الطريقة الصحيحة لإبداء رأيك في الاجتماعات

unsplash.com/Avel Chuklanov

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

كم مرة حضرت اجتماعاً وكنت تفكر في رأي تود أن تطرحه ولكنك لم تعرف التوقيت الأمثل للتعبير عنه أمام الحضور؟ أو أدركت خلال الاجتماع أن زميلك قدّم للتو معلومات خاطئة تماماً وترغب في التنبيه على ذلك؟ أو في موقف أسوأ من هذا وذاك؛ أن تومئ برأسك وتبتسم موافقاً على مجريات نقاش في اجتماع، وأنت تجهل في قرارة نفسك موضوع النقاش.

قد ينطوي التحدث خلال الاجتماعات على رهبة لا يستهان بها، سواء كان تدخلاً برأي أو بتعليق، أو تصحيحاً لحديث زميل أو استيضاحاً. واستيعاب بعض النصائح العملية المجربة يساعدك على اكتساب الثقة والأدوات اللازمة كي يتسنى لك طرح أفكارك وآرائك بفعالية في مثل هذه المواقف ضمن الفريق وخلال الاجتماعات.

عندما تخطر لك فكرة

في كثير من الأحيان، تكون رهبة التعبير عن الرأي خلال المناقشات في أي اجتماع عمل نابعة من خشية أن يُعد من تحدّث مخطئاً أو غير مطّلع أو أنه تحدث مؤيداً لفكرة لا قيمة لها. ومن الأساليب المجدية لتجنب هذا الخوف المتأصل أن تضفي على فكرتك طابعاً موضوعياً بعيداً عن شخصك، وتطرحها في صيغة سؤال موجه إلى الحضور. فعندما تظن أن لديك فكرة جيدة ولكنك لا تثق في جدواها تمام الثقة، اطلب الإذن بالكلمة وارتجل تنبيهاً يلفت أنظارهم إلى مرادك دون أن تربطه بك، مثل:

• هل فكرنا في إشراك سمير في حملة العلاقات العامة مباشرةً؟
• هل أتى أحدكم على ذكر تقرير بهاء؟ أتذكر أنه غطى بعضاً من الموضوعات نفسها التي طرحها أنس هنا.
• قد يكون لدينا خيار آخر، ألا وهو تأخير المخطط الزمني إلى أوائل شهر أكتوبر/تشرين الأول.
• أليس من الأفضل أن نرجع إلى محضر اجتماع الأسبوع الماضي للاطلاع على مواصفات المنتج المتفق عليها؟

المقصود هنا هو أن تسهم في المحادثة وتضفي قيمةً إلى المجموعة ولكن من دون أن تنسب لنفسك ملكية فكرة أو تهيمن على الحوار. بأسلوب السؤال أو التنبيه غير المتكلف هذا، توصل رأيك وفكرتك، دون مبالغة في إبداء التزامك تجاههما.

عندما تخالفهم الرأي

من الصعب أن نصرّح باعتراضنا دون أن نُقابل باستهجان من يسمعنا، ولكن يشق عليك في كثير من الأحيان التزام الصمت عندما يمضي الحوار في مسار لا تتفق معه. فمن حقك (وربما هي مسؤوليتك)، بالطبع، أن تبدي اعتراضك على ما لا يعجبك؛ لكنّ سر الاعتراض بحنكةٍ يكمن في تحسين تعليقاتك وتنميقها، حتى لا تبدو فظاً. إليك بعض الاستراتيجيات والعبارات المفيدة التي يمكنك استخدامها في هذه اللحظات المحرجة أو المشحونة بالتوتر:

• كن صريحاً، فتقول مثلاً: “أنا لا أوافق على هذا التقييم، مع كامل احترامي لك يا جبران”.  أو أن تقول: “الحقيقة أن تجربتي كانت مختلفة للغاية، فقد وجدت الفريق على قدر كبير من التواصل والتفاعل”.
• توخَّ الحذر، بأن تقول مثلاً: “لنفترض جدلاً أننا تبنينا النهج المعاكس واستخدمنا التسويق عبر البريد المباشر إلى جانب التسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي؟”.
• تعمّد إثارة الجدل، مثلاً: “ماذا لو اتخذنا منحىً أصعب وتحدينا افتراضنا أن علينا قبول الصفقة؟”.

عندما لا تستوعب مجريات الاجتماع تماماً

أعود أخيراً إلى الفكرة التي طرحتها في صدر المقال: هل هناك موقف أسوأ من جلوسك في اجتماع وأنت تجهل موضوعه؟ ربما دخلت قاعة الاجتماع متأخراً، أو غفلت عن مجرياته في لحظة مهمة، أو أنك ببساطة لا تعرف الكثير عن الموضوع المطروح؛ فتشعر تدريجياً بأنك منفصل تماماً عن الاجتماع ومجرياته. أياً كان الحال، كلما أجّلت طلب التوضيح أكثر زادت صعوبة مشاركتك الهادفة في الحوار. لذا، أقدم لك مجموعة من العبارات المفيدة لتستعين بها عندما تجد نفسك في هذا الموقف:

• اعذروا ارتباكي، ولكنني حائر بعض الشيء إزاء برنامج التسويق الذي تقترحون جدولته.
• أخشى أن تكون هذه النقطة قد فاتتني، ألا تفضلتم بإعادة موجزة لما تحدثتم عنه للتو بخصوص التسليم في شهر أغسطس/آب؟
• أعرف أنه يُفترض بي الإحاطة بهذه النقطة، ولكن كم عدد الحضور الذي نتوقعه في مؤتمر الأسبوع المقبل؟
• أعتذر إذا كانت هذه معلومة واضحة لجميع الحضور، ولكن ما المقصود بالاختصار (CAFE)؟
• ربما بدا سؤالاً غريباً، لكنني لم أطلع على مستجدات ما يمنعنا من استخدام القطارات عوضاً عن الشاحنات.

باتباع هذه الأساليب ستنمي ثقتك بنفسك وتعزز حضورك المهني بحرصك على التعبير عن رأيك خلال اجتماعات العمل؛ سواء كان ذلك بطرح فكرة جديدة أو تصحيح مفهوم خاطئ أو بطلب توضيح لمجريات الاجتماع ومناقشاته. واعلم أنك مدين لنفسك ولفريقك بالإسهام بأقصى إمكاناتك؛ كما أن المسألة أبسط مما تتصور.