ما هي الأمور الثلاث التي يجب القيام بها قبل نهاية كل اجتماع؟

عندما ينتهي فريق رياضي من لعبة ما، فإنهم عادة لا يجمعون معداتهم ويتركون مضمار اللعب أو حلبة التزلج أو الملعب أو غرفة تبديل الملابس على الفور. ويستغرق اللاعبون والمدربون بضع دقائق لحضور اجتماع ما بعد المباراة، وهي طقوس لا تقل أهمية عن عملية الإحماء قبل المباراة.

في رأينا، يمكن للمشاركين في اجتماعات الأعمال التجارية الاستفادة من التمرين نفسه، فاختتام سريع بعد الاجتماع مع الحاضرين قبل مغادرتهم للقاعة يقطع شوطاً طويلا لضمان تحقيق الاجتماع لما هو مدرج في جدوله، كما أن اللقاءات المستقبلية تثبت نجاحها أيضاً. فيما يلي الأمور الثلاث التي يجب القيام بها قبل نهاية كل اجتماع، ويمكنك بالطبع زيادة التواصل بكل مشارك أو تقليله حسبما يتطلب الموقف. بمجرد الانتهاء من ذلك شخصياً، تأكد من المتابعة كتابة أيضاً.

تأكيد القرارات الرئيسة والخطوات التالية

لخص ما حُدد في الاجتماع، ومن المسؤول عن المتابعة، ومتى سيحدث التنفيذ، وكيف سيُنشَر. تريد من جميع الحضور أن يغادروا الاجتماع بالفهم نفسه لما تم الاتفاق عليه، لذلك هناك فرصة ضئيلة لأي شخص أن يعيد فتح القضايا في وقت لاحق. تعاملنا مع أحد العملاء ليعد لنا نظرة عامة في نهاية الاجتماع من خلال تدوين القرارات أثناء اتخاذها على مخطط توضيحي قلّاب بحيث لا يُنسى أي شيء أو يُغفل عنه. كما يلاحِظ عناصر الإجراءات، بما في ذلك من هو المسؤول، ومتى يجب أن تحدث وكيف سيعاد تبليغ الحالة إلى المجموعة.

تطوير نقاط التواصل 

إذا سأل أحد الزملاء الذين لم يحضروا الاجتماع أحد الحاضرين "ماذا حدث؟" فعليه أن يعرف ما يقول. لذا قبل أن تختتم الاجتماع، اطرح السؤال على المجموعة. "ماهي أهم الأمور التي أنجزناها في الوقت الذي قضيناه هنا معاً؟" وبينما تستجيب المجموعة، ثبّت النقاط الرئيسة على لوحة توضيحية قلّابة أو سبورة بيضاء وقم بتلخيصها بإيجاز. بمجرد الانتهاء من تدوين ما ينبغي إبلاغه للآخرين، اسأل الجميع عما إذا كانت هناك أي أجزاء من المناقشة لا يرغبون في مشاركتها. وقد تكون بعض المعلومات سرية؛ وربما بعض الأفكار ليست جاهزة تماماً للنشر. احرص على أن تكون دقيقاً ومحدداً قدر الإمكان هنا حتى يفهم الجميع بوضوح ما هي الحدود المحظورة عليهم. وبعد ذلك، وفي أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع، أرسل نقاط التحدث المتفق عليها للجميع في رسالة بريد إلكتروني. فالهدف من هذا التمرين ليس إعطاء الناس نصاً للقراءة منه. بل تقديم إرشادات حول الرسائل الرئيسة التي يجب عليهم توصيلها، وما يجب عليهم الاحتفاظ به لأنفسهم، إذا طلب منهم ذلك، حتى تحصل بقية المؤسسة على صورة متسقة لما حدث. بعد اجتماع استراتيجي حديث لكبار المسؤولين التنفيذيين الثلاثين في إحدى شركات التكنولوجيا الكبرى، على سبيل المثال، قررت المجموعة نقاط التواصل التالية:

• لم يكن هذا حدث لمرة واحدة، ولكنه البداية لهذه المجموعة لتتحد وتشكل فريق قيادة عليا.
• وتحدثنا عن استراتيجيتنا، وهي بناء مجموعة من الشركات الكبرى في فئات قوية،
• حيث اتفقنا على أنه يجب على كل شركة أن تركز على قيادة نموها الخاص، ولكن، حيثما يكون الأمر منطقياً، يجب على الوحدات والوظائف الاستفادة من أفضل ممارسات وقدرات بعضها البعض. استحوذنا على بعض الأفكار حول كيفية البدء في القيام بذلك وتحدثنا عن الفرص المتاحة للقادة للنمو وتولي أدوار جديدة تمتد عبر الحدود.