن وظيفتهم إلى تحمل عبء أكبر من العمل. وعلى الرغم من الزيادة الحقيقية التي تحققت في الإنتاجية منذ ذلك الحين، فقد انتهى عصر تقسيم مهام العمل إلى مجموعات (أ) و(ب) و(ج)، وأصبحت أعباء العمل الكبيرة الوضع الطبيعي الجديد،
ومن ثم أصبح مسألة حياة أو موت مهني أن تتخلص فعلاً من أعمالك الثانوية؛ وهي المهام التي لا يبالي بها العملاء أو الزملاء. ثم عليك أن تتبنى منهجاً فعالاً وتصمم لنفسك وظيفة جديدة قابلة للتنفيذ، وإليك الوقت المناسب لتفعل ذلك:
- عندما تبدأ وظيفة جديدة، يمكنك أن تحدد الأعمال الثانوية فيها بكل وضوح لأنك ترى العمل المهم من منظور جديد. راجع جميع المهام والمسؤوليات في وظيفتك الجديدة، وتخلص من أكبر قدر ممكن من المهام العديمة النفع، ثم اقترح على مديرك أهدافاً لثلاثة أشهر.
- وإذا أُضيفت إلى مسؤولياتك الفعلية مسؤوليات أكثر، فقد أُتيحت لك الفرصة لإعادة تنظيم عملك وعرض خطتك. قدِّم لمديرك بعض الخيارات: هل أقود الفريق الخاص بهذه المهمة مع الأخذ بالحسبان أن ذلك سيأخذ 20% تقريباً من وقتي؟ أو هل أفعل كذا؟
- عندما تحدث إعادة هيكلة للمؤسسة، احذر من تولي مهام أكثر مما يجب، فبعض الموظفين يظن أنه لا يقدر على الرفض، وإلا حان دوره في التسريح من العمل. ولكن الموظفين الباقين في العمل بعد عملية إعادة الهيكلة هم في الواقع أساس نجاح المؤسسة في المستقبل؛ لذلك إذا طلبت إعادة تنظيم مهام وظيفتك فسيُنظر إلى طلبك بإيجابية.
- حينما تؤدي عملاً ممتازاً ويحتفل بك الجميع، فهذا هو الوقت الأنسب لطلباتك. اطلب المساعدة من وحدة إنتاجية الشركة أو من خبراء تكنولوجيا المعلومات لتقليص أعمالك الثانوية.
وإليك طريقة عمل ذلك:
- اطلب التصويت لإلغائها. كان أحد المراقبين الماليين الأذكياء يصدر تقاريره الشهرية لسنوات لكن لم يقرأها أحد، فعمم قائمة من هذه التقارير وطلب التصويت على أهم 3 أو 4 منها، وبذلك توقف عن إنشاء التقارير التي لا يقرؤها أحد. وهناك منهج بديل هو أن تسأل زبائنك عن إمكانية إلغاء بعض الإجراءات، تماماً مثلما يسأل الآن موظفو متاجر البيع بالتجزئة الزبائن إن كانوا يحتاجون فعلاً إلى إيصال المشتريات. الفكرة ببساطة هي أن تتوقف عن أداء بعض المهام الثانوية، ولكن عليك أن تتحقق أولاً من إمكانية إلغائها كي لا تقع في بعض المشاكل.
- وظِّف الأتمتة. لو كان العمل ثانوياً فمن السهل أتمتته، كل ما عليك فعله هو أن تجد زميلاً يساعدك من قسم تكنولوجيا المعلومات. وسواء كنت تريد جدولة بعض المهام أو قبول طلبات العملاء أو إجراء بعض الترتيبات العادية، فستجد على الأرجح بعض التطبيقات التي يمكنك استخدامها. وما عليك إلا أن تحدد ما تريد فعله ثم تبحث عمن يساعدك.
- اكتب قواعدك الخاصة. حدد قواعدك ثم عممها على أصحاب المصلحة. قررت أستاذة جامعية ألا تكتب رسائل توصية إلا لمن قدمت لهم خدماتها الاستشارية أو الطلاب الذين يحضرون حلقاتها الدراسية، ثم أعلنت قرارها في قاعات محاضراتها. فحافظت بذلك على وقتها.
- حدد وقتاً أسبوعياً تخصصه لنفسك في العمل. وظِّف وقتك في البحث عن طرق تساعدك على التخلص من أعمالك الثانوية، فالساعة الواحدة تحدِث فرقاً. اختر وقتاً والتزم به؛ أغلق عليك بابك أو ابحث عن غرفة اجتماعات خالية، سيحتاج زملاؤك إلى بعض الوقت لفهم أن عليهم عدم مقاطعتك، ولكنك إذا ألححت على ذلك بكل أدب فستنجح. أو يمكنك أن تتبنى منهج طبيب الأطفال بتخصيص ساعات محددة لاستقبال المكالمات، واحرص على توضيح الأوقات التي تكون متاحاً فيها للتواصل بجميع أشكاله والتي لا تكون متاحاً فيها.
أعِد تصميم وظيفتك بنفسك، فهو عملك أنت وعليك أن تجعله مناسباً لك، وتوقف عن أداء الأعمال الثانوية.