20 سؤالاً يجب طرحها عند تراجع نشاط فريقك

أولينا كوليسنيك/غيتي إميدجيز

شارك

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

ملخص: هل فقد فريقك تركيزه على مهمته الأساسية وحماسته لتحقيق أهدافه؟ في هذه الحالة، عليك إعادة تنظيم الفريق بطريقة تعيد التوافق بين أفراده. أو ربما لم يعد فريقك يشعر بروح الفريق، ويشعر أفراده بالعزلة والتجاهل والإحباط، حتى المشكلات البسيطة تتحول إلى خلافات كبيرة. في هذه الحالة، يجب أن تركز عملية إعادة التنظيم على بث الحيوية في تفاعلات الفريق. سنتحدث في هذه المقالة عن بعض الأساليب التي يمكن للمدراء اتباعها لمعالجة فجوات التوافق في الفريق ولبث الحيوية والصحة والسعادة فيه من جديد.

هل يشعر فريقك بأنه توقف عن التقدم، أو يشعر بالإحباط أو الجمود؟ هل تشعر أنكم عالقون في دوامة من مهام روتينية؟ لا بأس في ذلك؛ إذ تحتاج الفرق إلى تعديل مسارها من حين لآخر، حتى في الظروف الطبيعية. وفي ظروف العمل الصعبة التي نعيشها اليوم، قد تحتاج إلى رسم مسارات جديدة تماماً للفريق، وبخاصة في ظل محاولات التوفيق بين ترتيبات العودة إلى العمل في المكتب وترتيبات العمل الهجين. لكن ما يدعو للتفاؤل هو أن إعادة تنظيم الفريق قد تكون أسهل مما تظن.

تتمثل خطوتك الأولى في التفكير فيما تشعر أنه ليس على ما يرام، وعليك التفكير في منحيين رئيسيين: أولاً، هل المشكلة أن فريقك فقد تركيزه على مهمته الأساسية وحماسته لتحقيق أهدافه؟ في هذه الحالة، يجب أن تركز عملية إعادة تنظيم الفريق على بث روح التوافق من جديد. الاحتمال الآخر (وقد يكون كلاهما موجوداً) هو فقدان فريقك لروح الفريق، ربما يشعر أعضاء الفريق بالعزلة والتجاهل والإحباط، لدرجة أن المشكلات البسيطة تتحول إلى خلافات كبيرة. في هذه الحالة، يجب أن تركز عملية إعادة التنظيم على بث الحيوية في تفاعلات الفريق. إليك طريقة التعامل مع الحالتين:

إعادة التوافق

عليك أن تفضل إعادة التوافق على إعادة الحيوية لسببين. أولاً، يظهر العديد من نقاط الخلل الوظيفي في الفريق على شكل مشكلات تتعلق بالثقة، لكنها تنبع في الواقع من التعارض في الأهداف أو الأولويات أو التوقعات، ويؤدي التخلص من حالات سوء الفهم هذه إلى حل ما كنت تظن أنها مشكلات شخصية.

ثانياً، تسمح لك إعادة التوافق بربط عملية إعادة تنظيم الفريق بالتحولات الخارجية بدلاً من ربطها بالمشكلات المتعلقة بالسلوك الفردي، ما يقلل احتمالية إثارة ردود فعل دفاعية. وعندما تعيد التوافق إلى الفريق، فأنت لا تدين أي فرد منه؛ بل تبحث عن التطور للاستفادة من الفرص وتخفيف المخاطر الناشئة. فيما يلي بعض نقاط الأساسية في عملية إعادة التوافق، اختر منها ما يناسب وضعك.

أعِد تحديد مهمة فريقك

الاحتمال الأول هو الحاجة إلى تطوير مهمة الفريق الرئيسية. يمكنك دراسة هذا الاحتمال عبر هذه الأسئلة:

• ما التوجهات الخارجية التي تتطلب منا التكيف؟ ما أبرز التغييرات في البيئة الخارجية، وكيف تُغيّر سياق عمل فريقك؟ على سبيل المثال، إذا كان اختصاص فريقك تسويق المحتوى، فكيف يغير تشات جي بي تي (ChatGPT) قيمة إسهامات فريقك؟
• كيف يؤثر تغيير استراتيجية الشركة في مهمة فريقك؟ هل تبنّت مؤسستك رؤية أو استراتيجية جديدة أو مؤشر أداء رئيسياً جديداً يغير طبيعة مهمة فريقك؟ على سبيل المثال، إذا كنت تعمل ضمن فريق الموارد البشرية، فهل يتطلب فتح مكاتب أوروبية من فريقك إمكانات جديدة أم أنشطة جديدة؟
• كيف تتطور قيمة فريقك داخل المؤسسة؟ تتطور مهام الفرق مع نمو المؤسسات وتغيّرها، كيف تؤثر تغيير بنية المؤسسة التنظيمية في مهام فريقك وأهدافه؟ على سبيل المثال، كيف ستكيّف تصميم عروضك إذا كنت تعمل ضمن فريق البحث والتطوير في المؤسسة، وكُلّف بدعم وحدتي عمل بدلاً من واحدة؟

أعِد تحديد أهداف فريقك

في حال تغيرت مهمة فريقك، فعليك حتماً إعادة النظر في أهدافه، حتى إذا لم تتغير مهمته، فعليك تحديث أهدافه. لذا، فكر في هذه الأسئلة بوصفها أسباباً لتغيير الأهداف.

• كيف ستبني على النتائج السابقة؟ ما الذي أنجزه فريقك في الربع الأخير، وكيف يغير ذلك المسار الذي تريده للأرباع السنوية القليلة المقبلة؟ في حال كنت تحقق أهدافك، فهل هي طموحة بدرجة كافية؟ في المقابل، في حال كنت تخفق في تحقيقها باستمرار، فهل من الأفضل تخفيض سقف الأهداف أم المخاطرة بإحباط معنويات الجميع؟
• كيف تؤثر العوامل الخارجية في أهدافك؟ هل هناك عوامل خارجية تشير إلى ضرورة تغيير الأهداف؟ على سبيل المثال، هل عليك تخفيض سقف التوقعات في ضوء الركود الاقتصادي أو اضطراب سلاسل التوريد أو نقص العمالة؟ في المقابل، إذا استفاد فريقك من تطورات تكنولوجية الجديدة، فهل يمكنك تحقيق أكثر مما هو مخطط له؟
• ماذا يمكنك أن تفعل لتحسين إجراءاتك؟ هل أهدافك غامضة؟ وهل مقاييسك غير واضحة؟ أسرع طريقة لتحسين التوافق هي توضيح المفاهيم الخاصة بعمل الفريق أو تعديل مقاييسه الخاصة، بحيث يتضح مدى تقدم الفريق.

أعِد تحديد استراتيجياتك وأساليبك.

سوف تستلزم أي تغييرات في مهام الفريق أو أهدافه إعادة النظر في استراتيجياته، لكن لا تقيد تعديل الاستراتيجية بتغيير الأهداف، فالتفكير في الاحتمالات الممكنة سبب وجيه لتعديل الاستراتيجية في أي وقت.

• هل تتوافق استراتيجياتك مع مهمتك؟ إذا تغيرت مهامك أو أهدافك، فكيف يجب أن تتغير استراتيجيتك استجابة لذلك؟ على سبيل المثال، إذا كلفت الشركة فريقك بإضافة خدمات احترافية إلى إحدى البرمجيات التي يصممها، فما الذي يتطلبه نجاح نموذج العمل هذا؟
• متى ستحتاج إلى تعديل أساليب العمل؟ إذا كنت ما تزال تعمل لتحقيق أهدافك الحالية، فما الأساليب الناجحة، وما الأساليب التي تحتاج إلى تعديل؟ وفي المقابل، ما الأساليب التي ستتخلى عنها؟ أين يمكن أن تضاعف جهدك؟
• ما الحالات الطارئة التي قد تنشأ؟ حتى إذا كنت ملتزماً بمهامك وأهدافك واستراتيجياتك وأساليبك الحالية، يمكنك التعديل من خلال التفكير في سيناريوهات جديدة وإعداد خطط للطوارئ. ما الافتراضات المضمنة في خطتك الحالية؟ ما الذي يمكن أن ينفي هذه الافتراضات؟ ما المؤشرات الرئيسية التي تشير إلى أن شيئاً ما يتغير؟

أعِد تحديد وظائف الفريق.

من المحتمل أن يكون فريقك على الطريق الصحيح ولكنك لا تعمل على تحسين طاقات أعضاء الفريق ومواهبه. في هذه الحالة، فكر في هذه الأسئلة حول مسؤوليات أفراد الفريق.

• هل عليك تغيير مهام أفراد الفريق؟ هل هناك أي تغييرات في المهام أو المسؤوليات تزيد فعالية أفراد فريقك؟ هل عليك تغيير مجموعة مهام أحد أفراد الفريق؟ هل يمكنك إعادة توزيع المهام بين الموظفين بهدف تعزيز تعدد المهارات والتطوير والتعاقب الوظيفي؟ مَن منهم سيتجدد نشاطه بتحدٍ جديد؟
• كيف يمكنك توضيح المسؤوليات بين أفراد الفريق؟ هل من الممكن تعديل مسؤوليات أفراد الفريق لتصبح واضحة لا لبسَ فيها؟ هل هناك حالات يؤدي فيها تحمل المسؤولية المشتركة إلى إضعاف شعور الفرد بالالتزام؟ كيف يمكنك زيادة التوافق والكفاءة والفعالية من خلال توضيح من يملك صلاحية اتخاذ القرار؟

من أكثر الطرق البنّاءة لإعادة تنظيم فريقك هي التركيز على المهام التي يعتمد زملاؤك وعملاؤك ومؤسستك عليك في تنفيذها، وأفضل طريقة للبدء هي إحياء شغف فريقك وتذكيره بما تجتهدون في سبيله.

إعادة الحيوية للفريق

النوع الثاني من إعادة التنظيم هو إعادة الحيوية للفريق. هل تشعر أن فريقك قد تحول من فريق متماسك إلى مجموعة غير متماسكة من الأفراد، حيث يفتقد الفريق تعاونه وتكامل أفراده؟ والأسوأ، هل يُشعرك غياب الثقة والخلافات غير الصحية أن العمل الجماعي أمر سلبي؟ في هذه الحالة، تحتاج إعادة التنظيم إلى تركيز بسيط على نوعية المهام وتركيز كبير على طرق تنفيذها.

أعِد تحديد طرق التواصل في فريقك

قد تنخفض الحيوية في الفرق بمرور الوقت وتنخفض معها فعالية التواصل بين أفرادها بسبب أنماط التواصل الضعيفة فيها. تساعدك إعادة النظر في طرق التواصل في فريقك على إعادة التواصل الفعال.

• هل يمكنك إعادة تحديد قنوات التواصل في فريقك؟ هل تستخدم طرق تواصل لا تتناسب مع محتوى التواصل؟ على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم برنامج زووم لنقل المعلومات وتستخدم البريد الإلكتروني للمناقشات، فلديك سوء فهم كبير. هل يمكنك استخدام وسائل تواصل تقدم خدمات متعددة مناسبة للمحتوى العصري والمناقشات المثيرة للخلافات ومشاركين لا يعرف بعضهم بعضاً؟ هل يمكنك نقل العناصر المتعلقة بالمعلومات لإيصالها عبر البريد الإلكتروني؟
• ما الذي يبرر الحاجة إلى التواصل المتزامن؟ تشير الأبحاث إلى زيادة متوسط ساعات الاجتماعات لدى الموظفين بأكثر من الضعف مقارنة بالفترة قبل الجائحة. ما أنواع المعلومات التي يمكن للفريق تبادلها على نحو غير متزامن بدلاً من مشاركتها في الاجتماعات لتمكين أفراد الفريق من التحكم بجدول مواعيدهم على نحو أفضل؟
• كيف يمكنك تطبيق فترات حظر التواصل؟ بالإضافة إلى الكم الهائل من الاجتماعات، يتلقى معظم الموظفين سيلاً من الرسائل الإلكترونية. كيف يمكن لفريقك فرض فترات حظر تواصل بحيث يتمكن أفراده من إيقاف الإشعارات والعمل دون التزام بالتواصل؟ كيف يمكنك زيادة فرص عملهم دون مشتتات؟

أعِد تنظيم اجتماعات فريقك

• كيف يمكنك تحسين اجتماعات الفريق الدورية؟ تزداد فعالية الاجتماعات عندما تناقش موضوعاً واحداً أو عدة مواضيع متجانسة. هل يمكنك تحسين هيكلية الاجتماعات بحيث تفصل بين المواضيع التي تتطلب أنماط تفكير وسلوكيات مختلفة؟
• هل تحتاج قائمة المشاركين في الاجتماعات إلى تغيير؟ تتمثل إحدى طرق إعادة تنظيم الاجتماعات في تغيير المشاركين فيها. هل حان الوقت للتنحي جانباً في بعض الاجتماعات والسماح للفريق بتولي زمام الأمور؟ هل ستؤدي الأصوات ووجهات النظر الجديدة إلى تعارض بنّاء؟
• هل يحتاج فريقك إلى الاستعداد على نحو أفضل؟ الاجتماعات العديمة الفاعلية مثيرة للغضب. كيف يمكنك استخدام أفضل المستندات التمهيدية لإعداد أعضاء الفريق للإسهام بطرق مدروسة ومستندة إلى الأدلة؟

أعِد تنظيم ديناميات الفريق

• ما القواعد الأساسية الجديدة التي ستضعها؟ ربما لم يعد الفريق يتبع قواعده الأساسية، وربما لم يكن لديه أي قواعد في الأساس. ما السلوكيات التي تتساهل معها وتحتاج إلى التوقف عن ذلك؟ ما الإضافات المرحب بها؟ تعد إعادة النظر في مبادئ تصرف أعضاء الفريق طريقة ممتازة لإعادة التنظيم.
• كيف تستطيع حل القضايا الخلافية العالقة؟ إذا كان فريقك يتجنب المحادثات الصعبة حول الأولويات والتنازلات أو الثقة وعدم الاحترام، فأنت بحاجة إلى طرح هذه المشكلات علناً لتتجاوزها.
• ما الأنشطة التي من شأنها أن تعزز فهم بعض أعضاء الفريق لبعض؟ إذا كنت ترى مشكلات في ديناميات الفريق (مستوى التفاعل بين أفراده)، فمن المفيد الحصول على مساعدة خارجية في الأنشطة الرسمية لتطويره. على سبيل المثال، يعزز التدريب الجماعي وأدوات القياس النفسي الثقة والصراحة بين أعضاء الفريق.

في حال كان فريقك ينجز الكثير من المهام ولكن بصعوبة أكبر من اللازم، فهذه الأساليب المختلفة ستعيد إليه التفاعلات الحيوية والصحية والسعيدة.

وفي النهاية، أقدم لك ملاحظة شخصية. حين تفكر في إعادة تنظيم فريقك، فكر في إعادة تنظيم أسلوبك الخاص. على سبيل المثال، هل بدأ العمل يستهلك جهداً ووقتاً أكثر مما ينبغي على نحو غير صحي؟ هل تتحمل مسؤوليات أكثر مما ينبغي وتسند القليل منها للآخرين؟ هذه فرصة مثالية للتفكير في عملية إعادة التنظيم التي تحتاج إليها بصفتك قائداً للفريق.