شارك
الرئيسية
2 دقيقة
أسهل خطوة في إعداد العرض التقديمي هي توليد الأفكار، أما الأصعب فهي تحديد ما تستبقيه منها وما تستبعده. وقد تكون أغلب أفكارك جذابة أو بارعة، ولكن ليس بمقدورك إدراجها جميعها ولن تجد أساساً من يرغب في سماعها كلها في آن معاً.
اعلم أن الحاضرين أهم ما في العرض، وإن لم يقتنعوا بما تعرضه عليهم فلن يحقق عرضك هدفه. لذلك، عليك بالتركيز على تقديم ما يستحوذ على اهتمامهم بالفعل، حتى تضمن تفاعلهم معك وتحقق هدفك من العرض، وإلا فلن يروا في عرضك ما يستحق اهتمامهم أو ما يضيف لهم القيمة، وسوف يستاؤون منك لما سببته لهم من عناء الحضور.
حدد الفكرة الكبيرة
يجب أن يكون معيارك الأساسي في تحديد ما تدرجه في عرضك هو ما أسميه "الأفكار الكبيرة"؛ أي الرسالة الرئيسة التي عليك توصيلها، ويجب أن يدعم محتوى عرضك بأكمله تلك الرسالة. سوف تشجع الفكرة الكبيرة الحاضرين على تغيير تفكيرهم أو سلوكهم؛ وهذا هو الهدف الرئيسي من العرض. تعتمد صياغة هذه الرسالة على وجهة نظرك والعناصر التي تشجع الحضور على تبني وجهة النظر هذه، أي أن عنواناً عاماً من قبيل "الأداء المالي خلال الربع الرابع" لن يحقق التأثير المطلوب؛ إن لم يكن لديك تعليق جوهري على الأداء المالي، فلماذا تقدم العرض؟ من الأولى أن ترسل لهم نسخاً من القوائم المالية فقط.
حاول التعبير عن فكرتك الكبيرة بجملة تامة للتأكد من اكتمالها وقابليتها للتنفيذ، وغالباً ما يكون الفاعل مخاطباً، "أنتم"، لتسليط الضوء على دور الحضور، في حين يعبّر الفعل في الجملة عن الإجراءات المطلوبة. كن محدداً؛ فعندما تُسأل، "ما موضوع عرضك التقديمي؟"، فلا تقل "تقرير مستجدات البرمجيات"، فهذا موضوع وليس فكرة كبيرة. بل وضّح لهم بعبارة من قبيل: "يتعلق العرض بسبب استمرار خط الإنتاج في التخلف عن التسليم في المواعيد النهائية ما لم نحدّث برمجيات إدارة سير العمل لدينا".
وبعد أن توضح فكرتك الكبيرة، ادعمها بالكثير من المواد حتى توفر لنفسك مساحة كافية لاختيار الأفضل والأنسب منها. واعتمد على الكم؛ يسمي المصممون هذا الجزء من عملية العصف الذهني بـ "التفكير التباعدي"، ولكن اهتم بعد ذلك بـ "التفكير التقاربي"؛ أي عملية الفرز والتصنيف التي تساعدك في تحديد المواد التي من شأنها إقناع الحضور بفكرتك الكبيرة.
ولكن ليس عليك أن تبدأ من الصفر عند توليد المحتوى: ارجع إلى عروض تقديمية أخرى، والدراسات المتخصصة في القطاع المعني، والأخبار والتقارير والاستطلاعات وأي مادة ذات صلة بفكرتك الكبيرة. استمر في معالجة المفاهيم؛ ناقشها أو تناولها من زاوية جديدة، أو أنشئ روابط جديدة بينها، ثم مارس العصف الذهني على المحتوى الجديد مستعيناً بوريقات الملاحظة اللاصقة (لأنها سهلة النقل والترتيب) والسبورة البيضاء والخرائط الذهنية وغيرها من الأدوات. وفي هذه المرحلة، كلما تعددت الأفكار كان ذلك أفضل، لأنك قد تحلل 5 أو 10 أو حتى 20 فكرة إلى أن تجد الأفكار المميزة التي تستقر في الذاكرة.
استبعد الأفكار غير المهمة
بعد أن تجمع الكثير من المواد، ضع نفسك مكان جمهورك وأنت تستبعد غير المهم وغير المفيد منها، بكل صرامة. لنفرض أنك تقدم دراسة حالة عن تطوير منتج جديد، وأنك وضعت خريطة ذهنية في مرحلة العصف الذهني بغرض استكشاف المشكلات التي تؤثر في نجاح المنتج:
لأن أولويتك هي إقناع صناع القرار في شركتك بالاستثمار في فكرتك، فلا بد أن تتحدث عما يهتمون به؛ أي ما يمكن أن تدرّه الفكرة من أرباح وإيرادات، على سبيل المثال، وتصوراتك عن إدارة مخاطر السوق ومخاطر التكنولوجيا. وهنا، لا أنصحك بالتحدث عن مفاهيم مستحدثة من قبيل المرونة والاكتشاف بالصدفة، لأنها ستكون مصدر إلهاء وتشتيت عن فكرتك الرئيسة في هذا العرض، مع أنها مبادئ مهمة في مجال تطوير المنتجات، ومن الأفضل أن تدخرها من أجل إعداد عرض تقديمي مقبل.