شارك
الرئيسية
4 دقائق 
يمكن أن تكون كتابة مراجعات الأداء وتقديمها إحدى المهمات الأكثر صعوبة لأي مدير. إذ إنه من الصعب تقديم مراجعة تشق طريقها بنجاح خلال الديناميات العاطفية والشخصية وفي الوقت نفسه تحقق التوازن بين الأهداف المعقدة المتضاربة الموجودة في معظم مراجعات الأداء. ويتمثل أحد أكثر الطلبات التي أتلقاها من العملاء، في عملي بصفتي مدرباً تنفيذياً، في تقديم ملاحظات على مراجعات الأداء التي صاغوها قبل تقديمها. وتتركز ملاحظاتي، في معظم الأحيان، حول طرح الأسئلة الخمسة التالية عليهم:
ما أهدافك من المناقشة؟
قبل حتى أن تبدأ في صياغة مراجعة، ضع في اعتبارك أهدافك وغاياتك من المناقشة، وقيّم مدى توافق هذه الأهداف أو تعارضها معاً. على سبيل المثال، قد ترغب في تقديم دعم معنوي إيجابي في بعض المجالات وفي الوقت نفسه أيضاً تقديم تحذير أو تنبيه في مجالات أخرى. أو قد ترغب في أن يفكر عضو فريقك في التحسينات التدريجية بجوانب معينة من الوظيفة مع إجراء تغييرات كبيرة في مجالات أخرى. ويمكن أن يكون هدفك التركيز على الأداء الوظيفي للفرد أو التفاعلات فيما بين الأشخاص أو المواطنة التنظيمية أو الحضور التنفيذي أو في مزيج من كل ذلك. وقد ترغب في التركيز على أداء الموظف في دوره الوظيفي الحالي وفي الوقت نفسه أيضاً توفير فرص التعلم لوضع الأساس للنجاح في الأدوار المستقبلية. ويجدر بك إطلاع زميل أو مدير أو موجه أو مدرب تثق به على مسودة المراجعة، واسألهم عما إذا كانت المراجعة التي كتبتها متوافقة مع الأهداف التي تحاول تحقيقها.
هل تركز على سلوك الموظفين أم شخصياتهم أم كليهما؟
يعتقد بعض المدراء أن تهيئة الموظف للنجاح تتطلب التركيز على السلوك. ويعتقد مدراء آخرون أن الأمر يتعلق بالسجية أو الشخصية. وينطوي كلا النهجين على إيجابيات وسلبيات. فمن ناحية، يعطي الحديث عما يفعله الموظف المعنِي بالمراجعة في حالات محددة انطباعاً بأن المراجعة أقل صلة بإصدار أحكام عليه وأكثر استناداً إلى الحقائق ومتعددة الجوانب. ومن الناحية الأخرى، فإن مناقشة مدى الانطباع الذي يتركه الشخص بشكل أكثر عمومية يمكن أن يوفر تركيزاً أبسط وأكثر شمولية مع مواضيع يسهل تذكّرها. ولكن قد يشعر الفرد بتعرضه للانتقاد إذا كانت الملاحظات متعلقة بهويته أكثر من تعلّقها بما يفعله. من المفيد محاولة تحقيق توازن بين الجوانب السلوكية لكيفية أداء الموظف والشعور أو الانطباع العام الذي يتركه لدى الآخرين. وإذا كانت المراجعة التي قمت بصياغتها تشير فقط إلى أحداث أو نواتج عمل محددة، فيستحسن أن تدرج بعض الملاحظات الموجزة أو الشاملة. وعلى العكس من ذلك، إذا كانت المراجعة عامة للغاية، فمن المفيد الإشارة إلى حالات أو منجزات محددة.
هل تمارس سلطتك؟
بحسب تجربتي، يريد معظم المدراء أن يكونوا محبوبين، ويبدؤون من منطلق الرغبة في إقناع الموظف برؤية الأشياء كما يرونها. ولكن إذا لم يبدُ أن الموظف "يتفهم الأمر" مع مرور الوقت، فربما تضطر إلى أن تصبح أكثر حزماً وحسماً فيما يتعلق بمفاهيمك، وكذلك مفاهيم أولئك الذين أسهموا في تقييم الأداء بطريقة 360 درجة. إذ إنه من المغري تلطيف الملاحظات للحفاظ على الانسجام على المدى القصير، لكن القيام بذلك لا يهيئ الموظف للنجاح على المدى الطويل. ومن الصعب أيضاً في اجتماع المراجعة الموازنة بين اتباع نهج قائم على المشاركة والديمقراطية وإفساح المجال للشخص الآخر لقيادة المناقشة والتحقق من تصورات مرؤوسك المباشر للواقع وبين ممارسة سلطتك بصفتك مديراً وتحديد الواقع كما تراه والسيطرة على الاجتماع. وقد يكون من المغري أن ينسب المدير الرسائل الأكثر صرامة إلى الآخرين ويلعب دور الرسول فيما يتعلق بالملاحظات السلبية. ولكن سيكون الأمر أكثر فائدة إذا تبنى المدير الملاحظات وكان أكثر صراحة ومباشرة. لذا، يجدر بك، قبل تقديم المراجعة، النظر إلى ما قمت بصياغته للتأكد من قراءته بصفته ملاحظات صادرة من مدير وليس من زميل أو مرؤوس.
هل تتحدث بنبرة الصوت المناسبة؟
من السهل أن تكون إما إيجابياً للغاية أو سلبياً للغاية في اجتماع المراجعة. في بعض الأحيان، يستخلص الموظف ذو الأداء الضعيف الرسالة بمعنى أن كل شيء يسير على ما يرام في أدائه الوظيفي. وفي بعض الأحيان، قد تعتقد الموظفة المتألقة أنك تشعر بخيبة أمل حيال جودة أدائها. حيث إن لنبرة الصوت وتعابير الوجه والتواصل غير اللفظي وإبداء المشاعر أهمية كبيرة في مناقشة المراجعة. إذ يمكن لتصور مرؤوسيك المباشرين إزاء مدى إيجابية الملاحظات أو سلبيتها أن يخلق ديناميات تحقق ذاتها، وتعتمد على مشاعرك بقدر ما تعتمد على نواياك، لذا من المهم التفكير في تكييف نهجك ليكون أكثر فاعلية مع مختلف الأفراد والشخصيات ووجهات النظر. وبالنسبة لاجتماعات المراجعة بالغة الصعوبة، يجدر بك تمثيل المناقشة مسبقاً مع موجه أو زميل للتأكد من أنك تنقل نبرة الصوت المناسبة وأنك مستعد للرد على أي تحديات أو رد فعل من الموظف الخاضع للمراجعة. من المفيد أيضاً تحقيق التوازن بين التركيز على أداء الفرد مع مراعاة العوامل الظرفية التي تجعل عمله أسهل أو أكثر صعوبة. إذ يمكن أن يساعد أخذ السياق في الاعتبار على تقديم مراجعة يشعر الموظفون أنها متوازنة وعادلة ومفيدة وتحفيزية.
ما الخطوة التالية؟
تتمثل أهم مكونات متابعة اجتماع المراجعة في الأهداف التي اتفقت عليها أنت والموظف الخاضع للمراجعة. ولكي تكون الأهداف تحفيزية وفاعلة، يجب أن تكون صعبة ولكن واقعية. وينبغي أن تشمل الأداء وتطلعات التعلم على حد سواء، وتحقق التوازن بين النتائج السابقة في أدوارهم الحالية والتحضير للأدوار المستقبلية. وينبغي أن تتضمن المتابعة بعد اجتماع مراجعة الأداء الأشياء التي سيقوم بها مرؤوسك المباشر لتعزيز أدائه وتعلمه والأمر الذي ستقوم به لدعمه وتوجيهه نحو تحقيق أهدافه. ومن المفيد، بعد اجتماع المراجعة، الطلب من مرؤوسك المباشر أن يرسل إليك رسالة بريد إلكتروني بشأن المتابعة تلخص الخطوات المقبلة وتحدد موعد اجتماع بعد بضعة أشهر لمراجعة التقدم المحرز. من المفيد للغاية أيضاً طلب التعليقات بعد اجتماعات المراجعة، بأن تسأل مرؤوسك المباشر عما كان يمكن أن يجعل الملاحظات والمناقشة أكثر إفادة له.
يعد تحضير مراجعات أداء فاعلة وتقديمها عملية موازنة دقيقة ومعقدة. وما من أحد يتقن تنفيذها بشكل صحيح في جميع الأوقات، إذ يخطئ الجميع بخصوصها في بعض الأوقات. ومن الناحية المثالية، يمكن للمدراء، من خلال السعي لتحقيق التوازن والتصدي لممارسة المراجعة بأسلوب منفتح وعقلاني والحصول على تعقيبات بشأن المراجعة قبل إجرائها وبعده، تقديم مراجعات فاعلة تعمل على تحسين الأداء الفردي والجماعي والمؤسسي. إذ يسعى أفضل المدراء دائماً إلى التحسن في تقديم مراجعات الأداء والملاحظات، ويتسمون بالانفتاح تجاه تلقي التعليقات التي تمكّنهم من القيام بذلك.