كيف تكتب بريداً إلكترونياً بدقة عسكرية

قد يكون البريد الإلكتروني المنسّق بشكلٍ سيئ في الجيش عاملاً فارقاً في إتمام مهمة أو فشلها. فقد تعلّمت في أثناء تأديتي الخدمة العسكرية كيفية تنظيم بريديي الإلكتروني لتحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح في مهماتي. ومنذ عودتي من الجيش، وأنا أطبق هذه الدروس على رسائل البريد الإلكتروني التي أكتبها في أثناء عملي في الشركات، الأمر الذي جعل خطاباتي المكتوبة أكثر دقة وأقل أخطاء، وأسفر عن ردود أسرع وأعلى جودة من الزملاء والعملاء. فيما يلي ثلاث من النصائح الرئيسية التي تعلمتها عن كيفية تنسيق رسائل البريد الإلكتروني بدقة رسائل العسكرية:

1. أضف كلمات مفتاحية في الموضوع. إن أول ما يراه مستلم بريدك الإلكتروني هو اسمك والموضوع، لذا من المهم أن يُعبّر العنوان عن الهدف من البريد الإلكتروني، وعلى وجه التحديد، ما المطلوب من المستقبِل فعله بناءً على بريدك. يستخدم الموظفون العسكريون الكلمات المفتاحية التي تحدّد نوع البريد الإلكتروني في العنوان. وتتضمن بعض هذه الكلمات المفتاحية ما يلي:

للتصرّف - المستقبل مُلزم أن يقوم بفعل ما.
للتوقيع - مطلوب توقيع المستلم.
للإعلام - لأغراض إعلامية فقط، وليس هناك داعٍ للرد أو القيام بإجراء ما.
قرار - يتطلب قراراً من المتلقي.
طلب - يسعى للحصول على إذن أو موافقة من قبل المستلم.
تنسيق - مطلوب التنسيق من قبل أو مع المتلقي.

في المرة القادمة التي ترسل فيها بريداً إلكترونياً عن الوضع الحالي إلى مرؤوسيك، جرّب استخدام العنوان: للإعلام - تحديث الحالة. وإذا كنت بحاجة إلى موافقة مديرك على طلبك إجازة، يمكنك كتابة: طلب - إجازة. أما إذا كنت مدير مشروع وتحتاج الرد على تقرير التنفيذ الأسبوعي من عدة أشخاص، فاكتب: للتصرّف - تقرير التنفيذ الأسبوعي. قد تبدو هذه الإشارات بديهية أو لا تحتاج إلى تمييز، لأنها مكتوبة بالأحرف الكبيرة، ولكن تأكد أن هذا الأسلوب سيساعدك على إبراز رسائلك في صندوق الوارد الخاص بالمتلقي، وسيضطره لمحاولة فهم الغرض من الرسالة. (كما أن هذا سيجبرك على التفكير فيما تريده حقاً من أي شخص قبل أن تسهم في زيادة الفوضى في صندوق الوارد خاصته).

2. ضع الخلاصة في البداية (بلوف). يستهلّ الموظفون العسكريون بريدهم الإلكتروني بتصريح قصير، معروف باسم بلوف (Bottom Line Up Front)، (نعم، هناك اختصارٌ لكل شيء في الجيش) حيث يوضح هذا التصريح الخلاصة من البريد الإلكتروني والعمل المطلوب بناءً عليه. لذا، يجب على (بلوف) الإجابة بسرعة عن الأسئلة الخمسة الأساسية: من، ماذا، أين، متى، ولماذا. فـ (البلوف) الفعال يعطي المعلومات الأهم للقارئ. إليك مثال على بلوف من كتيب سلاح الجو:

"بلوف: اعتباراً من 29 أكتوبر/تشرين الأول 2013، سيتم إلغاء جميع الوثائق التعليمية للقوات الجوية واستبدال المجلدات والملحقات التعليمية بها".

يساعد (بلوف) القارئ على الفهم السريع للإعلان، والقرار، ومتى ستكون الإجراءات الجديدة نافذة المفعول. فقد لا يريد القارئ بالضرورة معرفة كل المعلومات الأساسية التي أدت إلى هذا القرار، وقد يريد أن يعرف "كيف يؤثر هذا البريد الإلكتروني عليه شخصياً؟"، لذا على (بلوف) الإجابة عن هذا السؤال كل مرة. أما بالنسبة لعملي في الشركات، فلا استخدم الاختصار "بلوف" لأنه سيكون مُبهماً للمستقبلين، ولكنني أستهلّ رسائلي بذكر "الخلاصة" بخط عريض في بداية الملاحظات. وفي بعض الأحيان، أُعلّم الغاية بالخط الأصفر حتى تكون رسالتي واضحة تماماً.

إليك هذا المثال على (بلوف) وكيف يمكن استخدامها في الشركات:

"العنوان: للإعلام - العمل من المنزلشانون،
الخلاصة: سيتم خفض عدد الأيام التي يمكن للموظفين العمل فيها من المنزل من ثلاثة أيام في الأسبوع إلى يوم واحد، اعتباراً من 1 ديسمبر/كانون الأول.
خلفية الموضوع:
- الهدف هو تشجيع روح الفريق المعنوية وتعزيز التعاون. نال هذا القرار تأييد جميع أعضاء لجنة الإدارة".

إن شانون تعرف أنه لا حاجة للرد على هذه الرسالة لأنه تم وضع ترميز "للإعلام". كما أنها ستستوعب المعلومات في البريد الإلكتروني بسرعة نتيجة لوجود الخلاصة. ولأنه هنالك تغيير كبير في سياسة الشركة، تم إعطاء تفاصيل أكثر وخلفية أكبر عن الموضوع للتوضيح أن هذا القرار هو قرار نهائي مدعوم من الإدارة ويهدف إلى إحداث آثار إيجابية في الشركة.

3. اختصر. يعرف الموظفون العسكريون أن رسائل البريد الإلكتروني القصيرة أكثر فاعلية من الرسائل الطويلة، لذا يحاولون جاهدين وضع كل المحتوى في جزء واحد، وبالتالي لا يتعيّن على المستلم أن ينزل في بريده للأسفل للمتابعة. كما أنهم يتجنبون استخدام المبني للمجهول لأنه يجعل بعض الجمل أطول، كما ذُكر في دليل القوى الجوية: "بالإضافة إلى إطالة وتصعيب الجمل، يجعل المبنيّ للمجهول الجمل مبهمة في كثير من الأحيان". لذا، قم باستخدام المبني للمعلوم، الذي يضع الفعل ثم الفاعل فالمفعول به، وعندها سيصبح من السهل معرفة من يقوم بالعمل. فاستخدام المبني للمعلوم سيجعل "الأفعال تقوم بالفعل بالنيابة عنك". فمثلاً، عوضاً عن قولك "قُصف المصنع بواسطة ف 18" يقول موظفو الجيش: "قَصفت ف 18 المصنع".

وعلى الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني القصيرة عادةً ما تكون أكثر فعالية، فإن الرسائل الطويلة منتشرة بكثرة، حتى في الجيش. فإذا كان البريد الإلكتروني يتطلب مزيداً من التوضيح، فيجب أن تُدرج المعلومات الأساسية بعد (بلوف) كنقاط بحيث يستطيع المستقبلون فهم رسالتك بسرعة، كما هو الحال في المثال أعلاه.

وأخيراً، لمنع امتلاء صناديق البريد الإلكتروني، يقوم الموظفون العسكريون بإدراج روابط للمرفقات في نص الرسالة عوضاً عن إرفاق الملفات، الأمر الذي سيُجبر المتلقّي على التحقق من الموقع الإلكتروني الذي يحتوي على المرفقات، والذي من المرجح أن يزوده بأحدث إصدار من الملفات. كما أن الموقع الذي يحوي الرابط سيتحقق من أن المتلقي لديه البيانات الأمنية الصحيحة التي تعطيه صلاحية مشاهدة الملف، ومن أنك لا ترسل ملفات لأشخاص لا صلاحية لهم برؤيتها عن غير قصد.

وفيما يلي مثال عن بريد إلكتروني في شركة، استُخدمت فيه الكلمات الرئيسة في العنوان، والخلاصة، والتفاصيل، وخلفية الموضوع على شكل نقاط وباستخدام صيغة المبني للمعلوم:

الموضوع: للإعلام - تغيير الاجتماع
شانون،
الخلاصة: حددنا اجتماع التحديث الأسبوعي يوم الخميس الساعة 2 مساءً بتوقيت وسط أوروبا لمناقشة جدول رئيس الإدارة المالية.

الخلفية:
- بحثنا عن أوقات أخرى متاحة، ولكننا وجدنا أن هذا الوقت هو الوحيد الذي يصلح للاجتماع، وأنه من المهم أن تشاركي في المكالمة، لتستطيعي مناقشة قوائم الربح والخسارة.
- سيكون رئيس الإدارة المالية في بوسطن يوم الخميس في اجتماع خارجي مع إدارة اللجنة.
- وهو يريد مراجعة التقرير المالي والذي يمكن العثور عليه هنا (إدراج الرابط) قبل المكالمة.

إن اعتماد القواعد العسكرية للبريد الإلكتروني سيقدّم وضوحاً جلياً لمراسلاتك وكذلك لزملائك وعملائك.