5 أخطاء شائعة في العروض التقديمية وكيفية تجنبها

shutterstock.com/FHPhoto

شارك

نعرف جميعاً معنى حضور عرض تقديمي سيئ وممل؛ من السهل اكتشاف الأخطاء والسلبيات في العروض التقديمية الأخرى عندما نشاهدها، كأن يكون العرض طويلاً أو مملاً أو يصعب تفسيره أو غير ذلك. تتمثل المشكلة في أن كل من يقف على المسرح يقع في الأخطاء نفسها.

إليك 5 من الأخطاء الأكثر شيوعاً في العروض التقديمية، بالإضافة إلى بعض النصائح حول كيفية تجنبها:

1. الفشل في إثارة مشاعر الجمهور وتفاعلهم. عندما تكتفي بذكر الحقائق، فأنت تعرّض نفسك لخطر فقدان اهتمام الجمهور حتى في العروض التقديمية المتعلقة بالعمل. يجب أن يتضمن أي عرض تقديمي عنصر العاطفة، بغض النظر عن درجة أهمية الموضوع أو تعقيده أو نوع الجمهور المستهدف. خاطب قلوب الناس وعقولهم على حد سواء. ابحث عن طرائق لإضافة لمسة عاطفية إلى العروض والبيانات والبراهين والحجج المنطقية وغيرها من المحتويات التحليلية التي تقدمها. على سبيل المثال، حاول أن تبدأ بقصة يتعاطف معها الجمهور، أو قدِّم أمثلة تشبيهية لكي تصبح البيانات التي تعرضها مفهومة ومؤثرة.

لاكتشاف أثر أفكارك العاطفي، اطرح على نفسك سلسلة من الأسئلة. على سبيل المثال، إذا كنت تطلب تمويلاً لدفع تكاليف التخزين السحابي، فابدأ بطرح السؤال التالي: “لماذا نحتاج إلى التخزين السحابي؟” قد تكون الإجابة عن هذا السؤال: “لتسهيل مشاركة البيانات مع الزملاء في المواقع البعيدة”. ثم اسأل نفسك لماذا تحتاج إلى ذلك؟ وستلامس في النهاية مشاعر من سوف يتأثرون بأفكارك. لنفترض أن إجابتك كانت: “لمساعدة الزملاء البعيدين على تنسيق جهود الإغاثة في حالات الكوارث وإنقاذ الأرواح”، هذا هو العنصر العاطفي الذي يلامس مشاعر الجمهور. بمجرد أن تجد هذا العنصر العاطفي، ستكون عملية اختيار الكلمات والصور التي تثير التعاطف وتحفز الدعم أسهل.

2. تحميل الشرائح التقديمية أكثر مما تحتمل. يمكن أن يكون برنامج باوربوينت (PowerPoint) أداة فعالة، لكن عليك أن تعرف ما تحاول تحقيقه من خلال استخدام هذا البرنامج؛ اكتفِ بذلك فقط، ولا تفعل شيئاً آخر. تنشأ المشكلات عند وضع عدد كبير جداً من العناصر في مجموعة الشرائح، إذا حاولت وضع جميع المعلومات التي تنوي طرحها في عرضك التقديمي، فسوف ينتهي بك الأمر إلى عرض مستندات كاملة بدلاً من التركيز على النقاط الأساسية. يطلق المؤلف غار رينولدز على هذه الشرائح التقديمية المكتظة بالعناصر اسم “الشرائح النصية” (slideuments)، بالطبع، لا أحد يرغب في الاستماع إلى سرد مطول للمعلومات؛ فهو ممل، ويمكننا قراءة هذه المعلومات بكفاءة أكبر بمفردنا. لذلك لا تحاول أن تضع كل المعلومات في الشرائح بالتفصيل الممل، وأبقِ النص الذي سيعرض على شاشة التلقين مخفياً عن أعين الجمهور في حقل “الملاحظات” (notes)، واكتفِ بعرض الصور والعناصر المرئية التي تدعم أفكارك فقط. أما إذا كنت ترغب في توزيع المستندات بعد العرض، فأنشئ نسخاً تحتوي على النصوص التي وضعتها في حقل الملاحظات.
3. استخدام صور مكررة ومملة. يؤدي استخدام الصور المكررة أو المبتذلة إلى فقدان الجمهور تركيزه. هل ترغب في أن يكون عرضك التقديمي أفضل من العروض الأخرى التي شاهدها جمهورك؟ أجرِ جلسة عصف ذهني لاقتراح العديد من الأفكار والمفاهيم التي تتعلق بالعناصر البصرية في العرض التقديمي، وتجاهل الأفكار الأولى التي تتبادر إلى ذهنك لتوليد أفكار جديدة ومبتكرة، لأن تلك الأفكار تتبادر إلى ذهن الجميع أيضاً. لذلك، ربما سبق لك أن شاهدت هذه الأفكار ملايين المرات في العروض التقديمية الأخرى. أنشئ العديد من الأفكار لكل مفهوم تريد توضيحه، وسيساعدك ذلك في توليد أفكار أصلية ومبتكرة.
4. التحدث بلغة اصطلاحية. هل سبق لك أن استمعت إلى مقدم كان يبدو ذكياً جداً دون أن يكون لديك أدنى فكرة عما قاله حقاً؟ إذا كان الأمر كذلك، فمن المحتمل أن عرضه التقديمي كان مليئاً بالاصطلاحات. كل مجال له اصطلاحاته الخاصة، التي تكون مألوفة بالنسبة للخبراء في المجال لكنها غريبة بالنسبة للجمهور العادي. إذا كنت تتحدث إلى مجموعة من الأشخاص ممن ليسوا على دراية جيدة بالموضوع المطروح، فمن الأفضل تجنب استخدام لغة تقنية متقدمة أو اصطلاحات خاصة بمجال معين. استخدم الكلمات التي سيكون لها صدى لدى من تحاول كسب دعمهم وإقناعهم بأفكارك، لأنهم إذا لم يفهموا أفكارك جيداً، فلن يتبنوها. من المهم أن تضع نفسك مكان جمهورك وأن تسأل نفسك عن مدى فهمهم لعرضك التقديمي، إذا لم يتمكنوا من فهم ما تتحدث عنه، فيجب عليك إعادة صياغة رسالتك.
5. تجاوز الوقت المخصص لعرضك التقديمي. العروض التقديمية التي يشعر جمهورها أنها لا تنتهي هي الأسوأ، أما العرض التقديمي الرائع والممتع فيمر بسرعة. لن يلومك أحد من الجمهور إذا انتهيت من عرضك مبكراً، لكنهم بالتأكيد سينتقدونك إذا استمر عرضك فترة طويلة، لذلك، يجب عليك احترام الفترة الزمنية المخصصة لك. وتذكّر أن الجمهور يتحمل العرض التقديمي مدة 30 إلى 40 دقيقة فقط، وذلك بسبب اعتيادهم على مشاهدة البرامج التلفزيونية التي تتخللها فواصل إعلانية منتَجة بطريقة إبداعية، إذا تجاوزت هذا الوقت فمن المؤكد أنهم سيشعرون بالملل.