شارك
الرئيسية
4 دقيقة
ملخص: تُظهر الأبحاث أن الموظفين يشعرون بضغوط كبيرة للموافقة على الطلبات أكثر مما نتصور، ويوافقون في كثير من الأحيان على تنفيذ أعمال لا يرغبون في تنفيذها، مثل تولي المهام المرهقة التي لا تزيد من فرص حصولهم على الترقية المرجوّة. بصفتك مديراً، كيف يمكنك التأكد من أن موظفيك لا يتولون المهام لأنهم يشعرون بأنهم مجبرون عليها، بل لأنهم يريدون ذلك بالفعل؟ في هذا المقال، يشارك المؤلفون 3 اقتراحات مدعومة بالأبحاث حول كيفية تعزيز فرص الموافقة الطوعية عند تقديم الطلبات: 1) احرص على منح الطرف الآخر وقتاً كافياً للرد. 2) احرص على طلب الرد عبر البريد الإلكتروني. 3) شارك مثالاً حول كيفية التعبير عن رفض الطلب.
عند تعيين موظفين لتنفيذ مشروع ما، أو عندما تطلب من فريقك العمل لساعات إضافية، أو عندما تبحث عن شخص ما لتنفيذ مهمة عاجلة من أجل إنهاء العمل بالموعد المحدد، قد ترى أحياناً أن عليك حمل موظفيك على قبول أخذ هذه المهام بأي ثمن، لكن ما هو ذلك الثمن؟ عندما يشعر الموظفون بالضغط أو تأنيب الضمير للموافقة على طلب لا يروق لهم، فقد يخلق ذلك لديهم مشاعر الندم والإحباط والاستياء. عندما يكون الموظف مضطراً أو مجبراً على الموافقة في البداية على تنفيذ طلب ما، فمن الممكن أن ينفّذ هذا الطلب بجودة أقل أو يتراجع عن التزامه في وقت غير مناسب.
إذا كنت تريد الحفاظ على التزام الموظفين ومشاركتهم، وتريد تجنب تجاوز الحدود من خلال الضغط عليهم دون قصد لتنفيذ مهام لا يفضلونها، فيجب ألا تكتفي بحملهم على الامتثال لطلباتك أو قبولها على مضض، إذ يتطلب الأمر الحصول على موافقة طوعية وحقيقية. لكن يجهل العديد من الأشخاص كيفية تقديم الطلبات بطرق لا تشكل ضغطاً على الطرف الآخر الذي نطلب منه.
ما الذي تظهره الأبحاث؟
تشير الأبحاث إلى أن الموظفين يشعرون بضغوط كبيرة للموافقة على الطلبات أكثر مما نتصور، ويوافقون في كثير من الأحيان على تنفيذ أعمال لا يرغبونها، مثل تولي المهام المرهقة التي لا تزيد من فرص حصولهم على الترقية المرجوّة والسماح بالوصول إلى المعلومات الرقمية الخاصة، وحتى المشاركة في أفعال غير أخلاقية. يؤدي طلب تنفيذ مهمة معينة، لا سيما عندما نكون في موقع قوة وسلطة، إلى وضع الطرف الآخر في موقف محرج لأن الناس في معظم الأحيان يجدون صعوبة في رفض الطلبات.
لمواجهة الضغط الذي يشعر به الأشخاص للموافقة على الطلبات، اقترح العديد من الباحثين والممارسين استراتيجيات يمكن أن يستخدمها هؤلاء الأشخاص لرفض الطلبات، على سبيل المثال، يُنصح الأشخاص المستهدفون باستخدام تأكيدات الذات، وصيغ الرفض، مثل قول "لا أفعل كذا" بدلاً من "لا أستطيع فعل كذا"، والرفض الإيجابي واستراتيجيات "نعم، لا، نعم" (yes, no, yes) لمساعدتهم على رفض الطلبات التي يفضلون عدم الموافقة عليها.
على الرغم من ذلك، فإن مثل هذه الإجراءات التدخلية تضع عبء رفض الطلب بالكامل على عاتق الشخص المستهدف، وقد يصعب تطبيق هذه التدخلات كما أنها قد لا تكون فعالة، إذ تتطلب غالباً من الأشخاص المستهدفين ابتكار إجابات مدروسة ومفصّلة وتتكون من عدة أجزاء، التي يكون من الصعب تنفيذها عندما يتعرض هؤلاء الأشخاص للضغط لإنجاز مهمة ما واتخاذ القرار فوراً.
إذاً، ما الطريقة البديلة التي يمكن أن يستخدمها مقدمو الطلبات لصياغة طلباتهم بطريقة يشعر من خلالها الشخص المستهدف بقدرة أكبر على اتخاذ قراراته الطوعية بصدق ودون الشعور بإلزامية التنفيذ؟ ثمة استراتيجية شائعة يستخدمها مقدمو الطلبات، وهي إضافة عبارة على غرار "ولكن لك الحرية الكاملة في الرفض" في نهاية الطلب. على الرغم من ذلك، توصلت الأبحاث إلى أن مثل هذه الضمانات ليس لها تأثير يذكر على مدى شعور الأشخاص المستهدفين بالحرية في رفض الطلب؛ إذ يعلم هؤلاء عموماً أنهم يستطيعون رفض الطلب؛ لكن تكمن المشكلة الحقيقية في معرفة كيفية فعل ذلك، أي العثور على الكلمات المناسبة للرفض في الوقت المناسب مع تجنب الشعور بالإحراج.
كيفية تقديم الطلب
فيما يلي 3 اقتراحات مدعومة بالأبحاث حول كيفية تعزيز فرص الموافقة الطوعية عند تقديم الطلبات:
احرص على منح الطرف الآخر وقتاً كافياً للرد
قد يكون من الصعب على الأشخاص العثور على الكلمات المناسبة لرفض الطلب عندما يتعرضون للضغط بسبب طلب مفاجئ. قد يؤدي عجزنا عن إيجاد الكلمات المناسبة للتعبير عن رفض الطلب في تلك اللحظة إلى شعورنا بأن الموافقة هي الخيار الأبسط والأسهل. امنح الطرف الآخر وقتاً للتفكير قبل أن يعطي رده النهائي، وذلك من أجل ضمان أن موافقته لا ترجع إلى عدم توفر الوقت الكافي لإيجاد الكلمات المناسبة لرفض الطلب. يمكنك فعل ذلك عن طريق تقديم طلبك ثم إضافة عبارة مثل "لا تُجب الآن، فكر في الأمر ثم اتصل بي غداً".
احرص على طلب الرد عبر البريد الإلكتروني
لا يُعد البريد الإلكتروني وسيلة تواصل مثالية، لكنه يتمتع بمزايا عديدة. تتمثل إحدى تلك المزايا في أنه يسمح لك بكتابة الرفض المحتمل وتعديله عدة مرات حتى تشعر بالرضا عن ردك. يوفر البريد الإلكتروني ميزة مهمة للأشخاص الذين قد يشعرون بضرورة قول عبارات محددة جداً تمنحهم الراحة الكافية لرفض الطلب، سواء كان ذلك ضرورياً حقاً أم لا. أبسط طريقة للسماح لشخص ما بالرد على طلب عبر البريد الإلكتروني هي توجيه الطلب نفسه عبر البريد الإلكتروني. لكن حتى لو كنت تريد شرح طلبك شخصياً، فلا يزال بإمكانك أن تطلب من الشخص الآخر إرسال رده عبر البريد الإلكتروني.
شارك مثالاً حول كيفية التعبير عن رفض الطلب
كشف بحثنا عن طريقة أخرى لصياغة الطلب بحيث يشعر الناس بحرية وراحة أكبر في رفض الطلبات، حتى عند تقديمها شخصياً، وهي إضافة بعض العبارات أو الجمل التي يمكن للشخص استخدامها لرفض الطلب ضمن صيغة الطلب نفسه. في دراستين، درّبنا الأشخاص الذين يساعدوننا في إجراء البحث على توجيه طلب حساس للمشاركين، يفضّل معظم الأشخاص رفضه، وهو إلغاء قفل هواتفهم الذكية المحمية بكلمة مرور وتسليمها لأحد المساعدين في البحث لفحصها في غرفة أخرى. في إحدى الحالات، أخبر المساعدون في البحث المشاركين أنهم يستطيعون رفض الطلب؛ إذ قالوا: "إذا كنت ترغب في رفض الطلب، فيمكنك ذلك". في حالة أخرى، أخبروا المشاركين كيفية الرفض من خلال تزويدهم بعبارة محددة يمكنهم استخدامها، مثل "إذا كنت ترغب في رفض الطلب، يُرجى قول "أفضّل عدم الموافقة"، على الرغم من عدم تأثير هذا الإجراء التدخلي على قرار المشاركين بالموافقة على هذا الطلب في النهاية، فإن أولئك الذين حصلوا على عبارات محددة لرفض الطلب شعروا بحرية أكبر في الرفض، ما يشير إلى أن الموافقة على الطلب كانت أكثر طوعية.
إذا كان هدفك هو معرفة تفضيلات الموظف الحقيقية بدلاً من مجرد الضغط عليه للموافقة، فإن الاستراتيجيات المذكورة أعلاه يمكن أن تساعدك في الحصول على إجابة حقيقية تفصح عن رغبة صادقة لدى الموظف في تنفيذ الطلب.