كيف تضمن عدم تجاهل رسائلك الإلكترونية؟

2 دقيقة
رسالة إلكترونية
shutterstock.com/Dontree_M
استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية
Play Audio Pause Audio

لا يتمتع عملاؤك وزملاؤك برفاهية الوقت للتفاعل كلياً مع كل رسالة إلكترونية يتلقونها، فبعضهم يتلقى مئات الرسائل يومياً. لذلك يبدؤون بالرسائل التي يمكنهم التعامل معها بسرعة، وقد لا يجدون الوقت أبداً للرد على باقي الرسائل أو حتى قراءتها.

إذاً، كيف تجذب انتباههم إلى رسالتك؟ جرّب هذه النصائح:

التزم باستخدام الأحرف الكبيرة وعلامات الترقيم القياسية. قد تبدو معايير الكتابة الجيدة مضيعة للوقت في الرسائل الإلكترونية، خصوصاً عندما تُكتب على الأجهزة المحمولة. لكنها تعكس مدى اهتمامك بأدق التفاصيل. حتى لو كان أعضاء فريقك لا يتبعون هذه المعايير في رسائلهم، ميّز نفسك باستخدامها. فالرسائل الإلكترونية المليئة بالأخطاء تعطي انطباعاً بالإهمال، وأسلوبها المختصر قد يسبب الارتباك للمتلقي. تذكّر أن كتابة رسالة واضحة من البداية تأخذ وقتاً أقل من إعادة شرح ما تقصده في رسالة لاحقة.

ابدأ بطلبك مباشرة مع مراعاة اللباقة

ادخل في صلب الموضوع مباشرة عند تقديم الطلب. لا داعي لمدح المتلقي أو تملقه أولاً (على الرغم من أن مجاملة سريعة قد تساعدك؛ “مقابلة رائعة. شكراً على الإرسال. هل لي أن أطلب معروفاً؟”)   حدد بوضوح المواعيد النهائية وغيرها من التفاصيل الضرورية للمتلقي لإنجاز المهمة على أفضل وجه وفي الوقت المحدد.

اختصر، ولكن باعتدال

الرسائل الطويلة مملة وتستنفد طاقة القارئ. كلما زاد عدد الأسطر التي يتعين على المستلم قراءتها، قلّ اهتمامه برسالتك. على الأرجح سيتصفحها بسرعة وسيفوت تفاصيل مهمة، أو قد يتجاهلها تماماً. لذلك حاول كتابة رسالتك بحيث يمكن للمتلقي قراءتها كلها دون الحاجة إلى التمرير. ركز على المضمون واختصر لغتك.

ولكن احرص في أثناء اختصار رسالتك على إبقاء المعلومات الأساسية. على سبيل المثال، عند تقديم تحديث حول مشروع ما، قدّم المعلومات الأساسية لمساعدة القارئ على فهم السياق. ضع نفسك مكان متلقي الرسالة. هو ليس على اطلاع على مشروعك بالتفصيل مثلك، وربما كانت لديه مشاغل كثيرة أخرى، لذا ذكّره بحالة المشروع خلال آخر تحديث لك، واشرح له ما استجد منذ ذلك الحين.

رتّب الأحداث بوضوح

في حالة حدوث نزاع كبير داخل الشركة، عادة ما يطلب المحامون من موكليهم سرد “تسلسل زمني للأحداث ذات الصلة” يوضح أهم الوقائع التي أدت إلى الخلاف. تساعد هذه الوثيقة المعنيين جميعهم على فهم تطور الأحداث، ويمكنك اعتماد نهج مماثل عند صياغة رسائلك الإلكترونية. سيساعدك ذلك على تنظيم أفكارك في سرد منطقي متماسك. ستجذب قصة لها بداية ووسط ونهاية واضحة اهتمام القارئ بفعالية أكبر من الحقائق المبعثرة التي تتخللها الآراء.

احرص على أن يكون سطر موضوعك مختصراً ويقدم معلومات كافية

قبل الضغط على “إرسال”، راجع عنوان رسالتك. فإذا كان عاماً أو فارغاً، فستضيع رسالتك في بريد المتلقي المزدحم. إذا كنت تطلب من شخص ما اتخاذ إجراء ما، فشدد على ذلك في سطر الموضوع. اجعل طلبك سهل التحديد والتنفيذ أيضاً.

ضمّن المستلمين بحكمة

أضِف فقط أولئك الذين سيفهمون على الفور سبب تضمينهم في رسالتك الإلكترونية؛ لا تنقر تلقائياً على “الرد على الكل”. قد يكون مرسل الرسالة قد أفرط في نسخ العديد من الأشخاص (CC)، وإذا كررت هذا الخطأ، فستستمر في إزعاج المستلمين الذين لا حاجة إلى إقحامهم في الأمر. تجنّب أيضاً استخدام النسخ المخفية الوجهة (BCC) إلا إذا كنت متأكداً من ضرورة ذلك، بتصرف كهذا، تترك انطباعاً لديهم بأنك غير كتوم.

تنويه: يمكنكم مشاركة أي مقال من هارفارد بزنس ريفيو من خلال نشر رابط المقال أو الفيديو على أي من شبكات التواصل أو إعادة نشر تغريداتنا، لكن لا يمكن نسخ نص المقال نفسه ونشر النص في مكان آخر نظراً لأنه محمي بحقوق الملكية الدولية. إن نسخ نص المقال بدون إذن مسبق يعرض صاحبه للملاحقة القانونية دولياً.

جميع الحقوق محفوظة لشركة هارفارد بزنس ببليشنغ، بوسطن، الولايات المتحدة الأميركية 2024 .