كيف تُخاطب زملاءك بثقة في الأوقات الصعبة؟

ملخص: يشعر العديد من الموظفين في هذه الأيام بأنهم يتلقون باستمرار الكثير من الأخبار المقلقة والمربكة التي تؤثر في عملهم بطرائق لا يمكن توقعها. تشعر فرق العمل بالإحباط وربما الغضب عندما تسمع من قادتها كلمات بسيطة حول مشكلات تعرف أنها ليست بالبسيطة. عندما يتعين عليك التحدث إلى فريقك وتخونك الكلمات، جرب هذه الاستراتيجيات الثلاث: 1) تعرّف على قوة ربط الأفكار التي تبدو منفصلة عبر حرف الجر "و"، مثل: "الظروف صعبة وسنتجاوزها". 2) تسلّح بالماضي لمواجهة المستقبل. يساعدك تحليل الماضي وربطه بالمستقبل على خلق المزيد من اليقين. 3) اعتمد على عقلية التجريب بدرجة أكبر. تساعدك هذه العقلية على الشعور بأن التغيير ذو مخاطر محدودة.

قالت لنا لارا في إحدى جلسات التدريب التنفيذي التي نجريها: "تعم الفوضى في مؤسستنا حالياً". كانت شركتها قد عينت تواً رئيساً تنفيذياً جديداً، وكانت تأثيرات هذا التغيير تنتشر في جميع أنحاء الشركة. وأضافت: "علي الحفاظ على تركيز فريقي وروحهم المعنوية، لكن كل ما أقوله لهم يبدو غير صادق وغير مقنع. هل علي الصمت والانتظار حتى تهدأ الأمور؟"

عندما أتحدث إلى مدراء آخرين مثل لارا، أعلم أنها ليست الوحيدة العاجزة عن مخاطبة فريقها. تعلمنا أن نكثف تواصلنا مع موظفينا في الظروف الصعبة، ولكننا نخشى أن تأتي كلماتنا الصادقة بنتائج عكسية.

ويبدو الصمت حينها الطريق الأسلم. لكنه سيؤدي إلى ما يطلق عليه الأستاذ الجامعي في المعهد الأوروبي لإدارة الأعمال (إنسياد) ناثان فير "الضبابية العقيمة"، حيث تنعدم إمكانية التقدم. نتمنى أن نتريث حتى تنجلي الفوضى، لكننا نعلم في الوقت نفسه أنها قد لا تنجلي. وبدلاً من الانتظار، إليك 3 طرائق للتفكير بما ستقوله بطريقة مختلفة حتى تتمكن من التحدث إلى فريقك بثقة بغض النظر عن الظروف.

تعرف على قوة الربط بحرف الجر "و"

تعد واو العطف إحدى أدوات اللغة التي يمكن للقادة تكثيف استخدامها المتعمد، فهي تسمح لك بربط الأفكار التي تبدو متفرقة عبر حرف الجر "و"، مثل: "الظروف صعبة وسنتجاوزها". على سبيل المثال:

"إننا نحرز تقدماً رائعاً في مشروعنا الرئيسي، والرئيس التنفيذي الجديد للعمليات يفكر في اتجاه جديد لهذا المشروع. سنواصل التركيز على التقدم، ونحن على ثقة بأن خبراتنا ستؤهلنا للتكيف مع التغيير في حال حدوثه".
"يواجه فريقنا الصعوبات في غياب مرح بسبب إجازة الأمومة، وذلك سيمنحنا فرصة لإعادة النظر في هذه العمليات والمتطلبات".
"تأخر المورّد عن الموعد المحدد بشهر، لذا يمكننا تحويل اهتمامنا إلى المشروع الآخر".

يضمن استخدام "و" على نحو متكرر عدم الإفراط بذكر الجوانب الإيجابية خوفاً من قلق الفريق من الجوانب السلبية. موظفوك أذكياء ويعلمون أن لا شيء مثالي وسيرحبون بالحقيقة.

تسلّح بالماضي لمواجهة المستقبل

في معظم الشركات نطمح للمضي قدماً وعدم التعلّق بالماضي. لكن التذكير بأوقات ازدهار الفريق أو الشركة يساعدك على تقديم أدلة على قدرة الفريق على تحقيق النجاح مجدداً. وبوسعك الاستعانة بتاريخ الفريق أو الشركة سواء عايشها الفريق أم لا. إليك بعض الأمثلة التي استخدمها عملائي:

"العديد منكم حديث العهد في هذا الفريق، وربما لا يتذكر حين مررنا بالركود الأخير. سأتحدث لكم عن بعض التحديات التي حدثت آنذاك وكيف تعاملنا معها".
"سمر، أعتقد أنك تتذكرين التحديات التي واجهناها في عملية الاستحواذ الأخيرة والتي تشابه التحديات التي نواجهها الآن. هل من الممكن أن تتحدثي لنا عنها؟"
صحيح أنني ما زلت حديث العهد في الشركة، لكنني أملك خبرة طويلة في مجال عملنا. وأرى أنه من المفيد أن أخبركم ما تعلمته خلال تجربتي في التعامل مع هذا النوع من التغييرات".

حتى لو كان فريقك مؤلفاً من موظفين جدد، فللعمل تاريخه الخاص ويحمل العديد من تجارب والتحديات التي استطاع تجاوزها. يساعدك تحليل الماضي وربطه بالمستقبل على خلق المزيد من اليقين في المستقبل.

اعتمد على عقلية التجريب بدرجة أكبر

عندما تسوء الأمور ويسود الاضطراب في العمل، يحتاج الفريق أو الشركة إلى تجربة شيء جديد. ولكن قد يكون الالتزام باتجاه جديد خلال أوقات التغيير مرهقاً وخطراً.

ولهذا السبب يعتبر التشجيع على التجارب أو الاختبارات أو البرامج التجريبية الصغيرة وسيلة فعالة لطرح أفكار جديدة ولتخفيف قلق الموظفين من المستقبل. توصل نيل دوشي وليندساي ماكغريغور في بحثهما الذي أجرياه على 9,700 عامل أميركي أن الموظفين الذين يُسمح لهم بالتجربة يكونون أكثر حماساً.

كان أحمد (أحد عملائي) يقود فريقه خلال فترة عمل تسودها الاضطرابات. كشفت محادثاته مع فريقه أنهم بحاجة فقط إلى تخصيص وقت أطول في اليوم للتكيف مع التغييرات التي يواجهونها. أجرى الفريق جلسات عصف ذهني حول عدد من التجارب بهدف تزويد جداولهم بالمزيد من الوقت والطاقة عبر الآتي:

إلغاء الاجتماع الأسبوعي لمتابعة شؤون العمل
استخدام مؤقتات العد التنازلي في جميع الاجتماعات المجدولة لإبقاء الوقت المتبقي مرئياً
إيقاف التقارير الأسبوعية لاختبار إذا ما كان غيابها ذا تأثير أو إمكانية إنجازها بوتيرة أقل

تنجح التجارب -خاصة الصغيرة والمحددة والمحدودة زمنياً- في الأوقات الضبابية العقيمة لأنها تزعزع نمط التفكير الحالي للدماغ، ما يشجع فريقك على الفضولية وبحث وجهات نظر مختلفة. دُهش فريق أحمد عندما وجد أن التغييرات الصغيرة يمكن أن تحدث فرقاً كبيراً.

يشعر العديد من الموظفين في هذه الأيام بأنهم يتلقون باستمرار الكثير من الأخبار المقلقة والمربكة التي تؤثر في عملهم بطرق لا يمكن توقعها. تشعر فرق العمل بالإحباط وربما الغضب عندما تسمع من قادتها كلمات بسيطة حول مشكلات تعرف أنها ليست بالبسيطة. توصل فرانسيس فلين وتشيلسي لايد من جامعة ستانفورد إلى أن القادة يتعرضون للانتقاد بسبب تدني التواصل بنسبة تصل إلى 9 أضعاف تعرضهم للانتقاد بسبب التواصل المفرط.

عندما نتواصل بطريقة مدروسة باستخدام المبادئ المذكورة أعلاه، سيكون الموظفون قادرين على التعبير عن مخاوفهم والشعور بقدر أكبر من السيطرة على عملهم، حتى وسط التغييرات والنكسات والضغوطات المستمرة.