شارك
الرئيسية
2 دقيقة
هل تقضي الكثير من وقتك في اجتماعات غير ضرورية أو عديمة الفعالية؟ إذا كان الأمر كذلك، فلست وحدك. يعتبر معظم المدراء أن إرهاق الاجتماعات وإخفاقاتها من أهم العوامل التي تستنزف إنتاجيتهم. ونتيجة لذلك، نشأ قطاع برمّته على مدار العشرين عاماً الماضية يركز على "إدارة الاجتماعات". تجري الشركات كلها دورات تدريبية حول إدارة الاجتماعات، وفي حال فاتك التدريب تتوافر منشورات وملفات وقوائم مراجعة للتحضير للاجتماعات وإجرائها ومتابعتها.
ونتيجة لهذا الكم الكبير من التعليم الخاص بالاجتماعات، بات كل المدراء تقريباً يعرفون القواعد الأساسية: أوضح ما تريد إنجازه؛ وأرسل دعوة إلى الأشخاص المناسبين؛ وأرسل مواد تحضيرية عن الاجتماع مسبّقاً؛ وضع جدول أعمال والتزم به؛ وأرسل ملاحظات تتضمن القرارات الرئيسية وخطوات العمل. الجميع يعرف الإجراءات المتبعة.
للأسف، هذه المبادئ التوجيهية الأساسية والمفهومة على نطاق واسع للاجتماعات الناجحة هي الأقل اتباعاً في تاريخ الشركات. وفي حال أجرت الحكومة "تدقيقاً على الاجتماعات" ستخفق الشركات كلها تقريباً. لا يزال معظم المدراء يتذمرون من الاجتماعات العديمة الفعالية، ثم يواصلون جدولة اجتماعات متعددة ويديرونها بطريقة رديئة. إنها ظاهرة مدهشة.
يقودنا ذلك إلى أحد الأسرار الصغيرة المزعجة في الحياة المؤسسية: على الرغم من تذمر المدراء، يحب معظمهم الاجتماعات على مستوى اللاوعي (أو الوعي)، وذلك لعدة أسباب.
تشجع التفاعل الاجتماعي. معظم الموظفين لا يستمتعون بالعمل بمفردهم؛ فهم يرغبون في التواصل وإقامة علاقات مع موظفين آخرين. الاجتماعات تجعلهم يشعرون بأنهم جزء من المجتمع، وتمنحهم متنفساً للتعبير عن مشاعرهم وآرائهم الشخصية، ليس فقط في قضايا العمل بل في مواضيع شخصية أو سياسية أيضاً. لذا، فإن بعض الأحاديث التي تبدو بعيدة عن موضوع الاجتماع (حتى التذمر) هي وسيلة تواصل اجتماعي مهمة.
تبقي الجميع على اطلاع على المستجدات. بما أن الشركات أصبحت أكثر تشابكاً وترابطاً، أصبحت الاجتماعات مثل النول غير الرسمي الذي ينسج الخيوط التنظيمية بعضها ببعض. يريد الموظفون معرفة ما يحدث في الأقسام الأخرى من المؤسسة، فهم يحتاجون إلى مصادر غير رسمية لسد النقص في آليات التواصل الرسمية وتوجيههم لتجنب المشكلات السياسية والشخصية. تُنشأ شبكات المعلومات هذه وتعزز وتتوسع من خلال الاجتماعات.
ترمز إلى المكانة. تعني عضويتك في لجان متعددة أنك شخص مهم، وأن رأيك محل تقدير، وأن لك مقعداً على طاولة صناعة القرار. حضور اجتماعات الموظفين يعني أنك جزء من فريق القيادة، حتى لو طُلب منك تقديم عرض أو الإجابة عن أسئلة في اجتماع مرة واحدة، فذلك يمنحك الظهور مع كبار المسؤولين ويعزز مكانتك.
هذه الحوافز النفسية للاجتماعات قوية جداً، وتتفوق على جميع النصائح المنطقية والعقلانية "لإدارة الاجتماعات" التي تقدم في الدورات والمقالات. بعبارة أخرى، ما يبدو وقتاً ضائعاً أو غير مثمر بالنسبة إلى العديد من المدراء هو في الواقع تلبية احتياجات شخصية ومؤسسية مهمة.
هذا لا يبرر الاجتماعات التي تجري دون تنظيم والوقت الذي نضيعه فيها. يجب أن يكون المدراء على المستويات كافة على حذر مستمر من كثرة الاجتماعات غير الضرورية وضعف انضباط الاجتماعات. على سبيل المثال، توصلت المؤسسة البحثية التابعة لشركة غلاكسو سميث كلاين (GlaxoSmithKline) قبل عدة سنوات إلى أنه نتيجة للاجتماعات المتعددة للمشاريع وإدراج جميع الأقسام في فرق تطوير الأدوية، يقضي العديد من الموظفين وقتاً في الاجتماعات يساوي الوقت الذي يقضونه في العمل الفعلي لتطوير الأدوية. نتيجة لذلك طورت الشركة آلية اجتماعات "ملائمة للغرض منها" بحيث لا يحضر الاجتماعات سوى الموظفين المعنيين مباشرةً بمرحلة أو مشكلة معينة من المشروع، ويكتفي الآخرون بتلقي المعلومات فحسب.
على جميع المؤسسات مراجعة أنماط اجتماعاتها بانتظام وإجراء تعديلات من هذا القبيل بالإضافة إلى تشجيع استخدام جداول الأعمال وأساليب الاجتماعات الافتراضية وغيرها. ومع ذلك، فإن مجرد الشكوى من كثرة الاجتماعات أو سوء إدارة الاجتماعات لن يفيد بشيء. مهما قلنا، لن نتعلم من أخطائنا.
ما رأيك في الاجتماعات؟