4 ممارسات تتبعها مجالس الإدارة عالية الأداء

إليك هذا المقال عن أفضل ممارسات مجالس الإدارة تحديداً. تعد مراجعة البيانات المالية، وعمليات التدقيق، والامتثال للقوانين جزءاً من العمل المطلوب من أعضاء مجلس الإدارة لإبقاء سير عمل الشركة على المسار الصحيح. إلا أن مجالس الإدارة الأكثر نجاحاً تفعل أكثر من هذا بكثير، فتركز على المزيد من المسائل الاستراتيجية المستقبلية والتي تخلق القيمة.

في أوائل هذا العام، أجرت شركة "رسيل رينولدز أسوشيتس" (Russell Reynolds Associates)، دراسة استقصائية شملت 750 عضواً من أعضاء مجالس الإدارة حول المسائل التي أعطوا لها الأولوية من ناحية تسخير الوقت والطاقة على مدار العام السابق. عندما جمعنا هذه البيانات مع الرؤى التي خُلقت خلال عملنا، وبعد إجراء نقاشات مع مدراء آخرين وخبراء خارجيين، برز لدينا مجموعة أطلقنا عليها اسم "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً"، وهي المجالس التي تُصنف نفسها على أنها تعمل بطريقة فاعلة للغاية، وتشرف على شركات عالية الأداء، وقد فاق أداء إحدى تلك الشركات مقياس أداء "إجمالي العائد للمساهمين" ذي الصلة لمدة عامين أو أكثر على التوالي. ويعدّ تفسير البيانات التي تتناول هذه المجموعة واضحاً، فلا تُسخّر مجالس الإدارة هذه وقتاً أكبر لعملها مقارنة مع المجالس الأخرى، ولكنها تُسخر وقتها بطرق مختلفة تماماً.

أظهرت "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً" أنها أكثر احتمالاً بنسبة 10% لإدراج التخطيط الاستراتيجي أو عمليات المراجعة كأحد أهم الممارسات التي تتبعها (69% مقابل 59% لفئة أعضاء مجالس الإدارة الآخرين)، كما أظهرت أنها أكثر احتمالاً بنسبة 7% للإشراف على المعاملات الرئيسية (36% مقابل 29%)، وأيضاً أكثر احتمالاً بنسبة 6% لإدراج التخطيط لتعاقب الرؤساء التنفيذيين والمسؤولين الإداريين ضمن عملياتها (29% مقابل 23%). ومن المنطلق نفسه، كان أعضاء مجالس الإدارة هذه أكثر احتمالاً من غيرهم للإفادة عن الانخراط في مراجعة إدارة مخاطر الشركة، وعمليات تجديد أعمال مجلس الإدارة، والتخطيط لسيناريوهات إدارة الأزمات.

لا يعني ذلك أن هذه المجالس لا تنجز مسؤولياتها فيما يخص مراجعة البيانات المالية والامتثال للقوانين، بل على العكس تماماً. لكنها لا تقضي وقتاً أكثر من اللازم على تلك المسائل، وتُسخّر الوقت الذي توفره للتركيز على الأعمال التي تعطي قيمة مضافة أعلى. أي أنها أقل احتمالاً بنسبة 17% لإدراج مراجعة البيانات المالية كأحد أهم الممارسات التي تُسخر الوقت والجهد لها (11% مقابل 28%)، وأقل احتمالاً بنسبة 8% لإدراج العمليات المتعلقة بالتدقيق (3% مقابل 11%)، وأقل احتمالاً بنسبة 7% لتحديد العمليات المتعلقة بالامتثال للقوانين (6% مقابل 13%).

إضافة إلى سؤال أعضاء "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً" عن كيفية قضاء وقتهم، طلبنا منهم إفادتنا أيضاً حول الطريقة التي يعملون بها، وقد استطعنا استخلاص 4 من أفضل ممارسات مجالس الإدارة تحديداً:

1. إعادة توجيه جدول أعمال مجلس الإدارة

تُسخّر "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً" وقتها للتطلع نحو المستقبل وليس نحو الماضي، فينبغي على مجلس الإدارة بالكامل تخطي حدود جدول الأعمال المثقل بمراجعات البيانات المالية وتقارير التدقيق، وإدراك أنه من غير المرجح فهم الصورة الكبيرة للمسائل من خلال النظر إلى الخلف. إن العمليات الأكثر أهمية والأكثر تأثيراً هي تلك التي تستشرف المستقبل، مثل التخطيط الاستراتيجي، والتخطيط لتعاقب الرؤساء التنفيذيين والمسؤولين الإداريين، وتحسين جودة الإشراف على إدارة مخاطر الشركة وعمليات الاندماج والاستحواذ. وهذه هي العمليات التي تساعد الشركة على خلق مستقبلها.

2. الحرص على جعل النقاش على رأس الأولويات

يعمل أعضاء "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً" ورؤساء اللجان كميسرين لأعمال الشركة، ومن خلال اضطلاعهم بهذا الدور، هم يشجعون على إجراء نقاش رفيع المستوى، وبناء الثقة بين المدراء والإدارة، والسعي بفاعلية نحو الحصول على وجهات نظر مختلفة، والتحقق من أن كل فرد يسهم بخبراته ومهاراته. وتُساعد هذه العمليات كلها على ضمان حصول مجلس الإدارة على أقصى قيمة ممكنة من الوقت الذي يملكه، وتوصله إلى قرارات جرى التفكير فيها ملياً.

3. تقديم ملاحظات واضحة

تحرص "مجالس الإدارة الأكثر إنجازاً" على إعطاء المدراء ملاحظات واضحة حول الأداء، فينبغي أن يكون هناك تقييم سنوي لمساهمة كل مدير، ويكون رئيس مجلس الإدارة (أو أحد كبار المدراء) مسؤولاً عن تقديم ملاحظات وتوجيهات واضحة وقابلة للتنفيذ لكل مدير. إضافة إلى ذلك، تحتاج مجالس الإدارة إلى تخطي حدود التقييمات القائمة على الاستبيانات، التي قد لا تُقدم رؤى نوعية حول الفاعلية الإجمالية لمجلس الإدارة. أي أن الملاحظات البناءة تؤدي إلى تقديم أداء قوي.

4. الحضور الكامل والاستعداد للحديث

عندما يتشتت انتباه أعضاء مجلس الإدارة، فإن مستوى الأداء الكلي للمجلس ينخفض، وهذا لا يتعلق بعدم الانشغال بهواتفهم أثناء الاجتماعات فحسب، ولكن ينبغي على المدراء أن يكونوا حاضرين تماماً، وأن يساعدوا زملاءهم في التركيز على المسائل المطروحة. كما أن الاستماع والحديث بفاعلية، وتشجيع الآخرين على فعل ذلك من الأمور المهمة. أخيراً، يُعد الاستعداد للحديث وتجنب التفكير الجماعي أمراً ضرورياً بالنسبة إلى مجالس الإدارة، هذا من أجل ضمان اتخاذ قرارات جيدة.

إن مراجعة البيانات المالية وعمليات التدقيق والامتثال للقوانين ليست من أفضل ممارسات مجالس الإدارة بل إنها مسؤوليات تقع على عاتقها، والمجالس الأكثر نجاحاً لا تكتفي بمعرفة هذا فحسب، بل إنها تصوغ عملها وتعاملاتها لتعكس مهامها.

اقرأ أيضاً:

• إلى ماذا يحتاج الاجتماع الناجح؟
• مقومات المحاكمة العقلية الناجحة
• منهج عدم التدخل غير ناجح في مجال الابتكار المفتوح
• ما هي أسرار بناء الثقافة المؤسسية الناجحة؟