facebook
twitter
whatsapp
email
linkedin
messenger
برعايةImage

يرسل لك أحدهم رسالة إلكترونية أو رسالة نصية إلى رقم هاتفك المحمول، ولكنك لست واثقاً كيف يجب أن ترد عليه. ربما تكون الرسالة ذات صلة بقضية تفاوض معقدة، أو بمسألة حساسة سياسياً. أو قد تكون مجرد رسالة من شخص يثير غضبك.

إعلان: لا تدع حائط الدفع يفصلك عن أهم المهارات والخبرات الإدارية. استفد اليوم من الاشتراك الترحيبي بدءاً من 30 ريال/درهم (8 دولار).

تتوقف لبرهة. لكن بالنسبة لمعظمنا، وفي معظم الأحيان، هذه البرهة لا تستمر طويلاً. حيث نبادر إلى الرد، شاعرين بالحاجة إلى صياغة استجابة فوراً. وغالباً ما نضغط بعد ذلك على زر "الإرسال" دون أن نفكر ملياً. فماذا ستكون النتيجة؟ رسالة غريبة أو غير مكتملة تتسبب في أن يتوقف متلقيها لبرهة أيضاً، ومن ثم يرد، مما يؤدي غالباً إلى بداية حلقة من سوء الفهم وسوء التواصل، أو إكمال مثل هذه الدورة التي بدأت أصلاً.

ثمة طريقة بسيطة مؤلفة من خطوتين تجعل هذا التوقف أو الانتظار مفيداً لك. أولاً، تشتري لنفسك بعض الوقت كي تفكر. وثانياً، تراعي العناصر الأربعة البسيطة للتواصل الفعال، ألا وهي السياق، والمحتوى، والقناة، والاتصال، بحيث تساعدك في تحديد الطريقة الفضلى للتجاوب، وهذه العناصر الأربعة تسمّى بالإنجليزية "4Cs" بما أن أربعتها تبتدئ بحرف (C).

شراء الوقت

هناك عدد من الطرق العملية التي تمكّنك من شراء بعض الوقت عندما تصلك رسالة ويقول لك عقلك بألا تردّ عليها، أو عندما لا تكون واثقاً من كيفية الرد.

الجواب الذي يعتبر عملياً ليس جواباً، هو جواب: "وصلتني رسالتك". الغاية منه هو أن يكون بمثابة إقرار بالاستلام، ولكنه فعلياً مجرد ملء للفراغ. وهو قد يؤدي إلى تفاقم الوضع لدى شخص في حالة ذهنية من التفاوض أو في حالة مراسلة أكثر خطورة وجدية.

الجواب الذي يحدد التوقعات: "وصلتني رسالتك. ولكن لدي أشياء كثيرة لأنجزها اليوم. سأراسلك غداً ظهراً". هذا النوع من الحلول الوسيطة يعتبر جيداً. فهو يمثل استجابة سريعة إقراراً باستلام الرسالة ويعيد تحديد الجدول الزمني.

الوقفة الواثقة: لا ترد. نعم، فقط لا ترد. فالانتظار لمدة 24 ساعة على الأقل هو من القواعد الأساسية الجيدة. فعدم الجواب هو بحد ذاته نوع من الجواب، وهو أمر سيجعل الأمور تسير غالباً لصالحك.

فعندما تشتري لنفسك بعض الوقت، فإنك بذلك ستتمكّن من استيعاب المعلومات المتضمنة في الرسالة، ومن التفكير في الشكل الأفضل للاستجابة.

ثمة 4 عناصر تسمى بالإنجليزية (4Cs)، نظراً لأن هذه العناصر الأربعة تبتدئ بالإنجليزية بحرف (C)، وهي تعتبر مقياساً مفيداً ساعدني شخصياً خلال الوقفة الزمنية التي كنت انتظر خلالها قبل أن أرد على رسالة صعبة: هذه العناصر الأربعة هي "السياق" (Context)، و"المحتوى" (Content)، و"جهة الاتصال" (Contact)، و"القناة" (Channel).

العناصر الأربعة للتواصل الفعال:

السياق: إن وجود السياق الصحيح المناسب للموقف هو أمر أساسي. من هم الأطراف المعنيون ضمن هذه السلسلة من النقاش أو هذه المحادثة؟ هل هناك علاقات أو تداخلات أو محادثات سابقة لم أطلع عليها؟ هل أنا أفهم وأعي تماماً ما هي الأمور التي على المحك؟

المحتوى: ينبغي إرسال الرسالة بمنتهى الوضوح وبالنبرة والأسلوب الصحيحين والملائمين للمناسبة. ضع الحقائق والنقاط الأساسية لرسالتك في رأسك، ومن ثم ركز على عرضها بأكبر قدر من الوضوح، وبأكثر الطرق فهماً واتساقاً.

جهة الاتصال: هل أنت حتى الشخص المناسب لكي يجيب؟ انتبه لاحتمال أن يكون هناك شخص أدرى أو أقدر أسلوباً على الرد، ولا سيما في حالة الأزمات. وخذ بعين الاعتبار إذا كان الشخص الموجود في الطرف المقابل أو الذي يطرح السؤال أو يثير النقاش هو الشخص الأنسب كجهة اتصال أيضاً. وانتبه دائماً من موضوع الضغط على زر "الرد على الجميع" (reply all) وكذلك كن حذراً في التعامل مع موضوع الجهات التي سترسل لها نسخة من الرسالة باستعمال زر "نسخة إلى" (cc)، أي الجهات التي ستحصل على نسخة من الرسالة في الوقت نفسه.

القناة: لمجرد أن شخصاً يتواصل بك عبر البريد الإلكتروني أو يرسل لك رسالة نصية فهذا لا يعني بأنه يتعيّن عليك أن تجيبه عبر القناة نفسها. فالبريد الإلكتروني يعتبر وسيلة عظيمة لنقل المعلومات القائمة على وقائع وحقائق – كوثيقة تضم النموذج التجاري، على سبيل المثال، أو ملخص لنقاش سابق. ولكن عنما يتعلق الأمر بقضايا ينبغي حلّها، فإن الحديث يفضي عادة إلى نتائج أفضل.

تنويه: يمكنكم مشاركة أي مقال من هارفارد بزنس ريفيو من خلال نشر رابط المقال أو الفيديو على أي من شبكات التواصل أو إعادة نشر تغريداتنا، لكن لا يمكن نسخ نص المقال نفسه ونشر النص في مكان آخر نظراً لأنه محمي بحقوق الملكية الدولية. إن نسخ نص المقال بدون إذن مسبق يعرض صاحبه للملاحقة القانونية دولياً.

ﺟﻣﯾﻊ اﻟﺣﻘوق ﻣﺣﻔوظﺔ ﻟﺷرﻛﺔ ھﺎرﻓﺎرد ﺑزﻧس ﺑﺑﻠﯾﺷﻧﻎ، ﺑوﺳطن، اﻟوﻻﯾﺎت اﻟﻣﺗﺣدة اﻷﻣﯾرﻛﯾﺔ - 2021

اترك تعليق

قم بـ تسجيل الدخول لتستطيع التعليق
avatar
  شارك  
التنبيه لـ
error: المحتوى محمي !!