شارك
الرئيسية
4 دقيقة
في عام 2011، وتحديداً في موسم أعياد نهاية العام، أعلنت شركة بيست باي (Best Buy)، وهي شركة أميركية شهيرة لبيع الإلكترونيات، اضطرارها إلغاء بعض طلبات عملائها عبر الإنترنت بسبب الطلب الهائل على بعض المنتجات التي تتمتع بالخصومات بسبب فترة الأعياد، ولم يكن هنالك مخزون كافِ لتلبية هذه الطلبات، ما سبب غضباً كبيراً للعملاء. تتكرر هذه الأزمة بشكل دوري مع آلاف الشركات مهما بلغ حجمها بسبب غياب الإدارة الفعّالة للمخزون.
ما أهمية الإدارة الفعّالة للمخزون؟
يمر المخزون ضمن شركات التوزيع بثلاث مراحل رئيسية:
- الشراء: تشترى البضائع الجاهزة وتسلم إلى المستودع أو إلى نقطة البيع مباشرة.
- التخزين: تخزّن البضائع وفق الشروط المناسبة لحين الحاجة إليها ومن ثم تجهز عند الطلب لتصبح جاهزة للشحن.
- بيع المخزون: عبر سحب البضائع الجاهزة لتلبية الطلبات وشحنها للعملاء. بناءً على هذه العملية، لا يكفي للشركات امتلاك مخزون كبير من المنتجات للحفاظ على استمراريتها، وإنما لابد من اتباع طرق فعّالة لإدارة المخزون وربط المراحل الثلاث بسلاسة وانسيابية.
تسهم الإدارة الفعالة في تتبع المخزون من الشركات المصنعة إلى المستودعات، ومن المستودعات إلى نقطة البيع، إلى جانب مساعدة الشركات في ضمان تلبية طلبات العملاء وتقليل أوقات تسليم الشحنات وتقليل نفاذ المخزون المفاجئ وتقليل الهدر وغيره. وبدون الإدارة الفعالة والمنظمة للمخزون، سيكون من الصعب للغاية تلبية احتياجات العملاء، والحفاظ على علاقات جيدة مع الموردين، وكذلك تحديد مواقع المواد بسرعة وكفاءة، وستتضاعف احتمالية حدوث تكدس فائض أو نقص في المواد.
تقع الشركات الكبيرة والصغيرة على السواء في العديد من المشكلات المتعلقة بالإدارة غير الفعّالة للمخزون، مثل تتبع المخزون يدوياً، الذي يهدر وقتاً أطول ويزيد احتمالية وجود أخطاء ولا سيّما مع نمو الشركة. وتقع الأخطاء أيضاً حتى عبر استخدام جداول البيانات الإلكترونية التي تكون هي الأخرى عرضة للأخطاء الجسيمة. فعلى سبيل المثال، رصدت دراسة صادرة عن كلية توك للأعمال في كلية دارتموث بالولايات المتحدة الأميركية حول مخاطر جداول البيانات 25 عينة من جداول البيانات، ووجدت أن 15 مصنفاً منها تحتوي على 117 خطأ، 7 منها مسؤولة عن خسائر بين 4 ملايين دولار و110 ملايين دولار، وفقاً لتقديرات الباحثين، كما وجد تقرير حديث صادر عن مركز أكويتي ترينينج (Acuity Training) في المملكة المتحدة حلل 1000 جدول بيانات أن 12% منهم تضم أخطاءً جسيمة.
برامج إدارة مخزون فعّالة هي الحل: برنامج موجودات نموذجاً
تبحث الشركات والتجار عن برامج إدارة مخزون تتولى إدارة العملية برمتها بما فيها الإجراءات والعمليات التي تؤثر على طلب آلاف السلع واستلامها وتخزينها وتتبعها لحين وصولها للعميل النهائي، وتجعل جميع المسؤولين في الشركة على علم بما لديهم بالضبط، ومكانه، وتتبع وصوله، وكل ذلك في الوقت الفعلي. ومن هذه البرامج، برنامج موجودات للمستودعات (Mojodat Inventory) الذي تقدمه شركة ترانستك (Transtek)، شركة برمجيات تتيح مجموعة واسعة من الحلول البرمجية المبتكرة مقرها الإمارات العربية المتحدة.
يقدم برنامج موجودات عدداً من المزايا التي تجعله حلاً فعالاً للشركات سواء الكبيرة أو الصغيرة إذ تزيد كفاءتها، وتقلل الجهد المبذول في التتبع اليدوي للمخزون، وتجعل الشركة متقدمة بخطوة دائماً عبر معرفة كل شيء عن مخزونها في الوقت المناسب لاتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت الصحيح. وهذا أبرز ما يقدمه البرنامج لشركتك:
- التحكم في المخزون الزائد: عندما لا تستخدم الشركات معلومات دقيقة مثل تحليل المبيعات، والمنتجات الأكثر مبيعاً، وسلوك العملاء، فإنها تقع في فخ طلب كميات كبيرة من المخزون. وهنا، تواجه الشركات مشاكل الكميات الزائدة من السلع التامة الصنع، ما يؤدي إلى هدر المخزون وخسارة الأرباح. ولكن من خلال التقارير الدقيقة في الوقت الفعلي التي يمكن الوصول إليها على مدار الساعة في أي وقت ومن أي مكان، يمكن للشركات التنبؤ بسلوك عملائها المستقبلي والطلب وفقاً لذلك لتلبية طلب العملاء دون تجاوز ميزانيتهم. ويوفر برنامج موجودات مجموعة من التقارير مثل: تقرير الأرصدة، وتقارير العمليات، والجرد، وتقارير حدود الأصناف.
- التحكم في نقص المحزون: مثلما يشكل المخزون الفائض مشكلة للشركات، فإن النقص بالمخزون يمثل مشكلة أيضاً مثلما حدث مع مثال شركة بيست باي في بداية المقال، لذلك، فإن متابعة سحب المنتج في الوقت الفعلي ومعرفة مدى الإقبال عليه من العملاء عبر تقارير البرنامج سيزيد التحكم في كمية المخزون عبر شراء الكميات المناسبة في الوقت المناسب.
- التكامل مع نظام تخطيط موارد المؤسسات: يمكن لبرنامج موجودات التكامل بسهولة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للحفاظ على اتساق تدفق البيانات، ومنع التكرار وتبسيط عمليات الشركة.
- إتاحة التحقق عبر تطبيق الهاتف: التحقق بانتظام من البضائع الموجودة في الشركة باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول، وتقسيم العملية إلى عمليات أصغر، كل منها يتعلق بمتاجر معينة.
- توفير الوقت للموظفين: عندما يقوم برنامج إدارة المخزون بكل هذه الخطوات آلياً وإتاحتها للمسؤولين في الشركة، فإنها بذلك توفر الكثير من الوقت للموظفين للقيام بمهام أخرى.
- إدارة تاريخ الصلاحية لضمان عدم فساد المواد ضمن المستودع نتيجة عدم تنظيم سحب المواد الأقرب لانتهاء صلاحياتها. كما تتطلب بعض المواد إدارة التعامل لكل رقم مسلسل مثل المواد الالكترونية.
دليل لأفضل ممارسات الجرد لتحسين الكفاءة العامة في المستودع
تقدم شركة ترانستك دليلاً واضحاً لأفضل ممارسات الجرد التي يمكن للشركات التركيز عليها لتحسين الكفاءة العامة في المستودع، وهي:
- إدارة المخزون باستخدام نظام أي بي سي (ABC): يساعد هذا النظام على تقسيم المنتجات حسب نسبة 80/20، إذ أن 20% من المواد تشكل 80% من الدخل والعكس، ما سيمنح القادة الفرصة الاهتمام بضبط المواد المصنفة الأكثر أهمية.
- وضع مؤشرات الأداء الرئيسية للمخزون: كل عمل يجب أن يكون لديه مؤشرات الأداء الرئيسية لكل منطقة لمستودعات الانتقاء، لذلك يحتاج القادة إلى تحديد مؤشراتهم والتي قد تشمل تكاليف التحميل، والعمر الافتراضي للمنتجات، وحالة الطلبات والتتبع.
- امتلاك نظام تتبع الدفعات (Lot Control): يساعد هذا النظام على تتبع مجموعة من العناصر التي أنتجت في الوقت ذاته واستخدمت المواد نفسها، ما يساعد القادة على تحديد المشاكل مع السلع المعينة ويوفر تتبعاً دقيقاً من الإنتاج إلى المستهلك.
- استخدام نظام إدارة المخزون لإعادة الطلب: في العالم السريع اليوم، لم تعد إدارة المخزون باستخدام القلم والورق أو حتى جداول البيانات فعالة إذ أن كلاهما غير مصمم لحجم المعلومات المطلوبة، بينما نظام إدارة المخزون الآلي مثل برنامج موجودات ، سيساعد على إعادة الطلب بدقة حيث يخزن جميع معلومات المواد من المعلومات الضرورية.
- الحفاظ على فائض مخزون صغير: تكون هذه الممارسة أكثر فعالية إذا لم يكن هناك سلع قابلة للتلف، فمن الحكمة دائماً الاحتفاظ بكمية فائضة صغيرة من المخزون لضمان تلبية الطلبات، وبدون هذا الفائض الصغير قد تتعرض الشركة إلى فقدان الإيرادات وفقدان العملاء.
- حساب معدل دوران المخزون: يتعين على قادة الأعمال حساب معدل دوران المخزون لفهم الطلب على منتجاتهم وكذلك كمية المخزون القديم.