شارك
الرئيسية
3 دقائق 
هل سبق وانتهيت من إدارة اجتماع ما وشعرت بالتحكم التام في الأجواء – ولكن ليس بطريقة جيدة؟
إذ إنك تحدثت كثيراً، وشعرت في النهاية أنك لم تترك للآخرين الوقت الكافي للتحدث.
تُعد هذه الديناميكية سيئة لعدة أسباب، إذ لا يرغب الموظفون في حضور الاجتماعات التي تعطي فرصة لشخص واحد بتقديم المونولوج الخاص به، كما أن الموظفين سيفقدون شعورهم بروح الفريق إذا ما هيمن شخص واحد على الاجتماع بأكمله.
ما الذي يمكنك فعله لضمان أنك لست الشخص الوحيد الذي سيتحدث خلال الاجتماعات؟
اقرأ أيضاً: الاجتماعات القصيرة التي تعقد وقوفاً تثبط الابتكار (بحاجة لاشتراك)
إن الإجابة الواضحة وهي: التحدث أقل، ولكن الكلام أسهل بكثير من الفعل. وإذا لم يعتد الموظفون الآخرون التحدث كثيراً خلال الاجتماعات، فإن غياب صوتك يمكن أن يخلق فراغاً لا يملؤه أحد.
إليك هنا بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتضمن مشاركة الجميع.
قواعد إدارة الاجتماعات
دوّن ملاحظاتك والتزم بها
قلة من الناس يعدون ما سيقولونه بشكل مناسب، ولكن يجب الإشارة إلى أن التحضير للاجتماع لا يقل أهمية عن الاجتماع نفسه، كما هو حال التحضير للخطاب أمام جمهور ما.
سواء كنت تترأس اجتماعاً أو تفتتحه أو لديك جزء مهم من الاجتماع للتحدث فيه، قم بإعداد ملاحظاتك.
امنح نفسك مهلة زمنية (3 دقائق مثلاً)، وحاول تلخيص ما تريد قوله خلال مدة زمنية معينة، ويمكنك التدريب في مكتبك للتأكد من أنك ستلتزم بالوقت المخصص لك.
ولا تكتفي بذلك فقط، فإذا نُشرت خطة الاجتماع مسبقاً، دوّن بعض الملاحظات بشأن ما ستقوله حول النقاط التي تعرف أنها ستطرح، وقاوم رغبتك في التعليق على كل نقطة.
ابحث عن فكرة أو اثنتين حيث تكون مداخلاتك وخبرتك أكثر قيمة، وضع ملاحظة أيضاً لتتذكر الحفاظ على هدوئك.
اقرأ أيضاً: عندما لا يجيد مديرك قيادة الاجتماعات (بحاجة لاشتراك)
في حال طُرح موضوع جديد خلال الاجتماع، اسأل نفسك عما إذا كان رأيك ضرورياً حقاً. فإذا كان الأمر كذلك، ضع بعض النقاط على المفكرة، والتزم بها عندما يكون دورك في التحدث.
قد يكون من الصعب التوقف حين تبدأ بالحديث، وإذا كنت تخشى ذلك على الرغم من رغبتك الحقيقية في إعطاء فرصة للآخرين، فاطلب من أحد الزملاء تنبيهك إذا كانت ملاحظاتك طويلة جداً.
أعلم الموظفين بأنهم سيتحدثون قبل الاجتماع
من المؤكد أنه عليك ضمان مساهمة الأشخاص الآخرين في الاجتماع أيضاً، وهذا يعني أنه عندما تدير اجتماعاً، يجب أن يكون لديك خطة واضحة للاجتماع مقدماً. لا يمكنك توقع أن يأتي الجميع بشيء جديد لقوله خلال الاجتماع، أو أن أفكارهم الأولية هي ما يحتاج الجميع إلى سماعه.
وتجنباً لحدوث ذلك، أرسل خطة الاجتماع مسبقاً، ثم حاول تحديد بعض الموظفين الذين ترغب في الحصول على آرائهم، وخاصة أولئك الذين لا يساهمون كثيراً.
أعلمهم بأنك تأمل بأن يتحدثوا خلال الاجتماع، وبمجرد أن يبدأ عدد قليل من الموظفين بالتحدث، هناك فرصة قوية ليتم تحفيز الآخرين.
حتى إذا كنت لا تدير الاجتماع، يمكنك طلب آراء بعض الموظفين قبل الاجتماع، أخبرهم أنك تشعر بالفضول حول ما يفكرون به بشأن بنود خطة الاجتماع وأنك تأمل في الاستماع إليهم. بهذه الطريقة، تكون قد منحتهم الوقت الكافي للتفكير فيما يريدون قوله.
استخدم أسلوب راوند روبن
في فيلم "12 رجلاً غاضباً" (12 Angry Men)، يريد المحلف الثامن (المتمرد) من "هيئة المحلفين" التحدث من أجل منعهم من اتخاذ حكم سريع (إذ يعتقد الجميع أن المدعى عليه مذنب)، ويطلب من الجميع مشاركة رأيه حول سبب أن المدعى عليه مذنب.
وبهذه الطريقة، يحصل على آراء مهمة من المحلفين الآخرين.
حتى لو لم تكن حياة شخص ما على المحك، يمكن لأسلوب راوند روبن أن يكون خطة جيدة لضمان حصول جميع الموظفين على فرصة للتعبير عن آرائهم، صحيح أنه يمكنك منحهم خيار تمرير دورهم، إلا أنك تكون قد أعطيت الجميع فرصة للتحدث.
هناك العديد من الموظفين لا يرغبون في أن يكونوا مركز الاهتمام، حتى في الاجتماعات الصغيرة نسبياً، لذا فإنهم لن يتحدثوا حتى لو كان لديهم شيء قيّم لقوله.
ومن خلال أسلوب راوند روبن، يتم إيلاء الاهتمام للجميع من خلال بنية الاجتماع ذاتها - وليس من خلال طلب مشاركة شخص معين – وبهذا تكون قد منعت حدوث أي توتر.
إن السيطرة على جو الاجتماع، وخاصة عندما تكون الشخص الأقدم بين الجميع، هو أمر فظ وغير مثمر غالباً، إنها عادة يصعب التخلي عنها. ولكن إذا كنت تعد للاجتماع جيداً وتتخذ خطوات جدية لضمان مشاركة الآخرين، فإنه بإمكانك خلق الرغبة لدى الآخرين لحضور الاجتماع عوضاً عن الشعور بالفزع.