توقف عن إجراء المكالمات الجماعية وتحول إلى مؤتمرات الفيديو

إذا كنت تعرف تقنية تساعدك على تحسين التوافق التنظيمي وتقليل أوقات الاجتماعات وزيادة المشاركة في المناقشات؛ فمن المؤكد أنك سوف تستخدمها طوال الوقت، أليس كذلك؟ ربما تندهش إذا علمت أنّ هذه الأداة القوية في متناول يديك بالفعل. إنها مؤتمرات الفيديو، وهي تقنية كانت موجودة منذ سنوات ومتاحة في العديد من الأشكال، من أنظمة الشركات، مثل تقنية الحضور عن بعد إلى الكاميرات المدمجة في أجهزة الحاسوب المكتبي والهواتف النقالة. وبفضل الخدمات المجانية مثل سكايب وزوم، يمكن استخدام مؤتمرات الفيديو بسهولة من جانب أي شخص يملك حاسوباً أو هاتفاً ذكياً. ومع ذلك، نلجأ إلى استخدام البريد الإلكتروني أو الهاتف للتواصل.

بدأت استخدام تقنية مؤتمرات الفيديو بشكل منتظم منذ نحو عام، وذلك، عند التعرض لمواقف مع العملاء لم يكن فيها الاجتماع بهم شخصياً ممكناً أو عملياً، واندهشت بالنتائج. حتى إذا كنت لا تحب رؤية نفسك على الشاشة، ففكر كيف قد تزيد هذه الأداة القوية الإنتاجية والفعالية في عملك.

الاجتماعات تستغرق نصف وقتها

أنت تعلم ما يحصل عندما تكون في مكالمة جماعية مع شخص ما: تحاول إيضاح نقطة أو تطرح سؤالاً، وبعد ثانية أو اثنتين من الصمت تسمع همهمة وصوت النقر على لوحة مفاتيح في الخلفية. وفي النهاية، تحصل على رد لا يرتبط بالسؤال الذي سألته أو المعلومات التي قدمتها.

أنت تعلم الشخص الذي على الطرف الآخر من المكالمة متعدد المهام. لقد كنا جميعاً ذاك الشخص، إذ نكون متسمرين بشكل لا إرادي أمام شاشات الحاسوب في أثناء إجراء مكالمة هاتفية. وأحياناً نكون تحت ضغط الالتزام بموعد التسليم النهائي، وأحياناً يكون من الأسهل أن نركز على أكثر من أمر بدلاً من تركيز كل انتباهنا على مهمة واحدة. وحينما نكون في كامل تركيزنا، يحدث شيء مدهش؛ نلاحظ اختلافاً في جودة الأفكار التي تبرز خلال المحادثة ورجاحة التعليقات ومستوى المشاركة في المناقشة.

والأفضل من ذلك كله، أنّ الأمر يستغرق وقتاً أقل. من واقع خبرتي، يضيع من ثلث إلى نصف وقت المكالمة الجماعية في إعادة التركيز للمناقشة التي انحرفت عن مسارها، وتوضيح سوء الفهم لأن شخصاً ما لم يكن منتبهاً، ومراجعة موضوعات جرى التطرق إليها بالفعل. هذا لا يحدث في مؤتمرات الفيديو؛ فأنا أفضّل قضاء 45 دقيقة في العمل عبر مؤتمر فيديو مع الرئيس التنفيذي أو المدير العام عن قضاء ساعتين في مكالمة جماعية تقليدية. شاهد هذا الفيديو المسلي للغاية بعنوان "المكالمة الجماعية في الحياة الواقعية" لتكتشف مدى عدم فعالية هذه المكالمات.

وتُعد قوة تركيز الانتباه لصياغة استراتيجية أو مناقشة مشكلة صعبة عبر مؤتمرات الفيديو أكثر فعالية بالنسبة لجميع المشاركين في المناقشة.

تحسين المشاركة والتفاهم

نعلم من خلال عشرات الدراسات ومن خبراتنا الخاصة أنّ التفاعلات المباشرة أكثر فعالية من استخدام الهاتف أو البريد الإلكتروني؛ لأن الإشارات غير اللفظية تلعب دوراً كبيراً في قدرتنا على الارتباط بالآخرين وفهمهم. وهذا يساعد في كل شيء (بداية من بناء الثقة إلى كيفية فهمنا للمعلومات).

وفي حين أنها ليست جيدة بالقدر نفسه مثل التواصل الشخصي، فإنّ مؤتمرات الفيديو تتيح التفاعلات المباشرة وجهاً لوجه؛ ما يسمح لنا بمراعاة الكلمات التي نتفوه بها وتعبيرات الوجه ووضع الجسم ولغة الجسد التي نستخدمها لتفسير ما يُقال حقاً.

لقد كنت موجوداً مع عملاء في مكاتبهم عندما انضموا إلى مكالمات جماعية ولاحظت عدم مشاركتهم في المحادثة، إذ كانوا ينصتون إلى المكالمة كما لو كانت جلسة للموسيقى. لا أتحدث عن موظفي الخطوط الأمامية أو المدراء المتوسطين المطلوب منهم أن يكونوا جزءاً من اجتماعات المستجدات المستمرة – بل أتحدث عن مسؤولين تنفيذيين في محادثات مع مسؤولين تنفيذيين آخرين.

وأصبح اللجوء للمكالمات الجماعية أكثر؛ لأن الأشخاص يمكنهم الاستلقاء والمشاركة بشكل أقل وبتركيز أقل من خلال المكالمة الهاتفية. تزيد مؤتمرات الفيديو قدرتك على مشاركة الأشخاص الذين ترغب في مساهمتهم في المحادثة. ربما يكونوا صامتين لأنهم يجدون صعوبة في الدخول إلى المحادثة أو ربما يكونوا منشغلين. وفي كلتا الحالتين، يمنحك ذلك أداة جديدة كقائد لإشراك الأشخاص في المناقشة بشكل كامل.

يزداد الاتساق، مع اتخاذ قرارات أفضل

في عالم العمل المعرفي، تعتمد الفعالية على جودة تبادل المعلومات وصنع القرار. وتُعد مؤتمرات الفيديو مسرّع قوي لكليهما.

وتشير البحوث إلى أنّ الفرق التي تستخدم تقنية مؤتمرات الفيديو تمتعت بمستويات أعلى من التعاون في القرارات التي اتُخذت عبر تقنية مؤتمرات الفيديو مقارنة بالقرارات التي اتُخذت عبر مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني.

وأشار 60% من الأشخاص المشاركين بالدراسة ذاتها إلى أنّ القدرة على رؤية الآخرين ومشاركة الوثائق مباشرة جعلت المناقشة أكثر انفتاحاً، وهذا يساعد الشركات على تجنب الصعوبات التي يمكن أن تحدث عندما يكون الأشخاص أقل صراحة ولا يشاركون وجهات نظرهم عن كيفية معالجة المشاكل بشكل أفضل. ويتيح الانفتاح وتركيز الانتباه إمكانية الإبداع وظهور حلول مبتكرة، (إنّ عقد المؤتمرات عبر الفيديو يعزز هذين الأمرين).

إليك هذا الاختبار الجيد الذي يساعدك على معرفة الطريقة التي يجب التواصل مع العملاء أو الموظفين من خلالها، اسأل نفسك إذا كانت المكالمة الجماعية التي ترتب لإجرائها مهمة بما يكفي لتتطلب كامل انتباهك وتركيز طاقتك لحل مشكلة ما، أو معالجة مشكلة شائكة، أو تطوير خطة للتحسن، أو صياغة استراتيجية، أو الحصول على مستجدات. إذا كانت المشكلة التي تتناولها لا تتطلب انتباهك وتركيزك الكاملين؛ فعليك إجراء مكالمة هاتفية مهما كلفك الأمر. أما إذا كان هناك موضوع يمثل أولوية أو مهماً للنجاح، وكنت تعتقد أنّ جودة المشاركة الفردية مهمة؛ فعليك اللجوء إلى تقنية مؤتمرات الفيديو.

حاول استخدام مؤتمرات الفيديو لمساعدة نفسك على مقاومة تعدد المهام، ومساعدة فريقك وزملائك على الحفاظ على تركيزهم. فكر فيها كأداة لمساعدتك في الحصول على أفضل أداء من موظفيك. ابتعد عن الهاتف وانظر إلى الأشخاص في أعينهم وقم بإجراء محادثات أكثر تركيزاً وأكثر إنتاجية وتستغرق وقتاً أقل.