أكثر محادثات العمل التي نخشاها وفقاً للبحوث

عندما تكون متخوفاً من إجراء محادثة ما، كن على يقين أن الطرف الآخر يشعر بعدم الراحة مثلك تماماً. بل أنه قد يتكبد العناء في سبيل أن يُشعرك بالراحة.

هذا ما تظهره دراسة استقصائية أجرتها وكالة "فراكتل" (Fractl) سألنا فيها 1,100 شخص تقريباً عن محادثات العمل التي نخشاها.

يعد التعامل مع محادثات العمل الصعبة بعقلية عدائية، حيث يفوز شخص ويخسر آخر، خطأ شائعاً عادة ما ينتج عنه شعور كلا الطرفين بعدم الرضا. ولكن دراستنا تظهر أن أغلب الأشخاص يخططون للتعامل بسلاسة وتفهم أثناء استعدادهم لمحادثة صعبة، إذ أخبرنا 66% من المبحوثين أنهم يتكبدون العناء كي يُشعروا الطرف الآخر بالراحة. واعترف العدد نفسه من الأشخاص بمساهمتهم في خلق حالة من عدم الراحة، ويقر 81% منهم أن المسألة تحمل عدة وجهات نظر. وقال أكثر من 75% من المبحوثين أنهم يفضلون الأسلوب المباشر والواضح. وهذه أنباء سارة بالنسبة لشخص يستعد لإجراء محادثة صعبة؛ كن على يقين أن الناس ينوون التعامل بعقلية تعاونية.

إذاً لا شك أن التعامل بأسلوب عدائي وافتراض أن الشخص الآخر "يحاول النيل منك" أمر غير صائب.

وفضلاً عن ذلك، من المحتمل أن نظيرك يشعر بالتوتر مثلك تماماً. ما هي المحادثات التي تشعر الناس بالتشنج فعلاً؟ المفاوضات بشأن زيادة الراتب من أكثر المحادثات إزعاجاً: حيث يشعر 58% من المبحوثين بعدم الراحة أثناء هذه المناقشة. كما وجدنا أن أكثر حالة يشعر فيها الناس بالراحة هي عند الاعتذار عن خطأ ما أو مناقشة عدم وجود توجيهات واضحة.

وقد أشارت النساء إلى شعورهن بعدم الراحة أثناء التفاوض بشأن زيادة الراتب أكثر من الرجال، حيث شعرت أكثر من 66% من المبحوثات بمستوى عال أو متوسط من عدم الراحة. وقد كان هذا شعوراً مشتركاً بين أكثر من نصف الرجال المشاركين.

ينبغي على المدراء الانتباه جيداً إلى البيانات التي تشير إلى أنهم وإن شعروا بالراحة تجاه نتائج مناقشة ما، فهذا لا يعني أن الموظفين يشاركونهم النظرة ذاتها. فقد كان احتمال شعور المبحوثين بالرضا عن نتيجة محادثة صعبة أعلى بكثير عندما كانوا الموظفين الأعلى رتبة. وشعر أكثر من 75% منهم بالرضا عن نتيجة المحادثة مع مرؤوس مباشر، مقارنة بنسبة 46% من المبحوثين الذين شعروا بالرضا بشكل كامل أو جزئي عن نتيجة محادثة مع المشرف عليهم.

إذاً، كيف يمكن إجراء محادثة مثمرة تنتهي برضا الطرفين؟

أخبرنا معظم الأشخاص (85%) أنهم يستعدون للمحادثات الصعبة. وهذا خطوة في الاتجاه الصحيح، ولكن طريقة إعدادك للمحادثة مهمة أيضاً. تأكد من:

تحديد ما ترغب في التوصل إليه من خلال المحادثة، ولكن دون أن تخطط "للفوز" فيها بحسب ما يقوله مستشار علاقات الموظفين، فران سيلبر. "إذا أردت زيادة في الراتب مثلاً، ربما عليك أن تبدأ بمناقشة أمور أخرى مثل التأكد من تقديرهم لعملك ومن أن أجرك منصف لك ومن مشاركتك في اتخاذ القرارات المتعلقة بتعويضاتك".

أدرك قيمتك ومستوى مهاراتك. إن معرفة قيمتك وقابلية تسويق مهاراتك تشعرك بمزيد من الثقة لطلب زيادة في الراتب وتحد من خوفك من المفاوضات. أثبت جدارتك بزيادة أجرك بالقدوم مسلحاً بقائمة مساهماتك في الشركة وبيانات تدرس رواتب الوظائف المشابهة.

تعامل مع المحادثة كما لو أن شخصين يعملان معاً على حل مشكلة. يقترح المدرب التنفيذي كريستي دانيالز استخدام إطار العمل البسيط في كتاب "المحادثات القوية" (Powerful Conversations)، والذي يجعل كلا الطرفين يتحكمان بالمحادثة ونتائجها.

* شرح المشكلة: اشرح الموضوع من وجهة نظرك واسأل الشخص الآخر عن وجهة نظره.

* ناقش الخطوات التالية: اعرض الحقائق وأبعد العواطف عن المحادثة. وناقش أثر ما تقترحه على كلا الطرفين وعلى الفريق والمؤسسة ككل. واسأل الشخص الآخر عن رأيه فيما تقول.

* ادرس الاحتمالات: ناقش الحلول الممكنة أو البدائل، واطلب من الشخص الآخر تقديم حلول وبدائل.

* نفذ: أن يلتزم الطرفان باتخاذ الفحص النافي للجهالة وما يحمل من مسؤوليات.

لاحظ كيف تتضمن كل خطوة في إطار العمل هذا أراء تقييمية من الطرف الآخر، وهو ما يضمن شعور كل شخص بأنه سمع وفهم. وهذا ينطبق على تحضيرات ما قبل المحادثة أيضاً عندما يكون عليك النظر إلى ما هو أبعد من وجهة نظرك الشخصية والتفكير في وجهة نظر الشخص الآخر. ستنجح أكثر عندما تظهر اهتمامك وتفكيرك بوجهات النظر المتعددة.

حاول أن تتوقف أثناء محادثة العمل عن عرض البنود الخاصة بك لتستمع إلى رأي الشخص الآخر. تقول كارين هوغ، الرئيسة التنفيذية لشركة "إمبروف إيدج" (ImprovEdge)"عندما نكون خائفين أو متوترين، نتسرع في الكلام ومحاولة إصلاح الأشياء أو إدارتها". اعمل على تهدئة عواطفك والاستماع إلى الشخص الآخر والتوصل إلى حل. تقول هوغ: "من المذهل كيف ينتج عن تعديل سريع في الأسلوب تغير كبير في الطريقة التي يتعامل بها الشخص مع مديره ويخلق نتائج مدهشة، من زيادة في الرواتب وترقيات وعلاقات قوية".