8 قواعد أساسية لعقد اجتماعات مثمرة

إذا أردت أن يكون فريقك فعالاً، فيجب عليك الالتزام بالقواعد الأساسية لعقد الاجتماعات المثمرة، والاتفاق على كيفية استخدامها. معظم الفرق التي تمتلك قواعد أساسية لا تستخدمها بانتظام، ومع ذلك، يمكن أن يحسن وضع القواعد التي تطبقها باستمرار أداء فريقك في حل المشكلات واتخاذ القرارات بطريقة ملحوظة.

هناك أنواع مختلفة من القواعد الأساسية لعقد الاجتماعات الفعالة، منها القواعد الإجرائية مثل "ابدأ في الموعد المحدد وانتهِ في الموعد المحدد" و"اجعل هاتفك على وضع الهزاز الصامت". هذه القواعد الإجرائية مفيدة لكنها لا تساعد فريقك في خلق سلوك إنتاجي يتجاوز، على سبيل المثال، التزام الجميع بالمواعيد والهواتف الصامتة.

هناك أيضاً القواعد الأساسية المجردة مثل "عامل الجميع باحترام" و"كن بنّاءً". وتركز هذه القواعد على الناتج المرغوب لكنها لا تحدد سلوكيات معينة تعبر عن الاحترام أو تعتبر بنّاءة. ونتيجة لهذا، تسبب القواعد المجردة مشكلات إذا كان لدى أعضاء المجموعة أفكار مختلفة حول التصرف بطريقة محترمة. بالنسبة إلى بعض أعضاء المجموعة، ستجد أن التصرف باحترام يعني عدم إثارة مشكلات الأعضاء في المجموعة، وبالنسبة إلى الأعضاء الآخرين قد يعني هذا العكس.

القواعد الأساسية السلوكية أكثر نفعاً، فهي تصف تصرفات بعينها يتعين على أعضاء الفريق اتخاذها للتصرف بفاعلية. إليك مثال على القواعد الأساسية السلوكية: "وضح وجهة نظرك واطرح أسئلة حقيقية" و"اشرح منطقك وقصدك".

كيف نطبق القواعد الأساسية لإدارة الاجتماعات المثمرة؟

لكي تكون القواعد الأساسية فعالة، يجب تطبيقها اعتماداً على الأبحاث الخاصة بأفضل الممارسات في مكان العمل. على سبيل المثال، حددت الأبحاث ثلاث نتائج تحتاج جميع فرق القيادة إلى تحقيقها: الأداء القوي وعلاقات العمل الإيجابية وسلامة الفرد. لكن وضع الكثير من القواعد الأساسية يهدم نتيجة أو أكثر منها.

على سبيل المثال، تجد بعض الفرق عندما يخرج أحد أعضاء الفريق عن الموضوع تقول صراحة "هذا يخرج عن موضوعنا" أو تستخدم كلمة متفقاً عليها مثل "قنديل البحر". وكل هذه التغييرات الواردة على القواعد الأساسية تعتمد على افتراض أن قول الشخص "قنديل البحر" هو الطريقة الصحيحة للإشارة إلى خروج شخص آخر عن الموضوع.

لكن الأبحاث توضح أن الإشارة إلى خطأ عضو في الفريق قد تسبب نتائج غير مرغوبة إذا كان الشخص المشير إلى ذلك الخطأ مخطئاً: فإما أن هذا الشخص سيستمر في طرح المسألة أو سيمتنع عن المشاركة حتى انتهاء الاجتماع. وقد يترتب على ذلك سوء جودة القرارات التي يتخذها الفريق بسبب عدم الاستماع إلى مساهمات هذا الشخص أو لأنه لن يلتزم بتنفيذ القرار.

هناك طريقة أخرى أكثر إنتاجية للتعامل مع هذا الموقف هي إنشاء قاعدة أساسية حول اختبار الافتراضات والاستنتاجات. يمكنك أن تقول، على سبيل المثال، "علي، لا أرى علاقة بين تعليقك حول خصومات الموردين وضرورة إطلاقنا للمنتج الجديد. هلّا ساعدتني في فهم الرابط؟ أو إذا كان هذا موضوع آخر، هل يمكننا أن نحدد ما إذا كنا سنناقشه ومتى؟". يتيح لك ذلك التحقق بسرعة من استنتاجك بأن تعليق علي لا علاقة له بالموضوع.

وقد تكتشف أن علياً يفكر بمنهجية أكثر من باقي أعضاء الفريق، وأنه حدد مشكلة مهمة لم ينتبه إليها أحد. فإذا قال علي إن تعليقه لا يرتبط مباشرة بموضوع النقاش، ولكن يجب مناقشته لاحقاً، يمكن للفريق أن يتفق بسرعة على نقاش هذه المشكلة أو تركها. وهذا سيؤدي إلى اتخاذ الفريق لقرارات أفضل، وفهم أفضل يحسّن من علاقات العمل، وسيقلل من شعور الإحباط لدى الجميع أيضاً.

نصائح عملية لعقد اجتماعات عمل ناجحة

طوال 30 عاماً من العمل على مساعدة فرق القيادة، طورت مجموعة من القواعد الأساسية (أسمّيها سلوكيات) مستلهمة من ثمانية أبحاث، وبإمكان هذه المجموعة مساعدة الفرق في تحسين أدائها وعلاقات العمل وسلامة الفرد.

وضّح وجهات النظر واطرح أسئلة حقيقية. يساعد هذا الفريق في الانتقال من الأحاديث الأحادية والجدال إلى محادثة يمكن للأعضاء المشاركين فيها فهم وجهة نظر الجميع والتعرف على الاختلافات في وجهات نظرهم.

شارك جميع المعلومات المرتبطة بموضوع النقاش. هذا يسمح للفريق بتطوير مجموعة شاملة ومشتركة من المعلومات التي باستخدامها يمكن حل المشكلات واتخاذ القرارات.

استخدم أمثلة محددة واتفق على معنى الكلمات المهمة. هذا يضمن استخدام جميع أعضاء الفريق للكلمات ذاتها بالمعنى نفسه.

اشرح منطقك وماذا تقصد. يسمح هذا لأعضاء الفريق فهم كيفية توصل الآخرين إلى استنتاجاتهم ورؤية النقاط التي يختلف فيها منطق أعضاء الفريق.

ركز على المصالح المشتركة لا موقف الأعضاء من الموضوع المطروح. بالانتقال من الجدال حول الحلول إلى التعرف على الاحتياجات اللازم تلبيتها لحل مشكلة، فإنك تقلل من النزاع غير المثمر وتزيد من قدرتك على تطوير حلول يلتزم بها الفريق بأكمله.

اختبر الافتراضات والاستنتاجات. يضمن هذا اتخاذ الفريق للقرارات بناءً على معلومات صحيحة بدلاً من التفاصيل الخاصة التي يقدمها أعضاء الفريق حول ما يعتقده أعضاء آخرون ودوافعهم.

صمّم الخطوات التالية بالاشتراك مع الآخرين. يضمن هذا التزام الجميع بالتحرك معاً كفريق.

ناقش المشكلات التي لم تتطرقوا إليها. هذا يضمن تناول الفريق للمشكلات المهمة التي لم يتطرق إليها أحد والتي تعيق نتائجه ولا يمكن حلها إلا في اجتماع لأعضاء الفريق.

ولكن حتى إذا وضع فريقك مجموعة من القواعد الأساسية الفعالة، فلن يكون فريقك أكثر فاعلية ما لم تتفقوا على كيفية استخدام هذه القواعد. إليك كيفية فعل ذلك:

اتفقوا صراحة على القواعد الأساسية وما تعنيه كل منها. لا تعتبر مجموعة السلوكيات التي تضعها قواعد أساسية لفريقك حتى يتفق الجميع على استخدامها. استُخدِم مصطلح القواعد الأساسية في الأصل لوصف قواعد البيسبول التي اتفقت الفرق على استخدامها في مكان أو ملاعب معينة. وكانت هذه القواعد -وما زالت- ضرورية للعب البيسبول بالطريقة الصحيحة في الأماكن المختلفة. وبالمثل، عندما يأخذ أعضاء فريقك وقتاً لمناقشة وتطوير فهم مشترك لما تعنيه قواعدك، فإنك تزيد من فرصة تطبيق هذه القواعد باستمرار وفاعلية في المواقف المختلفة.

طور عقلية فريق تتماشى مع القواعد الأساسية. السلوكيات التي يستخدمها فريقك تحركها العقلية (أي القيم والافتراضات) التي تعمل بها. فإذا تبنيت قواعد أساسية فعالة مع العمل بعقلية غير فعالة، فلن تعمل القواعد الأساسية على سبيل المثال، إذا افترضت أنك مُحق بشأن خروج علي عن الموضوع، فلن تتحقق من استنتاجك، بل ستطلب منه الرجوع إلى الموضوع فحسب. لكن إذا افترضت أنك ربما أغفلت شيئاً يراه علي، سينتابك الفضول حول العلاقة التي يراها علي بين تعليقه وموضوع النقاش.

الاتفاق على مسؤولية الجميع عن مساعدة الآخرين في استخدام القواعد الأساسية. الفرق على درجة من التعقيد تجعل من الصعب توقع أن القائد الرسمي وحده يمكنه اكتشاف عضو الفريق المخالف لقاعدة أساسية، ففي الفرق الفعالة، يتشارك جميع الأعضاء هذه المسؤولية، أي أنه يجب على الفرق الاتفاق على كيفية تدخل الأعضاء عندما يجدون أعضاء آخرين يخالفون قاعدة أساسية.

ناقش كيف تستخدم القواعد الأساسية وكيف تتحسن فيها. خصص خمس دقائق في نهاية كل اجتماع للفريق لمناقشة النقاط التي استخدمتم فيها القواعد الأساسية بنجاح والنقاط التي يمكنكم التحسن فيها. إذا وجدت نفسك تجري هذه المحادثات خارج الفريق، فلن تبني فريقاً أفضل.

القواعد الأساسية لإدارة الاجتماعات المثمرة أدوات قوية لتحسين عمليات الفريق، وبمجموعة سليمة من السلوكيات والاتفاق صراحة على ما تعنيها وكيفية استخدامها، سيرى فريقك نتائج أفضل فيما يخص اجتماعات العمل.