5 قرارات عليك اتخاذها قبل أخذ إجازة من العمل

لم يتمتّع عميلي سامر بإجازة حقيقية منذ أكثر من 10 سنوات، لقد سافر مع عائلته بالطبع، لكنه لطالما شعر بضرورة أن يبقى على تواصل بالشركة بصفته المسؤول التنفيذي للعمليات خشية أن تبرز مشكلة ما في أثناء تمدده على الأريكة في مكان ما بعيداً عن المكتب، فكان يتفقد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به كل صباح ومساء، ويتلقّى المكالمات حسب الضرورة، ويقضي معظم إجازاته في العمل إلى حين بدأ يشعر بالاحتراق الوظيفي. "عدت إلى المكتب دون أي شعور بالطاقة والحيوية، وواصل مستوى طاقتي الانخفاض مع كل إجازة إلى أن خارت قواي". ولاحظ أنه بدأ يفتقد إلى الطاقة والحافز للنهوض من الفراش، وكان يشعر بالتوتر والقلق صباح كل يوم اثنين، ولم يعد صبوراً على أطفاله. "لم تعجبني تصرفاتي أو أسلوب تعاملي مع عائلتي أو زملائي".

وقد يخيّل إلينا أن الانفصال عن العمل في أثناء الإجازة سهل، لكن ثقافات بعض الشركات تتطلّب منا البقاء على تواصل أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو حضور الاجتماعات للحفاظ على سير الأعمال. ومع ذلك، تظهر البحوث والتقارير التي يعود تاريخها إلى العقد الأول من القرن العشرين أن أخذ الإجازات، بمعنى الانفصال التام عن العمل، أمر بالغ الأهمية لتقليل الاحتراق الوظيفي وزيادة الطاقة والاندماج في العمل وتحسين الصحة العامة والرفاهة، ما يؤدي بدوره إلى مزيد من الإنتاجية.

كيف تحقق الانفصال الذهني عن العمل في أثناء إجازتك لتنعم بكل هذه الفوائد إذاً؟ فيما يلي 5 نصائح لوضع حدود ثابتة بطريقة احترافية.

زوّدهم بخطة عمل

بمجرد أن يوافق مديرك على إجازتك، أخبره أنك لن تكون متاحاً خلالها، لست مضطراً إلى الإفصاح عن الوجهة التي تنوي السفر إليها أو الأنشطة التي ستمارسها، لكن اشرح له فائدة الإجازة في تعزيز أدائك إبان عودتك. على سبيل المثال، هل سيتيح لك الانفصال الذهني عن العمل والطاقة التي ستكسبها خلال الإجازة تصفية ذهنك ومساعدتك على التركيز على المشروع الكبير القادم؟

يجب أن تتضمن هذه المحادثة أيضاً خطة تقدمها لمديرك أو لزملائك حول هوية الأشخاص الذين سيتولون مسؤولياتك في أثناء غيابك. اكتب هذه الخطة في مستند، خاصة إذا كنت تنوي قضاء إجازة طويلة. مَن هو الشخص الذي يمكنهم التواصل معه عند ظهور مشكلة طارئة؟ ومن هو الشخص الذي سيضمن اكتمال جميع المنجزات؟ اسأل مديرك عما إذا كانوا بحاجة إلى أي معلومات أخرى إضافية، فكلما تعاونت معهم وهيأتهم قبل الإجازة، قلّ شعورهم بالتوتر وزادت احتمالية استمتاعك بوقتك دون انقطاع.

أدرج وقت الإجازة في جدول مواعيدك

صحيح أنك تقدمت بطلب الإجازة ضمن نظام التتبع الخاص بشركتك، لكن لن يتذكر مديرك ما إن كان موعدها بعد أسابيع أو أشهر، ولن يعرف شركاؤك المتعددو التخصصات أيضاً أنك خارج المكتب إلى حين يصلهم الرد الآلي عندما يحاولون التواصل معك. لذلك، بمجرد أن يوافق المدير على إجازتك، أرسل دعوة إلى مديرك وأعضاء الفريق وأصحاب المصالح المتعددي التخصصات مضمونها "[اسمك] خارج المكتب - غير متاح" واجعلها مفعّلة على مدار اليوم، إذ سيتيح لهم ذلك الاستعداد لفكرة غيابك وإبلاغك بأي احتياجات قبل مغادرتك.

أرسل إشعارات مسبّقة للاجتماعات الدائمة

لا تكتفِ برفض الاجتماعات الدائمة في أسبوع إجازتك فقط، إنما أرسل رسائل بريد إلكتروني لتتيح للأشخاص الذين يديرون هذه الاجتماعات معرفة أنك لن تكون حاضراً، واسألهم أيضاً عما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة منك قبل إجازتك، كما سيوضح ذلك لشركائك مدى قدرتك على تحمّل المسؤولية ويمنحك فرصة إبلاغهم بغيابك فترة من الوقت. إذا كان الاجتماع يُعقد على زووم أو مايكروسوفت تيمز أو أي منصة تواصل أخرى، فاطلب من القائد تسجيل الاجتماع لك إذا كنت ستحتاج إلى تلك المعلومات لاحقاً عند عودتك. أما إذا كان الاجتماع وجهاً لوجه، فاطلب من القائد إرسال الملاحظات المهمة لك وإعلامك بالمجالات التي تتطلّب اهتمامك عند عودتك.

اكتب تفاصيل إضافية في إشعار "خارج المكتب"

يُحجم معظم الموظفين عن ترك وظائفهم لعدم وجود من ينوب عنهم في أداء أعمالهم أو يستجيب لحالات الطوارئ. ومن المهم بالتالي أن تذكر ماهية الشخص الذي سيكون متاحاً في أثناء غيابك في رسالة "خارج المكتب" الآلية. احرص على اختيار كلمات حازمة واحترافية في الوقت نفسه، فإذا كنت متساهلاً في رسالتك، كالقول بأنك "ستتأخر في الرد"، فسيتوقع زملاؤك منك أن ترد على رسائلهم ولو بعد فترة، بل يجب أن يتضمن إشعار "خارج المكتب" أنك لن تتحقق من بريدك الإلكتروني ولن تكون متاحاً للتواصل إلى حين عودتك في تاريخ [X].

اتفق مع مديرك حول هوية الشخص الذي يجب التواصل معه في حالات الطوارئ وهوية الشخص الذي سيتعامل مع الاستفسارات الأخرى المهمة ولكن غير العاجلة. وزوّد الشخص الذي سيرد على الاستفسارات بالوكالة عنك في أثناء غيابك بمعلومات التواصل المهمة. وإذا كنت تستخدم قناة تواصل مثل سلاك أو زووم أو مايكروسوفت تيمز، فاعرض المعلومات نفسها في حالتك الشخصية أيضاً.

أرسل تذكيراً أخيراً

أرسل بريداً إلكترونياً إلى مديرك وأعضاء الفريق وأصحاب المصالح المتعددي التخصصات لإعلامهم بموعد إجازتك وتاريخ عودتك في الأسبوع السابق لإجازتك. وذكّرهم أنك لن تكون متاحاً ولن ترد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات. وبيّن لهم مكان العثور على المعلومات التي قد يحتاجون إليها وهوية الأشخاص الذين سيتولون مهامك في أثناء غيابك، إذ يوضح هذا النوع من التذكيرات أنك شخص استباقي ومهني وواع بضرورة الحفاظ على سير العمل في أثناء غيابك، كما يساعد أيضاً في تقليل عدد القضايا التي تحتاج إلى اهتمامك عند عودتك.

سيقدّر الزملاء حرصك على وضع حدود واضحة عندما تكون في إجازة ومساعدتك لهم بشكل استباقي لضمان نجاحهم. لكن احرص على الالتزام بتلك الحدود بمجرد وضعها! لا تقرأ الرسائل النصية أو الرسائل الإلكترونية، لأنك بمجرد أن تفتح باب العمل، سيصعب عليك إغلاقه مرة أخرى.

أما بالنسبة إلى سامر، فقد طبّق هذه النصائح وأمضى أسبوعاً كاملاً الشهر الماضي مع أطفاله دون أن يرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو أن يحضر اجتماعاً واحداً. وأحدث انفصاله الذهني عن العمل فارقاً كبيراً في طاقته واندماجه في حياته المهنية والشخصية على حد سواء. "عُدت وأنا مفعم بالطاقة والحيوية، وكنت مستعداً للتعامل مع أي شيء، بما في ذلك الواجبات المنزلية. والأهم من ذلك، أخبرني أطفالي أنهم استمتعوا بوقتهم معي لأنني كنت مستمتعاً بوقتي بالفعل". ويمزح قائلاً إنه مُدمن عمل حصل على تجديد لطاقته، فالفوائد أعظم من أن نتجاهلها. وماذا على قائمة مهامه الآن؟ يخطط لقضاء عطلة صيفية تتيح له الانفصال الذهني عن العمل مرة أخرى.