كيف تنظم حفل عشاء لتقوية شبكة المعارف في العمل؟

يهتم كثير من المهنيين بفكرة استضافة مناسبة خاصة للتعارف. وثمة فوائد مهنية من أن تصبح معروفاً وكأنك حلقة وصل بين أطراف مختلفة. وإذا كنت انطوائياً، يمكنك تنظيم مناسبات تنسجم مع تفضيلاتك بشأن الانخراط في المجتمع، وذلك بعد معرفتك كيفية تنظيم حفل عشاء مخصص للتعارف.

أما أنا فقد استضفتُ حوالي 80 حفل عشاء للتعارف خلال الأعوام الخمسة الماضية. كما عبرتُ عن رأيي حول مختلف جوانب هذه العملية، بما في ذلك كيفية إعداد قائمة الضيوف المناسبين. ولكن كثيراً ما تقف بعض التفاصيل الصغيرة عائقاً في طريق تحقيق ذلك: أين يجب أن تعقد مناسبة التعارف؟ ومن يدفع نفقاتها؟ وكيف يمكن تجنب لحظات الصمت المحرجة؟ فيما يلي 4 نقاط لوجستية رئيسية لضمان نجاح تجمعكم.

كيفية تنظيم حفل عشاء من أجل التعارف

أولاً، حدِّد المكان الذي تنوي استضافة مناسبتك فيه

إذا كنت ماهراً في الطبخ، فقد تحب فكرة دعوة أشخاص إلى بيتك. لا شك أنك ستمضي في بيتك لحظات من الألفة والانسجام، ولن يكون عليك التعامل مع ضجيج الازدحام أو الفرار من خدمة سيئة في مكان آخر. ولكن الأمور اللوجستية قد تكون صعبة.

شعرتُ بالخزي عندما اكتشفتُ أن العشاء الأول الذي أعددته في منزلي لستة أشخاص فقط لم يكفِ الاحتياجات الغذائية لاثنين من الحاضرين. كما لم أحظَ بوقت كافٍ للتعارف، حيث كنتُ مشغولة بالتجهيزات النهائية في المطبخ. لذا، إن كنتَ تفضل استضافة مناسباتك في المنزل، فخذ بعين الاعتبار تكليف واحد على الأقل من الطهاة أو الخدم حتى يكون لديك متسع من الوقت لبناء علاقات اجتماعية مع ضيوفك. واحرص على تقديم خيارات متنوعة من الأطباق الرئيسة.

أستضيفُ الآن جميع مناسباتي في مطعم، ذلك أن هذه الأماكن معتادة على مراعاة جميع القيود على النظام الغذائي من مرتاديها. نصيحة من خبير: نظِّم مناسباتك في بداية أسبوع العمل، إذ من الأرجح أن يكون المطعم أقل ازدحاماً وفوضى.

وبعدها، حدِّد كيفية سداد الفاتورة

إذا كنتم تتناولون طعامكم في الخارج، فإن أسوأ ما قد يحدث في الاجتماعات على العشاء هو لحظة وصول فاتورة الحساب. ويعد من النبل والشهامة دفع المضيف ثمن وجبات الطعام عن كافة الحضور، لكن التكلفة العالية لذلك قد تصبح سريعة إذا كنت تخطط لتنظيم مثل هذه اللقاءات بصورة دائمة. كما يُعد تضمين طلبات جميع الأشخاص في فاتورة واحدة كابوساً لوجستياً ("من تناول طبق المعكرونة بالخرشوف؟")، كما أن تقسيم المبلغ الإجمالي للفاتورة على نحو متساوٍ يمكن أن يظلم الأشخاص الذين لم يأكلوا كثيراً.

وقد يكون من الصعب في بعض المدن إيجاد مطاعم تقدم فواتير منفصلة للحفلات الكبيرة، حيث اتصل مساعدي بقرابة 100 مطعم ولم يقبل سوى 4 منها بقبول الفواتير المنفصلة، ولكن هذا الأمر هو خياري المفضل. ومن أجل ذلك، أحرص على إبلاغ المدعوين مسبقاً بأن "كل واحد منا سيدفع ثمن وجبته، وسيسهل المطعم ذلك من خلال تقديم فواتير منفصلة". إنه خيار يعتبره الكثير من الناس منصفاً. فعلى أي حال، لا يحضر هؤلاء الأشخاص مناسبتك طمعاً في وجبة مجانية، إنما يحضرون لتبادل الحديث مع أشخاص رائعين، وهذا هو ما يجب أن تركز عليه طاقتك بصفتك مضيفاً لهذه المناسبة.

تتعدد الآراء، ولكنني أيضاً معجبة بمشاركة المعلومات حول قائمة الضيوف مسبقاً

تستند بعض حفلات عشاء التعارف إلى فكرة أنه لا يجب عليك الحديث عن العمل حتى يتعرف الآخرون على "شخصيتك الحقيقية". هذه فكرة صحيحة، ولكنني لا أتبعها، إذ أعتقد أن العمل يمكن أن يكون جزءاً أساسياً من هوية الأشخاص الذين يقدّرون أنفسهم، ويجب أن يكون كذلك، ويُعد عدم الحديث عن العمل من قبيل التصنع. وبصفتي ذات شخصية انطوائية، فإنني أشعر براحة أكبر عندما أعرف مسبقاً الأشخاص الذين سيكونون بين الحضور حتى أتمكن من التفكير فيما سأناقشه معهم.

ولتحقيق ذلك الهدف، ورغبة في مساعدة الزملاء الانطوائيين، أرسل رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني إلى جميع المدعوين قبل أسبوع من الموعد المحدد، بحيث تحتوي على روابط إلى المواقع الإلكترونية الخاصة بالجميع أو صفحاتهم على موقع التواصل المهني "لينكد إن". وهذا يمكّنهم من التواصل معاً فيما بعد والبحث مسبقاً، إن أرادوا، عن رفقاء يأتون بصحبتهم إلى العشاء. وإذا كان الأشخاص يفضلون أن تكون تلك مفاجأة، فيمكنهم بكل بساطة تجاهل تلك الروابط.

وأخيراً، من المهم أن تتكفل أنت بالإعداد وتوجيه الحوار بصفتك المضيف في هذه المناسبة

ذلك أن كثيراً من المضيفين لا يفهمون دورهم التنظيمي، فيبقون في حالة سلبية ويفترضون أن مهمتهم تنتهي بجمع أولئك الأشخاص في قاعة واحدة. لكن ذلك وحده ليس كافياً. يعتبر الاختلاط بالغرباء أمراً محرجاً، ولا يمكنك توقع إجراء محادثات رائعة بشكل عفوي. لذا استخدِم سلطتك التنظيمية للمصلحة العامة وتولّى زمام الأمر. أما أنا فبعد أن يطلب الجميع عشاءهم، أقاطع المحادثات الفردية المستمرة بكل قوة، حتى إلى درجة التلويح بيدي والقول: "آسفة، أريد أن ألفت انتباه الجميع للحظة".

وفي نهاية الإجابة عن سؤال كيفية تنظيم حفل عشاء للتعارف، ربما تعود استضافة مناسبات التعارف بفوائد كبيرة عليك، سواء على الصعيد الشخصي أو المهني. ومن خلال اتباع هذه الاستراتيجيات، يمكنك ضمان نجاح مناسباتك، ولمس الرغبة الكبيرة للمشاركين في تلقي دعوتك مرة أخرى.

اقرأ أيضاً: 

• توقف عن حضور المناسبات الخاصة بالتعارف والتواصل
• 5 مفاهيم خاطئة عن التعارف
• دراسة حالة: هل العلاقات المتبادلة لعملائنا مثمرة أم مدمِّرة؟
• دراسة حالة: هل يعتبر منسقو العلاقات مع الزبائن مفيدين أم مضرّين؟