كيف تُعزّز إنتاجية فريقك؟ (مع دراسات حالة)

لكل منّا جدول مزدحم بالمهام ولا يجد ما يكفيه من الوقت لإنجازها، ولعلك تعلمت، بحكم طبيعة عملك في منصبٍ قيادي، كيفية تخطيط مهام العمل، وترتيبها حسب أهميتها، وإنجازها على النحو الأمثل. والسؤال الذي يطرح نفسه: كيف تنقل هذه الخبرات إلى أعضاء الفريق؟ هل تلزمهم باتباع إجراءات واستخدام أدوات بعينها؟ كيف يمكنك منع الموظفين من تحمل ما لا يطيقون وتجنب الاحتراق النفسي الوظيفي أو الانهماك في العمل المتواصل؟ إليك كيفية زيادة الإنتاجية في العمل بشكل دائم.

ماذا يقول الخبراء عن كيفية زيادة الإنتاجية في العمل

يقول جوردان كوهين، وهو خبير في مجال الإنتاجية ويشغل منصب كبير مدير الفعالية التنظيمية بإدارة التعلم والتطوير في شركة ويت واتشرز: في بيئة العمل المعقدة والقائمة على التعاون فيما بين الأفراد في وقتنا الحاضر، لا يكمن التحدي الحقيقي في إدارة أعباء العمل الخاصة بالفرد فحسب، بل فريق العمل ككل. "فمساعدة فريق عملك في إدارة وقته تعد عاملاً حاسماً في نجاحه". وتتفق إليزابيث غريس سوندرز، مؤلفة كتاب كيف تستثمر وقتك مثل المال ومؤسِّسة شركة ريال لايف إي تايم كوتشنغ آند ترينينغ، مع وجهة النظر تلك، فأنت كمدير، يقع على عاتقك "وضع الرؤية الاستراتيجية" والعمل على "عزل التوقعات غير العقلانية" عن باقي المنظمة على حدٍ سواء. إليك بعض النصائح لضمان عمل فريقك بفعالية:

كُن مثالاً يحتذى به من أجل معرفة كيفية زيادة الإنتاجية في العمل

تقول سوندرز، إن أول خطوة هي أن تبدأ بتنظيم نفسك (إن لم تكن كذلك) وتطبيق أساليب إدارة الوقت الجيدة على نفسك أولاً. تصرّف بذكاء فيما يتعلق بتخصيص ساعات يوم العمل، ما بين حضور الاجتماعات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، والمهام المتعلقة بالمشاريع، لكي يتسنى لفريق عملك أن يحذو حذوك. وتضيف إليزابيث: "إذا كنت مثقلاً بضغوط العمل وأعبائه، فإنك ستعجز عن التفكير بطريقة استراتيجية بشأن وقتك، ناهيك عن وقت الآخرين". ويضيف كوهين قائلاً: "قوِّم سلوكك" واثبت لهم أنك تخصص الوقت اللازم للأعمال المهمة.

حدِّد أهدافك من أجل رفع الكفاءة الإنتاجية

تقول سوندرز في حديثها عن كيفية زيادة الإنتاجية في العمل لدى الفريق: لكي تسيطر على أولويات المهام التي تأخذ من وقت فريقك، عليك أن "تتأنَّى" و"تفكر فيما تريد أن يعمل عليه فريقك بالتحديد". حدد الأهداف الرئيسية وحلل قدرة فريقك على تنفيذها، فهذا سيساعدك في اتخاذ القرار في ترتيب أولويات المهام وتحقيق أقصى استفادة بأقل موارد ممكنة، فمهمتك هي "وضع الحدود".

وضّح التوقعات وستعرف عندها كيفية زيادة الإنتاجية في العمل

حسبما تقول سوندرز، فإن الخطوة التالية هي الاجتماع بأعضاء فريقك بشكل شخصي بهدف اطلاعهم على الأولويات والتوقعات لدور كل واحد منهم، وتضيف "أبلغهم بأهم مجالين أو ثلاثة مجالات تود منهم التركيز عليها". كُن محدداً. "أنت في غنىً عن أن يبدأ أحد أفراد الفريق يومه بالقلق حيال المشاريع السبعة التي لديه، وبأي واحدٍ منها عليه أن يبدأ" كما يجب عليك أن تكون صريحاً بشأن الوقت الذي تتوقع أن يخصصه أفراد الفريق للمهام التي تظهر فجأة من حينٍ لآخر. هل يتطلب أحد اجتماعات العمل غير المتوقعة مع عميل يوماً كاملاً أو نصف يوم أو بضع ساعات للتحضير له؟ للتحضير لاجتماع قادم لتداول الآراء، هل ينبغي أن يستغرق تدوين الأفكار ساعةً واحدة أم بضع دقائق لشخصٍ ما؟ تقول سوندرز "ساعد ذلك الشخص في فهم نوعية العمل الذي تتوقعه منه". بينما يقول كوهين محذراً "ولكن لا تتدخل في كل كبيرةٍ وصغيرة". "وضّح النتيجة النهائية التي ترغب في تحقيقها ثم افسح له المجال، ودعه يحدد بنفسه أفضل طريقة لإنجاز المهمة". إن "إخبارهم بكيفية أداء مهامهم خطوة بخطوة هو ما يخلق العوائق". وتضيف سوندرز: تذكّر أنه ما من طريقة وحيدة "صحيحة" لإدارة الوقت.

شجع التواصل المنفتح

وفقاً لما تراه سوندرز، ينبغي أن تكون المناقشات الدائرة مع أفراد الفريق حول كيفية زيادة الإنتاجية في العمل وإدارة الوقت مناقشات مستمرة، حيث تقول "شجع الحوار الصريح". كما تقترح سؤال المرؤوسين حول التحديات التي يواجهونها، وكيف يمكنك أن تساعدهم في تخصيص وقتهم بكفاءة أكبر، وما إذا كانوا بحاجة إلى المزيد من الموارد. "تبدأ المشاكل عندما لا يخبرك الموظفون بأنهم يتحملون فوق طاقتهم ثم لا يتمكنون من المواصلة في آخر لحظة". ويقترح كوهين عقد اجتماعات ربع سنوية لأعضاء الفريق لكي يتسنى للزملاء مناقشة أولويات العمل، حيث يقول "انظر إلى الأهداف التي سبق أن وضعتها في شهر يناير/كانون الثاني واسأل نفسك، هل لا تزال تلك الأهداف مناسبة؟ هل نحن على المسار الصحيح؟ ما الذي تغير؟". ويقترح كوهين قائلاً: إذا كان لديك أحد المرؤوسين المباشرين ممن لا يزالون عاجزين عن إحراز أي تقدمٍ في العمل على الرغم من الجهود التي يبدو أنه يبذلها "فتحرى عن الأمر" للوقوف على الأسباب الجذرية للمشكلة. "هل تكمن المشكلة في عبء العمل؟ أم طريقة تنظيم المهمة؟ أم الشخص نفسه؟ عليك أن تعيد الأمور إلى نصابها".

امنح أعضاء فريقك الاستقلالية اللازمة

يقول كوهين: إن العامل الأساسي في تحسين إنتاجية الفرد هو استبعاد المهام غير المهمة أو إسنادها لأشخاصٍ آخرين واستبدالها بالمهام التي تحقق قيمةً مضافة. لذا "امنح موظفيك سلطة اتخاذ القرارات" بشأن الاجتماعات التي يرغبون في حضورها (أو تفويتها)، وقوائم البريد الإلكتروني المنضمين إليها، والمسؤوليات التي يرغبون في الاضطلاع بها. كما توصي سوندرز بتشجيع الموظفين على تخصيص قسم كبير من وقتهم لإنجاز مهامهم اليومية، وقسم أصغر "للمهام" الثابتة كالتخطيط اليومي ورسائل البريد الإلكتروني وغيرها من مهام "المداومة" المعتادة.

أعد التفكير في الاجتماعات

الاجتماعات: أسوأ استنزاف لوقت العمل. وعلى الرغم من ذلك، فأنت بحاجة إليها لتبادل المعلومات واستخلاص الأفكار واتخاذ القرارات. لا يمكنك التخلص من الاجتماعات، ولكن يمكنك حتماً استبعاد بعضها ودراسة الأساليب التي من شأنها تحقيق المزيد من الفعالية والكفاءة للاجتماعات الباقية على جدول الأعمال. (اقرأ: الدليل المختصر للاجتماعات.) يقول كوهين إن القاعدة الذهبية للاجتماعات هي "التأكد من أنك حددت الغرض من كل اجتماع بكل وضوح". كما يوصي "بإرسال المواد الخاصة بالاجتماعات مُسبقاً" لأن ذلك "يستبعد الجزء الخاص بالقراءة من الاجتماع بينما يفسح المجال للمزيد من التعاون". كما تقول سوندرز أنه نبغي عليك التفكير في طرقٍ أخرى لإبقاء الموظفين على اطلاع، فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من كل عضو بالفريق أن يعد "قائمة أو تقرير بما أنجزه في الأسبوع السابق وأولويات الأسبوع المقبل وأن يوزع القائمة أو التقرير على باقي الأعضاء. وحسبما تقول سوندرز فإن ذلك يحافظ على بقاء الفريق على المسار الصحيح بينما يبقي الجميع على اطلاع بالمجريات.

خصص أوقاتاً للراحة

إذا كانت مؤسستك تعمل كخلية نحل على مدار الساعة، يجب ألا يغيب عنك منح فريق العمل فترات راحة للترويح عن النفس واستعادة النشاط. وأثبتت الأبحاث أنه عندما يتوقع الموظف حصوله على إجازة من العمل، تتحسن إنتاجيته وترتفع روحه المعنوية. ويفيد كوهين قائلاً: "يتعين على المدير التشاور مع موظفيه عند وضع الجدول الزمني [لأوقات الراحة]". وتضيف سوندرز، حتى وإن كانت ثقافة العمل السائدة بالشركة لديك تخلو من الضغوط والتوتر، ينبغي لك أن تحدد لموظفيك الأوقات التي عليهم العمل خلالها، والأوقات التي يمكنهم أن ينالوا فيها قسطاً من الراحة، "إذا أرسلتَ إلى [أحد الموظفين] مهمة ما بعد ظهر يوم الجمعة، فعليك أن توضح له ما إذا كنتَ تريد منه إنجاز تلك المهمة خلال عطلة نهاية الأسبوع أو بوسعه الانتظار حتى يوم الاثنين". وغالباً ما يكون الموظفون على استعداد لبذل مزيد من الجهد في العمل، لكن عندما يكتشفون أن هذا الجهد الإضافي الذي بذلوه ذهب هباءً، إذ لم تكن ثمة حاجة ملحة له، فإن النتيجة المتوقعة حالة من الإجهاد والتعب يخالطها شعورٌ بالاستياء والسخط".

اطلب المساعدة

لا شك أن متابعة الرسائل الإلكترونية التي لا حصر لها ووضع قوائم مهام لا تنتهي لفريق عمل بأكمله من التحديات التي يواجهها أكثر المدراء كفاءةً. وتقترح سوندرز أنك قد تكون بحاجة إلى الاستعانة "باستشاري أو مدير موارد بشرية" لتقديم العون لك. وتضيف أنك وجدت موظفاً يواجه صعوبات في أداء عمله، فهناك الكثير من أشكال الدعم الذي يمكن أن تقدمه له، كأن تجمتع به بانتظام، أو تساعده في وضع الخطط اليومية، أو أن تعطيه مزيداً من الملاحظات، ومع ذلك ربما لا يزال بحاجة إلى مزيد من المساعدة، الأمر الذي يتعذَّر عليك القيام به بمفردك في ضوء مسؤولياتك.

مبادئ أساسية يجب تذكرها من أجل تعزيز الإنتاجية في العمل

ما يجب القيام به

الاستفادة المثلى للجداول الزمنية المشتركة عن طريق تخصيص ساعات معينة للعمل الجاد وكذلك لأوقات الراحة المسائية
اطلاع مرؤوسيك على مدى تقدم فريق العمل نحو تحقيق الأهداف الموضوعة، وهذا من شأنه مشاركتهم الشعور بالمسؤولية ويتيح لهم متابعة ما يقوم به الآخرون
تحديد الحالات التي يتعين على مرؤوسيك العمل خلالها لساعات إضافية والأوقات التي لا تتطلب ذلك، حتى لا يقوموا بجهد إضافي دون داعٍ، فيشعروا بالاستياء.

ما لا يجب القيام به

الإدارة التفصيلية. اسأل مرؤوسيك عن التحديات التي يواجهونها وكيف يمكنك مساعدتهم على استغلال وقتهم بشكل أكثر فعالية
الإفراط في إلزام فريق العمل بالكثير من المشروعات والمبادرات. يجب ألا تسمح بتبني العاملين بالمؤسسة لتطلعات غير منطقية
طرح فكرة الاستعانة بمستشار إداري لتقديم العون لك.

دراسة الحالة رقم 1: العمل على فتح قنوات للتواصل واحترام أوقات الراحة لفريق العمل

يقول ديفيد ميلر، نائب الرئيس التنفيذي لشركة مطاعم "كاميرون ميتشل" التي يقع مقرها في أوهايو وتتبعها مجموعة متنوعة من المطاعم الراقية في مختلف أنحاء الولايات المتحدة، أنه واجهته مشكلات في إدارة وقته عندما انتقل من وظيفته السابقة بصفته نائب رئيس العمليات إلى وظيفته الحالية، حيث يشرف على فريق تنفيذي مكوّن من تسعة أعضاء.

وفي أحد الأيام، خلال اجتماع لفريق العمليات، لاحت لي فكرة طارئة. "قلت في نفسي أنه ما كان لي أن أكون في هذا الاجتماع". وأدرك أنه بحاجة إلى التخلي عن مسؤولياته السابقة والتفكير في الأولويات الاستراتيجية على المستوى الشخصي ومستوى الفريق والمؤسسة ككل. وبمجرد أن اتضحت هذه الأمور في ذهنه، أعد ديفيد جدولاً زمنياً لمحادثات فردية مع أعضاء فريقه، بما في ذلك رؤساء أقسام التمويل والتسويق والموارد البشرية. وتحدث عن رؤيته لكل قسم من أقسامه، كما أبدى ترحيباً لتلقي أي ملاحظات. كما قال: "أوضحت لهم أن هذه المهام جديدة بالنسبة لي، وأنني أحاول أن اكتسب مهارات جديدة، وأن أكون فعالاً قدر ما أستطيع". وتابع: "سألت أعضاء الفريق كيف يمكننا أن نعمل معاً على النحو الأمثل؟ وما الذي يمكنني أن أقدمه لكم؟".

وتجنب كذلك إخبارهم عن كيفية التعامل مع جداول العمل الفردية لكل منهم، بل ركز على النتائج دون الإجراءات. وأكد قائلاً: "كل فرد مختلف عن الآخر في طريقة إدارته لمهامه حسب الكتب التي قرأها، فأنا لا أريد إن أمارس نهجاً إدراياً متسلطاً، بل أريد أن أكون داعماً لهم".

وهذا يتضمن التأكد من أن فريقه لا يعمل "على نحو متواصل". وسمع منذ بضع سنوات، على سبيل المثال، شكاوى حول التحديثات الأسبوعية للمشاريع وسير العمل بها التي طلب من فريقه التنفيذي وكبار المدراء إرسالها كل يوم أحد. وقال: "كان يتنامى إلى مسامعي أن هذا الأمر ليس ضرورياً لدرجة أن يقضون أيام الأحد من كل أسبوع في إنجازه، لذا أكلفهم الآن بالقيام به فقط في أي وقت بين الجمعة [صباحاً] حتى الأحد [مساءً]، مما يمنح الأفراد فسحة من الوقت". ثم أشار: "أريد أن أتأكد من أن يحظى فريقي بفترات راحة كافية لاستعادة النشاط وقضاء أوقات ممتعة مع أسرهم وأصدقائهم".

دراسة حالة رقم 2 حول كيفية زيادة الإنتاجية في العمل: إعلان التطلعات ومتابعة سير العمل

يقول جيم كين، رئيس مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي لشركة "إستيل كيس"، وهي شركة مصنعة للأثاث المكتبي بمدينة "ذا غراند رابيدز" بولاية ميتشغان، إنه ليس هناك أسلوب موحّد يناسب الجميع في إدارة الوقت. ويذكر: "عندما تكون مديراً جديداً، تحاول مساعدة فريقك على تحسين أدائهم باطلاعهم على ما توصلت إليه". ثم استدرك قائلاً: "لكن ستعرف بكل بساطة أن ما يُناسبك ليس بالضرورة يُجدي نفعاً مع الآخرين".

وهكذا أدرك أن المحادثات الفردية المتكررة هي الطريقة المثلى للتأكد من أن كل عضو من أعضاء الفريق يدير وقته على النحو الذي يتوافق معه. وإذا شعر الأفراد بزيادة الأعباء والضغوط الملقاة على عاتقهم على نحو مفرط من جراء "مسائل شخصية في البيت" أو "التشتت في عدة اتجاهات مختلفة"، فسيتسلل إليهم الشعور بالتوتر. كما أوضح أنه يعقد مثل هذه الاجتماعات من "منطلق التعاطف". ففي بعض الأحيان، يحتاج إلى تمديد الموعد النهائي أو مطالبة الموظف المضغوط في العمل بأن يُرشح زميلاً له قد يساعده في إنجاز مهمة معينة. وعلق قائلاً: "تتمثل مهمة القيادة العليا في توزيع الموارد حسب الأولويات".

في الخريف الماضي، قرر جيم وفريقه المكون من 12 من كبار القادة، في موقع إداري خارجي، الدخول في نشاط تجاري جديد. لقد أشركنا الجميع في إعداد الأهداف والمبادرة الاستراتيجية والإطار الزمني، وسرعان ما أدركنا أن جميع الأفراد المعنيين بالشوؤن التنفيذية، وهم معظم المدراء التنفيذيين المجتمعين في الغرفة، كانوا بالفعل منشغلين للغاية في مهامهم اليومية".

لذا، استعان جيم بمساعدة كبير مستشاريه لتحديد مواعيد العمل والاجتماعات الدورية لمتابعة إنجاز المشاريع في الجداول الزمنية للمدراء في سبيل إرشادهم إلى كيفية زيادة الإنتاجية في العمل لديهم.

وأفاد قائلاً في حديثه عن كيفية زيادة الإنتاجية في العمل بشكل دائم: "لإنجاح أي مبادرة مؤسسية، يجب إدراجها في الجداول الزمنية لفريق العمل". كما طالب كبير المستشارين بتقديم تقارير دورية أولاً بأول عن مدى التقدم الذي يحرزه كل عضو من أعضاء الفريق بصفة عامة، والالتزام بعقد اجتماعات منتظمة مع فريق العمل لاستعراض التطلعات والأولويات. واختتم حديثه قائلاً: "لا بد أن يتفق الجميع على هدف واحد يعملون على تحقيقه"، وفي النهاية، ستتمكن من تحسين الإنتاجية الخاصة بك إذا اتبعت الإرشادات أعلاه بدقة.