3 خطوات للشروع في إنجاز مهامك دون المزيد من إضاعة الوقت

عندما يتعين عليّ إنجاز مهمة ما على عجل، فإنني أستخدم ثلاثة أساليب لإدارة الوقت بغرض تعظيم الاستفادة من الوقت المتاح لي وزيادة تركيزي خلاله. فمثلاً، عندما عدت إلى الوطن عقب إتمام الخدمة العسكرية، كان عليّ أن أتكيف سريعاً مع وظيفتي في الشركة وأن أواكب أولويات عمل الفريق والمواعيد النهائية. وفي الوقت نفسه، كان هناك مشروع عاجل في عملي الجانبي لأنني منتج موسيقي محترف. لم يكن عندي متسع من الوقت لتسجيل مشروعي الجديد، وهو أوبرا جاز حول الأزمة المالية الأوروبية، وإذا تأخرت فسوف أخاطر بالانتظار عدة أشهر قبل تحديد موعد مناسب للموسيقيين والاستوديو.

وفي غضون شهرين فحسب، حققت إيرادات كبيرة لشركتي، كما نجحت في تسجيل أعمال 25 موسيقياً ومغنياً. إليك وصفة النجاح:

قلل من متابعة الأخبار

في التاسع من نوفمبر/تشرين الثاني، أوقفتُ بث قناة سي إن إن على جهاز الكمبيوتر؛ وحجبت المواقع الإخبارية على الكمبيوتر المحمول والهاتف الجوال؛ وحذفت تطبيقات فيسبوك وتويتر ولينكد إن من هاتفي؛ وتحاشيت المرور على جميع أكشاك بيع الصحف في طريقي إلى العمل؛ وتجنبت كل حديث حول الأحداث الجارية. ابتعدت تماماً عن متابعة أي أخبار. انصب تركيزي على تسجيل الأوبرا الخاص بي، وفيه كنت أعزف على آلة الباص، وقد انقطعت عن التدرب عليها لنحو عام.

وتبين لي أنني أهدر ساعتين يومياً في متابعة المنصات الإخبارية. وهو ما يعني 16 ساعة أسبوعياً، أو 64 ساعة شهرياً، وهو وقت يكفيني ويزيد للتدرب على الآلة الموسيقية. واستفدت من الوقت الذي وفرته في التمرس على الباص بوتيرة مكثفة آلمت أصابعي، حتى أكون مستعداً تماماً عند التسجيل؛ ووضعت مقطوعات الأوبرا. وراجعت النص الأوبرالي والتوزيع الموسيقي ونقحتهما. وبالفعل، خرج التسجيل إلى النور كأجمل ما يكون، كما تعافت أصابعي من آلامها.

وعلى الرغم من إيماني بأهمية دور المواطن المطلع المثقف في تعزيز ديموقراطية فاعلة، فإن الفكاك من براثن الأخبار لفترات بين حين وآخر يمكّنك من توفير وقت كاف لتأليف كتاب أو الترتيب لعرض أوبرالي. وبإهمال مطالعة الأخبار، ستُركز على إنجاز ما سوف يتصدر نشرات الأخبار بعد أعوام عديدة من الآن.

لا تستسلم لمغريات هاتفك

نأيت عن الأخبار، ولكنني بقيت أتفقد هاتفي للتعرف على ما فاتني من مكالمات ورسائل إلكترونية ونصية. وكنت خلال اجتماعات العملاء أرمق هاتفي لأعرف ما قد أكون تلقيته من اتصالات. أثّر اعتيادي على هاتفي في درجة حضوري الذهني خلال تلك الاجتماعات، وبالتالي أثّر في قدرتي على التفكير الناقد في العمل الذي نفعله.

أبعدت هاتفي عني بضبطه على الوضع الرمادي (إليك كيفية إجراء ذلك لنظامي التشغيل أندرويد وآي أو إس). وكأني نشطت ذهني بمجرد تحويل هاتفي من الوضع الملون إلى وضع الأبيض والأسود؛ ولم أعد منقاداً إلى هاتفي. بدا لي عديم النفع خاملاً، مثل أطياف ضبابية في الذاكرة لمشاهد من برنامج تلفزيوني قديم. وبمرور الوقت، توقفت قسراً عن عادة تفقد هاتفي، ما أتاح لي التركيز على خدمة عملائي والتفكير في كيفية تحقيق المزيد من الإيرادات.

لا تجعل بريدك الإلكتروني في صدارة مهامك

بتأخير رسائل البريد الإلكتروني، تضبط وتيرة تواصلك عبره ولن تنشغل بتعاقب الرسائل. قبل أن أذهب إلى استوديو التسجيل، كتبت بضع عشرات من رسائل البريد الإلكتروني وضبطت إرسالها بحيث ترسل على مدار أيام، وحتى تصل إلى مستلمها في الوقت المنشود. فمثلاً، جدولت تقريراً أسبوعياً لفريق العمل بحيث يصله مساء الأربعاء، وكنت في ذلك الوقت أسجل موسيقى الخلفية لأغنية أوبرالية.

بمقدورك التحكم في توقيت المرات التي تتلقى فيها رسائل البريد الإلكتروني وعددها عن طريق جدولة الوقت الذي تريد فيه تسليم بريدك الإلكتروني (إليك كيفية إجراء ذلك في مايكروسوفت آوتلوك). اعلم أن صندوق الوارد في بريدك يمثّل قائمة مهام الآخرين بالنسبة لك؛ فلا تدع مهام الآخرين تشتت انتباهك طوال الوقت. وإن كان هناك من يحتاج إليك بصورة مُلحة، فعليه استخدام وسيلة اتصال مختلفة.

باستخدام هذه الأساليب الثلاثة لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح، يتوافر لديك الوقت لتعكف على مشروع مهم آخر وتنجزه؛ وربما حتى تلقي تحية الجمهور على المسرح بنفسك بعد انتهاء العرض! ومع تحقيقي لأهدافي، استأنفت استعمال هاتفي وهو في الوضع الملون حتى أستمتع بمراسلة الأصدقاء. وعلى الرغم من استمتاعي بتلك “الحِمية الإخبارية”، فإنني عاودت قراءة عناوين الأخبار. على أنني لم أتوقف عن جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني، وأصبحت ممارسة دائمة بعد أن تبينت فائدتها في إدارة ما هو متاح لي من وقت وتخصيصه.