كيف تصبح مستمعاً أفضل من خلال تدوين الملاحظات؟

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

يمكن لديناميات الفريق أن تقلل من نجاح اجتماع ما أو أن تؤدي إلى فشله. هل سبق لك أن حضرت اجتماعاً يقاطع فيه الحاضرون بعضهم بعضاً، ويطرحون أفكاراً جديدة أثناء الوقت الخاص ببناء المحادثة، ويكررون آراء الآخرين لمجرد الاستماع لهم؟ تؤدي هذه المشاكل إلى ضياع الوقت والجهد، وعادة ما تؤدي إلى المزيد من الاجتماعات لتصحيح سوء الفهم الحاصل ومراجعة القرارات المكررة أو معالجة الإساءات الشخصية والتوترات التي ظهرت بين مختلف الأقسام.

لكن يمكنك القيام بشيء واحد يخلق فرقاً ملموساً في تحسين جودة الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات، إنه الاستماع. فمن خلال تحسين طريقتك في الاستماع وفهم الآخرين أثناء الاجتماعات، يمكنك جعل الوقت الذي تقضيه فيها أكثر إنتاجية عن طريق الحد من التكرار وسوء التفاهم.

لو كان مجرد الاستماع يمكن من حل هذا الكم الكبير من المشاكل، فلماذا من الصعب جداً أن نمارسه؟ السبب الوحيد هو أننا نستمع من أجل مقاطعة الآخرين بأفكارنا أو باعتراضاتنا، كما نستمع حتى نستطيع المشاركة في الحوار بوجهة نظرنا أو نستمع ونحن قلقون حيال نسيان ما نريد أن نقوله إذا ما استمعنا لفترة طويلة جداً، ثم إننا نركز على مضمون ما سنقوله بدل التركيز على الاستماع للآخرين.

من خلال تجربتي مع فرق المسؤولين التنفيذيين الذين عملت معهم، طوّرت تقنية بسيطة تمّكن أيّ شخص من زيادة فعالية استماعه خلال الاجتماعات، وتسمى ملاحظات الهامش. يمكن أن تكون معتاداً على تدوين الملاحظات، لكن ما لم تكن تستخدمها بحكمة لفهم الآخرين وإعداد إجابتك، فقد تقع في نفس الأخطاء الناتجة عن التكلم قبل التفكير. تسمح لك ملاحظات الهامش بالتفكير ومعالجة المعلومات وإنشاء الروابط بين مواضيع المناقشة وطرح أسئلة مؤثرة بدلاً من الاندفاع وقول أول شيء يتبادر إلى الذهن.

فيما يلي، سأوضح كيف تعمل ملاحظات الهامش.

• اضبط صفحتك بهامش واسع ودوّن الملاحظات عندما يتحدث شخص آخر. خلال تدوين ملاحظاتك، ركّز على ما يقوله الآخرون فقط. لا يجب أن تقوم بالتدوين الحرفي لما يقولونه، وإنما تدوين النقاط الرئيسة فحسب. يمكنك لاحقاً أن تقتبس بدقة من الآخرين.
• دوّن في الهامش أفكارك وأحكامك واعتراضاتك والأسئلة المرتبطة بكل محور تطرقت إليه. من خلال وضعها في جانب واحد، فإنك تفصل أفكارك الخاصة عما يقوله الآخرون، وهو ما يتيح لك وضع صوتك جانباً (حرفياً) ويمنحك مساحة للاستماع إلى الآخرين. على سبيل المثال، عندما يعرض مديرك بحماس الفكرة تلو الأخرى حول منتج جديد، فيمكن أن تدوّن في الهامش: “اسأل عن الميزانية” أو “تذكيره بشأن ما قاله الرئيس التنفيذي”.
• عندما تتكلم، تطرق فقط للنقاط المدونة على الهامش والتي لم يتطرق إليها، وتكون الأولوية في ذلك للمواضيع ذات الأهمية القصوى، ثم اشطبها فور الانتهاء من ذكرها. إذا كنت غير قادر على التطرق لبعض الموضوعات خلال الاجتماع، والتي تعتبرها مهمة، ضع علامة عليها من أجل متابعتها لاحقاً.

على سبيل المثال، يشغل آري منصب مدير العمال إلى جانب بريندا التي تشغل منصب الرئيس التنفيذي لمؤسسة علمية تضم 200 موظف، وتصارع هذه الأخيرة من أجل البقاء في السوق لأن مصدر تمويلها الرئيس فضّل منافسها عنها، بالإضافة إلى قرار الرحيل الذي اتخذه عدد من الموظفين الأكفاء لإنشاء مشاريعهم الخاصة. لذلك، كانت التوترات عالية، وبعض الأعضاء المتبقون في فريق العمل كانوا يحاولون التفوق على بعضهم البعض خلال المناقشات، بينما كان الآخرون يائسين من اتخاذ أي إجراء في أقرب وقت ممكن. أدى ذلك إلى سوء التواصل بينهم، واتخاذ قرارات ذات مخاطر كبيرة، وانتشار الهلع، وهي عوامل أدت بدورها إلى تفشي الصراع وأصبحت الاجتماعات عقيمة.

جمعت بريندا مرؤوسيها المباشرين لمناقشة كيفية شحذ جهودهم في سبيل مواجهة الموارد المتضائلة. دوّن آري هذه الملاحظات وفق نموذج ملاحظات الهامش:

قيّم آري ملاحظات الهامش التي دونها، ووجّه أسئلته نحو أهم القضايا خلال الاجتماع: ما هي المعايير المتبعة عند تخفيض النفقات، وهل يجب توزيع النفقات على كل المشاريع بدلاً من الانسحاب الكلي من بعض المشاريع؟ كما انتظر  قرب انتهاء الاجتماع ليسأل حول تقليص النفقات المرتبطة بالهياكل القاعدية والتسويق.

ثم في لقاء فردي مع بريندا، تطرق آري إلى بعض مخاوفه الأخرى مثل: “الثقافة السائدة حالياً هي ثقافة مدفوعة بالأفعال. هل يجب أن نخفّض الوتيرة؟ هل نخسر الفرص الممكنة عندما لا نشكك في الافتراضات؟”،  كما أضاف: “لا يشكك الفريق في قدرتكم، بل يتجه مباشرة إلى الفعل. هل نعتمد أكثر من اللازم على أحكامك وحدها؟ هل يجب أن تمر بعض من هذه القرارات على أعضاء آخرين من الفريق؟”. في الختام، علّق آري قائلا: “أخشى أننا لا نشجع على ثقافة صراع صحيّة، فجينيفر تبدو متوترة كلما بدا جون وجوش وكأنهما يجادلان، وتميل نحو رأيك، كما كانت هنالك العديد من النقاط التي اختار آري عدم التطرق إليها لأنها لا تشكل أولوية في الوقت الحالي. وضع آري علامة على هذه التعليقات ليسهل عليه إعادة التطرق إليها إذا لم يتغير الحال.

مكّنت ملاحظات الهامش التي دوّنها آري من اتخاذ قرار مدروس حول كيفية توجيه المحادثة بطريقة أكثر استراتيجية نحو نتائج الأعمال بدلاً من زيادة المنافسة بين جون وجوش. كما كان مفيدا لبريندا من خلال إظهار بعض الديناميات التي لاحظتها خلال اجتماع آخر، وهو ما مكّنها من التعامل مع جدول أعمال الاجتماعات القادمة بعناية أكبر، وتعديل سلوكها الخاص خلال هذه الاجتماعات.  بناء على تعليقات آري حول ثقافة الفريق، وعند تراجع قيادة الفريق، تجهز بريندا نقاشاً حول معايير الثقافة الضمنية التي تحكم فريق العمل، كما يناقشون التغييرات المطلوبة بشكل جماعي ليحققوا أداء أفضل كفريق خلال الأوقات الصعبة.

بينما تدوّن هذه الملاحظات، لا تكتب حقائق المناقشة وحدها. فيما يلي بعض الملاحظات التي يجب مراعاتها عند تدوين ملاحظات الهامش بحيث يمكنك الاستماع بشكل أفضل:

• استخرج المواضيع الأساسية من ملاحظاتك الرئيسية. عند الاستماع لمختلف المواضيع، اسأل ما هو الموضوع المشترك؟ كيف ترتبط المواضيع ببعضها البعض؟ ما هو أهم موضوع تطرقوا إليه؟ بالنسبة لآري، كانت ملاحظته حول الثقافة واحدة من هذه المواضيع الأساسية.
• التقط الأسئلة وعلّمها لكي تطرحها في الوقت المناسب. امتنع آري عن طرح سؤال حول تقليص نفقات الهياكل القاعدية والتسويق والمشاريع لقرب انتهاء الاجتماع، حتى لا يحيد بتركيزه عن التعديلات الواجب إجراؤها أولاً على المشاريع. كما تطرق إلى بعض الديناميات الشخصية خلال لقاء فردي مع بريندا بدلاً من انتقاد أعضاء الفريق الآخرين علانية. وهو ما ساعده على تجنب تعنيف زملائه أو إحراجهم، وفي نفس الوقت يوفر فرصة لبريندا من أجل تهيئة الظروف الملائمة لحوار أفضل خلال الاجتماعات المستقبلية.
• اختبر الافتراضات. عندما يدلي شخص ما برأي عام لأول مرة في أي اجتماع، افحصه من جميع الزوايا قبل التفكير في أي رد فعل. درس آري عدة افتراضات مرتبطة بكيفية تنفيذ خطة تخفيض الميزانية وما إذا كانت هنالك طرق لزيادة الموارد بدلاً من مجرد خفض الميزانية.
• انتبه إلى ما لا يُقال. توجد بيانات غزيرة فيما لم يُقال وأيضاً فيما لم يُقال شفهياً. في حالة آري، لاحظ أنه لا أحد يطرح أسئلة أو يتحدى الافتراضات، بل إنهم ذهبوا مباشرة لمناقشة مشاريع محددة وتنفيذ خطة خفض الميزانية. أكثر من ذلك، لاحظ بعض السلوكيات غير اللفظية. عندما تحدث جون وجوش عن مشاريعهما، كان اتصالهما البصري مع بريندا فقط، ولم ينظروا إلى بعضهما البعض أو إلى باقي أعضاء الفريق. وهو ما جعل آري يتساءل إن كان جون وجوش يتنافسان على الضغط على بريندا لكي تركز على مزايا مشاريعهما على حساب الآخرين. قرر التطرق إلى هذه القضية مع بريندا بشكل منفصل حتى تستطيع النظر بشكل أعمق في هذه المشاريع.
• كن متميزا في جوهر ما تشاركه.  ليس عليك أن تشارك كل الملاحظات التي دونتها في هامشك، خاصة خلال بداية الاجتماع. طرح آري ببساطة ثلاثة أسئلة أدت إلى تحويل مسار الجلسة. تطرق لاحقاً بشكل خاص مع بريندا لبعض مخاوفه الأخرى، وأشار إلى بعض النقاط التي يمكن أن تنتظر حتى يتم الانتهاء من القضايا ذات الأولوية القصوى.

يساعدك التقاط كلمات الآخرين في تتبع ما يقولونه، ومن خلال تدوين أفكارك بجوار كل نقطة، يمكنك التأكد من أنك لن تنسى متابعات مهمة أثناء استمرار استيعاب المحادثة. يتيح لك السماح لنفسك بالاستماع بشكل أكثر عمقاً خلال الاجتماعات فرصة لإنشاء رابط بين مختلف المواضيع، وتقديم أفكارك بشكل أكثر إقناعاً وإنجاز المزيد من العمل الحقيقي في الاجتماعات.