يزداد شيوعاً العمل ضمن فريق موزع جغرافياً، يوجد أعضاؤه في مواقع مختلفة، وهو وضع بات يسبب العديد من التحديات، ففي غياب التلميحات غير الشفهية يصبح من الصعب في كثير من الأحيان قياس مدى تقدم العلاقة مع الطرف الآخر، وإن طرأ شيء ما وعرقل تلك العلاقة، فلن يكون بوسعك الاستفادة من التواصل غير الرسمي في إطار المكتب لإعادة التواصل واستعادة الثقة. فكيف يمكن حل نزاع في العمل عن بعد؟
حل نزاعات العمل عن بعد
قد تتطور بعض الأمور الصغيرة المزعجة التي لا تُعالج على الفور وتُولد شعوراً بالاستياء وتؤثر في النهاية على عملك. لا تدع المشاغل التي تؤرق علاقتك مع أعضاء الفريق الذين تتواصل معهم عن بعد تتضخم وتصبح أكبر مما هي عليه، هناك بعض التقنيات التي يمكنك استخدامها لإعطاء آراء تقييمية من شأنها أن تعيد العلاقة إلى مسارها الطبيعي.
على الرغم من أنك ربما تفكر في المشاغل المتصلة بعلاقتك بزميلك البعيد منذ فترة من الوقت، فإن الاتصال المفاجئ بعضو في الفريق لمشاركة ملاحظاتك البناءة معه قد يفاجئه تماماً. وقد يؤدي عنصر المفاجأة هذا على الأرجح إلى إثارة رد فعل دفاعي لديه وتقويض الثقة بدلاً من تقويتها، بدلاً من أن تمطر زميلك بتعليقاتك وآرائك، اتصل به واسأله عما إذا كان يمكنك تخصيص بعض الوقت للحديث عن كيفية سير الأمور، خصص بعض الوقت لمناقشة الأمور التي تسير على أحسن وجه وما يمكن تحسينه في علاقتكما. "أجد صعوبة في العمل عن بُعد، وأرغب في قضاء بعض الوقت في الحديث عن الأمور التي تسير على ما يرام، وكيف يمكننا تحسين فاعلية عملنا".
اقرأ أيضاً: كيف تعيد بناء علاقة الصداقة مع زميلك الذي تختلف معه؟
من الناحية المثالية، احرص، عندما تجري المحادثة، على الاتصال عبر الفيديو، وعدم الاكتفاء بالاتصال الصوتي فقط، عندما تضيف الفيديو، ستساعد تعبيرات وجهك على توضيح حسن نواياك وإيصالها له. إذا تعيّن عليك الاكتفاء باستخدام الهاتف، فلن يكون أمامك لتوصيل انفتاحك على الآخر سوى التعبير عن ذلك بكلماتك ونبرة صوتك، في هذه الحالة، كن صريحاً، واشرح أنك مهتم بجعل العلاقة تعمل بسلاسة لكليكما، وأنك منفتح على تقديم الملاحظات وتلقيها بالمثل. يمكنك أن تقول على سبيل المثال: شكراً جزيلاً على ترتيب اللقاء وتخصيص هذا الوقت له، شعرتُ أنه سيكون من المفيد أن نتبادل الآراء والملاحظات عن عملنا وعن كيف يمكننا العمل بفعالية عن بعد.
عندما يتعلق الأمر بإعطاء ملاحظات، استخدم الصيغة نفسها التي تستخدمها في أي موقف آخر مماثل تعطي فيه رأيك وملاحظاتك بشأن عمل زميل لك. أولاً، قدم ملاحظات واضحة وجلية عن سلوك زميلك في الفريق، واجعلها مجردة قدر الإمكان من أي أحكام، ومن وجهة الرأي الشخصية. (على سبيل المثال، بدلاً من أن تقول: لقد تعاملت معي بوقاحة. يمكنك أن تقول: عندما قاطعتني وأنا أحاول التعبير عن رأيي عبر الهاتف…). ثانياً، أوضِح تأثير سلوك الشخص الذي توجه إليه الملاحظات، عبّر عن ذلك التأثير من خلال ما كان عليه رد فعلك وانطباعك، وليس باعتباره حقيقة موضوعية، "عندما قاطعتني كنت أتحدث خلال مؤتمر عبر الهاتف، شعرتُ أنك لا تحترم ما لدي لأقوله". ثم اطرح سؤالاً مفتوحاً يشجع زميلك على خوض حوار معك، ويساعد كل منكما على فهم تصورات الآخر، "كيف بدت لك تلك المكالمة عندما كنت في غرفة الاجتماعات؟" واستمر في المحادثة إلى أن يتكون لدى كليكما رؤية واضحة حول كيفية جعل الأمور تسير على نحو أفضل في وضع مماثل في المرة المقبلة.
إدارة الحديث مع زملاء العمل
بينما تتحدث، وضِّح ما تريد قوله بأن تشرح في وقت واحد ما تفكر فيه وما تشعر به. على سبيل المثال، إذا توقفتَ عن الكلام للحظات، فلا تدع زميلك يتساءل عما تفكر فيه، يمكنك أن تقول: أعطني لحظة للتفكير في الأمر. إذا فوجئت بتعليق ما تلقيته، قل: هذا أمر مفاجئ لي، ليس لدي أي فكرة! إذا بدت المحادثة صعبة لك، قل: هذا أمر صعب بالنسبة لي، لكنني سعيد لأننا نضع هذه الأمور على الطاولة. سيبدو الأمر غريباً في البداية، ولكن مع مرور الوقت، ستعتاد على إضافة هذه الطبقة الإضافية من المعلومات إلى اتصالاتك.
إذا وصلت إلى هذه النقطة، فقد أحرزت بالفعل تقدماً هائلاً، لكن زملاءك في الفريق، العاملين عن بعد، يمكن أن يغيبوا بسهولة عن البال وعن النظر. للتأكد من أن التزاماتكما لن تتلاشى لمجرد أنكما لن تصادفا بعضكما عند آلة التصوير، خصص بضع دقائق في نهاية محادثتك لوضع خطة عمل، إذا أمكن ذلك، أدخل الإجراءات التي تتفقون عليها مباشرة ضمن تقويم جدول أعمالك. إذا التزمتما بعقد لقاء أسبوعي، فأرسل دعوة للاجتماع، إذا وعدت بالمتابعة خلال 24 ساعة من تلقي شيء ما، فاجعله مهمة مع تذكير في التقويم الخاص بك. يمكنك حتى برمجة تذكير شهري للمتابعة مع ذاك الزميل، لمجرد الوقوف على المستجدات أو رؤية كيف تسير الأمور.
أخيراً، استخدم التواصل المكتوب لتوثيق المحادثة. إذا كانت المسائل المطروحة بسيطة ويسهل حلها، فيمكن الاكتفاء بالبريد الإلكتروني. إذا كانت الأمور قد تدهورت أكثر مما ظننت، فقد يكون من المفيد إرسال رسالة عبر بريد المكتب الداخلي. اجعلها رسالة بسيطة عبِّر فيها عن امتنانك ورغبتك في تعزيز العلاقة وتنميتها، شيء مثل "شكراً على المحادثة التي أجريناها هذا الصباح. لقد تكونت لدي معرفة أفضل بكثير عن مدى صعوبة الأمر بالنسبة لك نظراً لأنك تعتمد على فريق المكتب الرئيسي لتحديد المواعيد النهائية. شعرت أيضاً أنك فهمت مشكلتي نظراً لأنه يجب عليّ توفير الدعم لعدة فرق إقليمية. بناء على اتفاقنا، سيكون لدينا من الآن فصاعداً، اجتماع قصير لمدة 15 دقيقة صباح الإثنين من كل أسبوع للتأكد من أننا متفقون على الأولويات. أكرر شكري".
معظمنا يتجنب أو يؤجل المحادثات غير المريحة حتى مع أفراد يجلسون إلى جوارنا، من الطبيعي أن نتجنب المواجهة. تخيل الآن مدى سهولة ترك المخاوف تتفاقم عندما يكون زميلك في الفريق على بعد منطقتين زمنيتين منك. تجنّب محادثة مهمة مع زميل في المكتب هي فكرة سيئة، والأسوأ منها هو تجنب تلك المحادثة مع زميل افتراضي تتواصل معه عن بعد. أخرج المشكلات إلى العلن وعالجها بأسرع ما يمكن قبل أن تُفسد علاقتك وتؤثر في قدرتك على إنجاز مهماتك، وبهذا ستتمكن من حل نزاع يحصل في العمل عن بعد.
تمت عملية الاشتراك بنجاح
عذراً،
أنت مشترك مسبقاً بالنشرة البريدية
