كيف تضمن دعوتك للاجتماعات المهمة في الشركة؟

في ثقافة عمل تعتمد على عدد كبير من الاجتماعات، غالباً ما نبحث عن أساليب للتهرب منها. ولكنك قد تضطر إلى حضور أحد الاجتماعات في بعض الأحيان، لأن القرارات التي ستُتّخذ ضمنه قد تؤثر عليك أو على فريقك، أو لأنك قد تشعر بأنك مستبعد من عملية اتخاذ القرارات المهمة. وسواء كان السهو أو القرار المتعمد من قبل منظم الاجتماع سبباً في عدم تلقيك للدعوة، يمكنك اتخاذ بعض الإجراءات لضمان مكانك على الطاولة.

ولكن في البداية، تمهل قليلاً.

نتحدث في أغلب الأحيان حول الحاجة إلى التقليل من عدد الاجتماعات التي نحضرها، وحول أهمية وجود الأشخاص المعنيين فقط في غرفة الاجتماعات، ولكن الواقع يقول إن عدم تلقي الدعوة لحضور الاجتماع قد يكون مؤلماً في بعض الأحيان. قد تكون قادراً على تفهّم الأسباب المنطقية التي أدت إلى عدم دعوتك، ولكن هذه الأسباب لن تكون كافية أمام رغبتك بالمشاركة في صنع القرار. وقد يكون الأمر أكثر إيلاماً عندما تدرك أن تجاهل دعوتك يتسبب بإرسال إشارات إلى فريقك وزملائك، الذين قد يتساءلون: "لماذا لم يحضر مديرنا هذا الاجتماع؟ هل تشهد مؤسستنا تغيرات في النفوذ والمسؤوليات؟". قبل اتخاذ أي إجراءات، فكر في حاجتك الفعلية لحضور هذا الاجتماع بموضوعية. واسأل نفسك:

• هل أنت من صانعي القرار المتعلق بموضوع الاجتماع؟
• هل ستؤثر نتيجة الاجتماع عليك أو على فريقك إلى درجة كبيرة؟
• هل يمكنك أن تضيف إلى الاجتماع ما لا يمتلكه الآخرون من معرفة أو معلومات؟
• هل ستقدم وجهة نظر فريدة لم تُعرَض من قبل؟

إذا كانت إجابتك عن أي من هذه الأسئلة هي "نعم"، فعليك عندئذ أن تباشر بعملية تحديد السبب وراء عدم دعوتك.

حدّد قيمتك

تمثل القيمة العامل الحقيقي الذي يضمن لك مكاناً في الاجتماعات. فإذا لم يوجه منظم الاجتماع الدعوة إليك، فمن المحتمل أنه لا يعرف القيمة التي يمكن أن تضيفها إلى الاجتماع. يجب أن تسأل نفسك عن المساهمة الفريدة التي يمكن أن تقدمها إلى الحوار الدائر ضمن الاجتماع. كيف يمكن أن تشارك في تحقيق هدف الاجتماع؟

لنأخذ أحد عملائي -ولنسمّه مارك- على سبيل المثال. يشغل مارك منصب المدير المساعد في منظمة أبحاث تعاقدية. كان مدير مارك يدير اجتماعات لمناقشة إعادة هيكلية الأعمال البحثية، ولم يوجه الدعوة إلى مارك لحضور هذه الاجتماعات. شعر مارك أنه دعوته للحضور ليست أمراً موجباً فحسب، بل ينبغي له أن يقود الاجتماعات أيضاً. وتساءل مارك عما إذا أصبح رأيه غير مهم. عندما استجمع مارك الشجاعة أخيراً للاستفسار عن الوضع، اكتشف أن مديره شعر بالإحباط لاضطراره إلى قيادة الاجتماعات نتيجة لشعوره بأن مارك لم يكن يتقدم باقتراحات لأفكارٍ وعملياتٍ لدفع إعادة الهيكلة إلى الأمام.

فوجِئ مارك عندما علم بهذا الأمر. وأدرك أنه أحد صانعي القرار المهمّين، غير أنه لم يكن يتصرف بما يتوافق مع هذه المكانة. كان مارك يعود إلى مديره في كل المسائل المتعلقة بإعادة الهيكلية في محاولة منه لعدم تجاوز حدوده، لكن طريقته السلبية كانت تقوّض مكانته. ولهذا، كان من الضروري أن يثبت قيمته إذا رغب في استعادة ثقة مديره. وعند تحقيق هذا الشرط، سيتمكن من الحصول على مكانه في الاجتماع، وحتى تولي قيادة هذه الاجتماعات.

قيّم أسلوبك

من المرجح أنك لا تُدعى إلى الاجتماعات بسبب تصورات الآخرين بشأن سلوكك.

لنأخذ عميلة أخرى -ولنسمّها كارين- مثالاً آخر. كانت كارين عضواً في فريق الامتثال القانوني لشركة سريعة النمو في مجال التكنولوجيا الحيوية. وكانت مكلّفة بالعمل مع قسم التسويق لضمان توافق الحملات والمواد الترويجية مع التوجيهات والمبادئ التوجيهية الحكومية. كانت كارين تُدعى على الدوام إلى الاجتماعات المهمة للتسويق، ولكنها لاحظت تزايد عدد الاجتماعات التي تُعقد دون حضورها. في الواقع، لم تشارك كارين في النقاشات التسويقية حتى قطعت الحملات شوطاً كبيراً في عملية التطوير، وفات الأوان بالنسبة لها على إحداث أي تأثير في قرارات فريق التسويق. بدأ هذا الأمر يتسبب بمشاكل كبيرة بين فريقي الامتثال القانوني والتسويق، نظراً لأن كارين أصبحت مضطرة إلى إيقاف حملات تسويقية كبيرة، أو إجراء تعديلات كبيرة عليها، في مراحل متأخرة من تطويرها.

عندما تحدثتُ مع زملاء كارين في قسم التسويق، قالوا لي إن حضورها في الاجتماعات كان مسبباً للإحباط. لقد كانوا يحترمون دورها في المساعدة على إدارة المخاطر القانونية للشركة، ولكنها كانت تميل إلى شطب الأفكار واتخاذ موقف متحفظ تجاه المسائل الرمادية غير المحسومة قانونياً، ما أدى إلى إصابة مجموعة التسويق بالإحباط. وكان الفريق يرغب في أن تصغي كارين إلى الأفكار بعقلية منفتحة، وتسهم في عمليات العصف الذهني، وتركز على الحلول بدلاً من المشاكل. عندما سمعت كارين هذه الملاحظات، أدركت أنها كانت تسهم بنوعية فريدة من المعلومات والمعرفة في هذه الاجتماعات، لكن أسلوبها كان يمنع الآخرين من رؤية هذه القيمة.

يمكنك أن تطلب من زملائك تقديم ملاحظاتهم إليك بشأن تصرفاتك، وإجراء التغييرات المطلوبة التي تدفع الآخرين إلى تقدير ما تقدمه. اجتهدت كارين في الإصغاء بفعالية واقتراح الحلول على نحو واضح -لا الاقتصار على تحديد المشاكل فقط- عند اكتشافها لمشكلة ما متعلقة بالامتثال القانوني. وأدت هذه التغييرات إلى تحويلها إلى شريك أفضل في الأعمال لزملائها في التسويق، وساعدتها على إعادة اكتساب مكانها في هذه الاجتماعات.

استخدم الاستراتيجية الصحيحة المناسبة للموقف

من المرجح أن تحتاج إلى أساليب مختلفة لضمان دعوتك إلى الاجتماعات المهمة حسبما يقتضيه الموقف. وإليك فيما يلي بعض النصائح المتعلقة ببعض المواقف الشائعة التي تعرّض لها عملائي بصورة متكررة.

مديرك يذهب إلى جميع الاجتماعات دون أن يدعوك إليها.

• حدد وقتاً للتحدث مع مديرك حول أهدافك واهتماماتك.
• تحدث بصورة مباشرة عن رغبتك في حضور اجتماعات معينة، واسأل عما يمكنك فعله لإثبات قيمتك.
• اسأل مديرك عن وجود مشاريع يمكنك أن تعمل عليها وتساعدك على المشاركة في هذه الاجتماعات.
• إذا وافق مديرك على ضرورة مشاركتك في الاجتماعات اللاحقة، فلا تكن خجولاً في تذكيره بهذا الالتزام. على سبيل المثال، يمكنك أن تسأل: "هل يمثل اجتماع الاستراتيجية المقبل فرصة مناسبة لي لإطلاع الحاضرين على بحث تحليل التنافسية الجديد الذي كنت أعمل عليه؟".

لديك زميل يستبعدك من الاجتماعات عمداً.

• حدد وقتاً لخوض حوار مع زميلك حول هذا النمط الذي تلاحظه.
• عندما تشرح الأسباب التي تجعل وجودك في هذه الاجتماعات ضرورياً، ركز على الأسباب المتعلقة بالأعمال فقط، لا اهتماماتك أو مشاعرك الشخصية.
• إذا بقي الحال على ما هو عليه، اطلب من أحد المدعوين (ممن تثق بهم) إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى منظم الاجتماع -ويفضل إرسال نسخة إلى المشاركين الآخرين أيضاً- للتشجيع على حضورك. من الممكن أن يقول زميلك هذا في رسالته شيئاً من قبيل: "أعتقد أن وجهة نظر فلان ستكون مفيدة للمجموعة في هذا الاجتماع. وأعتقد أننا يجب أن نفكر في دعوته إلى الحضور". وهكذا، لا يبقى القرار محصوراً بيد الزميل الذي كان يستبعدك فقط.

أنت غير معروف بالنسبة لمنظّم الاجتماع.

• يمكنك أن تبدأ بالتساؤل عما إذا كنت تمضي ما يكفي من الوقت في تطوير علاقة قوية مع زملائك في العمل. يمكن للتعرف على الزملاء بصورة وثيقة أن يزيد احتمال معرفتهم بعملك والقيمة التي يمكن أن تضيفها إلى الاجتماعات.
• إذا كنت ترغب في حضور اجتماع معين، فأوضح لمديرك رغبتك بالانضمام إلى الاجتماع دون مواربة، واطلب نصيحته بشأن ما يمكنك فعله لتحقيق هذه الرغبة.
• أطلِع منظم الاجتماع على نحو استباقي على الأسباب التي تجعل عملك متوافقاً مع هدف الاجتماع.
• اجعل من نفسك طرفاً مفيداً. وأطلِع منظم الاجتماع على المعلومات ذات الصلة، واعرض عليه المساعدة. يمكنك أن تقول على سبيل المثال: "أعلم أنك تنظم اجتماعاً لمناقشة استراتيجية المحاسبة الجديدة قريباً. وأعتقد أنك ستجد هذه المعلومات مفيدة لك. إذا وجدت حضوري مفيداً، فأنا مستعد للمشاركة في الاجتماع لمناقشة نتائج هذه المعلومات مع المجموعة".

قد يكون عدم دعوتك أمراً غير مقصود في أي من هذه المواقف. ويمكن في أغلب الأحيان تدارك هذا السهو بالإعلان صراحة عن رغبتك في الحضور، وشرح القيمة التي يمكنك أن تضيفها إلى الاجتماع.

عندما لا تتلقى الدعوة لحضور اجتماع ما، من السهل أن تتهم الآخرين وتلقي باللائمة عليهم بسبب استبعادك، ولكن هذا لن يؤدي عادةً إلى تغيير الموقف وتلقي الدعوة. في نهاية المطاف، تقع مسؤولية إثبات أهمية حضورك للاجتماع على عاتقك أنت فقط.