كيف تطلب من مديرك إجازة غير مدفوعة؟

ملخص: قد ترغب في أخذ إجازة من العمل لوقت طويل ولكن ليست لديك أيام الإجازة الكافية لتغطيتها، كيف يمكنك إذاً الطلب من مديرك إجازة غير مدفوعة الأجر؟ ابدأ بإجراء البحث اللازم حول هذا الأمر أولاً. هل تقدمت بمثل هذا الطلب من قبل؟ وهل تمت الموافقة عليه؟ عند شرح مبررات طلب الإجازة غير المدفوعة، احرص على توضيح الفائدة التي ستجنيها منها. على سبيل المثال، إذا كنت تعاني من الاحتراق الوظيفي وتحتاج إلى استراحة، وضح بدقة كيف أن الإجازة الطويلة ستساعدك في استعادة طاقتك للعودة إلى العمل بنشاط أكبر عند العودة. خطط لإجازتك بحيث يكون لها أدنى أثر على زملائك وعملائك. حاول التعامل مع أي اعتراضات محتملة ولكن كن مرناً بشأن الخيارات الأخرى. من خلال تأطير طلبك جيداً كفرصة للنمو واستعادة نشاطك، ستكون حجتك مقنعة أكثر.

ترغب في أخذ إجازة من العمل، ربما للدراسة أو الذهاب في رحلة طويلة أو قضاء بعض الوقت مع العائلة، ولكن ليس لديك رصيد كافٍ من الإجازات لتغطيتها. إذاً كيف تطلب من مديرك ومن قسم الموارد البشرية إجازة غير مدفوعة الأجر؟ كيف يمكنك معرفة إن كان بعض زملائك في الشركة قد أخذوا إجازة غير مدفوعة الأجر من قبل؟ هل يجب أن يكون الغرض من الإجازة مرتبطاً بالعمل؟ ما العوامل التي يمكن أن تجعل طلبك مقبولاً أكثر عند مديرك؟

ماذا يقول الخبراء؟

في معظم الشركات، إذا أردت التقدم بطلب إجازة طويلة، فيجب أن تقدمها بعد دراسة متأنية وبلباقة. يقول مؤلف دليل هارفارد بزنس ريفيو للتفاوض (HBR Guide to Negotiating) ورئيس جامعة ليزلي، جيف وايس: "هذه مفاوضات معقدة، وهي في الواقع أكثر تعقيداً من التفاوض على الراتب في بعض الجوانب". يجب أن تكون حريصاً جداً وأن "تتحلى بالإبداع" لأن طلبك قد يتعارض مع المزايا التي تقدمها الشركة وسياساتها المعلنة. ولكن حتى لو كان طلبك خارجاً عن المألوف، فإن الحصول على الموافقة عليه ليست مستحيلة. وفقاً للأستاذة في كلية تيبر لإدارة الأعمال بجامعة كارنيغي ميلون ومؤلفة كتاب "الصفقات الفردية التي يتفاوض الموظفون عليها لأنفسهم: وبالفعل يحصلون عليها" (I-Deals: Idiosyncratic Deals Workers Bargain for Themselves, “and they do get them.)، دينيس روسو: "يتفاوض الموظفون كثيراً على الإجازات غير المدفوعة". في ضوء ذلك، إليك بعض النصائح حول كيفية طلب إجازتك غير المدفوعة بنجاح.

ضع في اعتبارك قيمتك والمخاطر ذات الصلة

احرص على استيعاب القيمة التي تحققها للمؤسسة قبل تقديم طلب إجازة طويلة. فإذا كان المعنيون حريصين على الحفاظ عليك، فمن الأسهل الحصول على موافقتهم. وفي الوقت نفسه، إذا كنت ممن لا يمكن الاستغناء عنه في العمل، فقد يترددون في منحك إجازة طويلة غير مدفوعة، لذلك يجب مراعاة أي أهداف بعيدة الأجل كلفتك بها الشركة وتأثير إجازتك فيها سلباً أو إيجاباً. ضع في اعتبارك أيضاً المخاطر الشخصية: قد تفوتك فرص عظيمة في أثناء إجازتك، ويمكن أن تضيع عليك فرصة الترقية إذا كان موعدها المحتمل في أثناء غيابك. إذا قيّمت المخاطر والفوائد وقررت أن الإجازة الطويلة لن تضرك، فامضِ قُدماً بطلبها.

حدد أهدافك النهائية

من المهم أن يكون لديك فهم واضح للتفاصيل. يقول وايس: "تعمّق في أدق تفاصيل ما تأمل تحقيقه في إجازتك". هل تتطلع إلى اكتساب مهارات معينة؟ هل تحتاج إلى الابتعاد عن العمل لتجنب الاحتراق الوظيفي؟ تقول روسو إن تأطير الإجازة على أنها فرصة تنموية يجذب صاحب العمل أكثر لأنه سيعتبرها فرصة لتحقيق القيمة للعمل، ويزيد بالتالي من فرصة نجاح مقدم طلب الإجازة بالحصول على الموافقة. لذلك فإن إلمامك بما تتطلع إلى تحقيقه في إجازتك بالضبط يزيد احتمال دعم الآخرين لأهدافك.

ابحث عن سوابق مماثلة

وفقاً لروسو، من الضروري التحقق مما إذا كان أي شخص في شركتك أو قطاعك قد طلب إجازة غير مدفوعة الأجر من قبل، وتقول إن ذلك ينطوي على طرح أسئلة من قبيل "هل أقدم أحد ما على هذه الخطوة من قبل؟ كيف تمكّن من الحصول على الموافقة؟ وما الأسباب التي أدت إلى فشله في هذا المسعى؟ تواصل مع زملائك في القطاع لفهم تفاصيل الترتيبات التي ربما سمعت بها -حتى لا تبالغ بالمزايا أو الإجازات التي حصل عليها الآخرون عند ذكرها أمام مديرك- أو اسأل قسم الموارد البشرية سراً عما إذا كانت ثمة سياسات في الشركة تسمح بإجازة غير مدفوعة الأجر. ويقول وايس إن امتلاك هذه المعرفة حول الإجازات في شركتك والشركات الأخرى سيمنح طلبك شرعية ويميزه عن المواقف الأخرى. ومع ذلك، إذا لم تتمكن من العثور على سابقة مماثلة، فلا تدع ذلك يثبط عزيمتك، فهذا لا يعني بالضرورة أن طلبك سيُرفض.

ضع في اعتبارك الاعتراضات المحتملة

سيتوفر الكثير من الأسباب التي تدعو صانعي القرار إلى رفض طلبك، لذلك من المهم جعله مقبولاً قدر الإمكان كما يقول وايس. ادرس بعناية أهداف الشخص الذي تتفاوض معه حول الإجازة ومخاوفه: ما الأسباب التي قد تدفعه إلى رفض طلبك؟ هل يشعر مديرك بالقلق من أن يمثل طلبك سابقة سيئة؟ هل يساور القلق مسؤولي المستويات العليا من أنك لن تعود أبداً إلى العمل؟ إذا كان الأمر كذلك، ففكر في كيفية الرد على هذه الاعتراضات إذا ما أُثيرت. تقول روسو: "يجب صياغة الطلب على أنه فرصة إيجابية لك ولشركتك لتزيد من احتمال الموافقة عليه".

أجرِ دراسة للجدوى

اجتمع مع مديرك واشرح له الفائدة التي ستعود عليه. جهّز خطة قابلة للتفاوض حول ما تريد تحقيقه والسبب الذي يجعله مجدياً ومفيداً للمؤسسة، إذ يمكنك تحديد المهارات أو الأفكار الجديدة التي ستكتسبها أو الاتصالات المهنية التي قد تقيمها. إذا كنت بحاجة إلى متنفس، فوضح السبب الذي يدعوك إلى الاعتقاد أن الإجازة ستحسن أداءك عند العودة. تقول روسو إن بعض المدراء يرون الإجازة غير المدفوعة الأجر وسيلة قد تساعد بالفعل في استبقاء الموظفين، لذلك حاول استغلال ذلك لصالحك. جهّز الأرقام والخيارات المتعلقة بالإجازة إن أمكن واطرحها عند التفاوض لتوضيح كيف ستكون الإجازة مجدية. على سبيل المثال، هل يجب أن تأخذ الإجازة كاملة دفعة واحدة؟ هل يمكن تقسيمها إلى فترات متعددة؟

اختر الوقت المناسب لتقديم طلبك ولكن كن مرناً

يُفضّل إجراء محادثة عندما يكون انطباع مديرك إيجابياً نحوك ونحو أدائك، ربما مباشرة بعد تلقي تقييم رائع أو إنجاز عظيم حققته. واختر توقيت إجازتك بحيث يكون لها أدنى أثر على سير العمل. تقول روسو إنه يتعين عليك تمهيد الطريق بعض الشيء واختيار وقت لإجازتك لا يكون فيها العبء ثقيلاً على عملائك وزملائك. وكن مرناً ومتجاوباً إذا ما أحس مديرك أنه من الأفضل أن تختار فترة أخرى لإجازتك. يقول وايس: "ربما ثمة طلبية كبيرة قادمة أو مشروع جديد أو تغيير في قاعدة الموظفين أو تحول آخر لا تعرفه". لذلك كن على استعداد للانفتاح على مقترحات مديرك ومخاوفه.

كن مستعداً لتلقي القبول أو الرفض.

ربما لن تنتهي المفاوضات كما ترغب، لذلك كن مستعداً لأي رد محتمل. من المحتمل أن توافق الإدارة على طلبك، وسيكون ذلك رائعاً بلا شك، ولكن قد تواجه أيضاً معارضة من مديرك أو غيره من صانعي القرار. يقول وايس: "كن واضحاً بشأن الخيارات التي قد تواجهها. هل وصلت إلى مرحلة تشعر بالحاجة الماسة إلى هذه الإجازة، وإن لم تحصل عليها، فهل ستكون مستعداً لتقبل فكرة البحث عن وظيفة أخرى؟"، قبل كل شيء، ادرس الأمر بذهن منفتح، ولا تخف من طلب ما تحتاج إليه.

مبادئ عليك تذكُّرها

ما يجب عليك فعله:

تذكّر دائماً أنه ليس بالضرورة ألا ينجح مسعاك إذا لم يكن ثمة شخص آخر في الشركة قد حصل سابقاً على إجازة من دون أجر.
فكر ملياً بالأهداف التي تريد تحقيقها في إجازتك، واحرص على تقديم طلبك بطريقة توضح أهدافك وفائدتها للشركة أيضاً.
خطط لإجازتك بحيث يكون لها أدنى أثر على زملائك وعملائك.

ما يجب عليك تجنّبه:

لا ترتجل. ابدأ المفاوضات وأنت على دراية تامة بمرادك وأوجه الاعتراض التي ربما تجول في ذهن مديرك وما إذا كانت ثمة سوابق لطلبات إجازة مماثلة يمكن الاستفادة منها لصالحك.
لا تتجاهل الاعتراضات المحتملة. ادرسها بعناية مقدّماً بحيث تكون متأهباً للتعامل معها.
لا تفترض أنّ ثمة حلاً واحداً فقط. يُفضّل إبداء المرونة لزيادة احتمال حصولك على إجازة قصيرة على أقل تقدير.

دراسة حالة رقم 1: ركز على شغفك وكن مرناً

يعشق الرئيس التنفيذي للتسويق في موقع مراجعة الأحذية (RunRepeat.com)، بول رونتو، رياضة التجديف في الأنهار، وكان قد وضع نصب عينيه قبل سنوات الذهاب في رحلة عبر نهر كولورادو في منتزه غراند كانيون الوطني تستغرق من 3 إلى 4 أسابيع. في ذلك الوقت، كان يعمل في مؤسسة غير ربحية مكرّسة لمساعدة المحاربين القدامى المصابين والشباب من ذوي الاحتياجات الخاصة في الاستمتاع بأنشطة الهواء الطلق، ولكن على الرغم من حزمة الإجازات السخية التي كانت تمنحها المؤسسة، لم يكن لديه ما يكفي من أيام الإجازة المدفوعة الأجر.

بعد أن فاتته رحلة التجديف في النهر في الماضي بسبب التزامات العمل، كان مصمماً على تنفيذها هذه المرة، لذلك، وبعد إجراء بعض تحليلات المخاطر والنظر في قيمته للمؤسسة، قرر تقديم طلب الإجازة. ويوضح موقفه قائلاً: "كانت هذه الرحلة مهمة بما يكفي بالنسبة لي حتى إنني كنت على استعداد للاستقالة إن رفضوا طلبي، لكنني أدركت أن الجهد والوقت الذي سيستغرقه صاحب العمل للعثور على بديل لي لا يستحق العناء من أجل انقطاع عن العمل لـ 3 إلى 4 أسابيع فقط.

كان موقفي حيال ذلك أن أسوأ سيناريو قد يحدث هو رفض طلبي، وبعد ذلك سأنظر في الخيارات التي يمكن أن أتخذها".

ركّز بول على حماسته عندما تحدث مع مديره والمدير التنفيذي ومسؤول الموارد البشرية، ويقول موضحاً: "تقوم ثقافة شركتنا على الشغف، وبالتالي بدأت المفاوضات متسلحاً بشغفي".

لكنه بدأ مفاوضاته أيضاً بتقديم خطة ملموسة، حيث عرض التطوع للعمل أياماً إضافية قبل رحلته، وذلك في عطلة عيد الميلاد التي تستمر أسبوعين في المؤسسة، وتلك الفترة تقتضي وجود موظفين لتلقي التبرعات الهاتفية وجمع البريد والتعامل مع الشيكات البنكية. ويضيف بول: "كنت على استعداد لتغطية معظم أيام إجازتي خلال العطلة عندما لا يعمل أي شخص آخر من أجل كسب المزيد من الإجازات المدفوعة لرحلتي". واقترح أنه سينسق أيضاً مع مدير الموارد البشرية لأخذ أيام غير مدفوعة الأجر أيضاً.

وافق مدراء بول على اقتراحه. يقول بول: "لقد فهموا أن هذه الرحلة كانت شغفاً حقيقياً لي وسيكون من المفيد لهم السماح لي بخوضها لأنني سأعود بحماس ودافع أكبر". وقد فعل ذلك، يقول: "في النهاية، كانت الرحلة مذهلة جداً وغيرت حياتي".

تقدم شركة بول الحالية سياسة إجازات غير محدودة، ويخطط بول للعودة إلى منطقة غراند كانيون في مارس/آذار المقبل. يقول أخيراً: "هذه المرة لم أطلب إجازة، بل كان الرئيس التنفيذي هو من شجعني على الذهاب".

دراسة حالة رقم 2: اعتمد على قيمتك

ماثيو روس هو المالك المشارك والرئيس التنفيذي لعمليات شركتي ريزكناوس (RIZKNOWS) وذا سلامبر يارد (The Slumber Yard) اللتين تديران العديد من المواقع المملوكة على شبكة الإنترنت. عندما بادره أحد موظفيه العام الماضي بطلب إجازة تمتد إلى 8 أسابيع، بدا عليه التردد للوهلة الأولى.

وقال معلقاً على ذلك الطلب: "لا أسمح عادة للموظف بالحصول على إجازة طويلة كهذه، غير أن الموظف المعني تقدم إليّ باستراتيجية محددة وطرح حجة وجيهة تدعم طلب إجازته".

بدأ ذلك الموظف حديثه بالقول إنه كان أحد أفضل موظفي الشركة أداءً على مدار العامين الماضيين، ما جعل ماثيو مستعداً لإبداء بعض المرونة.

بعد ذلك، شرح الموظف دوافعه للذهاب في رحلته. إذ كان بصدد السفر بصفته مندوباً عن منظمة إنسانية ليعمل في عدد من القرى الإفريقية، وأراد ماثيو وشريكه دعم هذه القضية، وعرضا التبرع لهذه المؤسسة غير الربحية.

أخيراً، كان العامل الأهم في موافقة ماثيو على طلب الإجازة هو تطوع الموظف لتدريب موظفين آخرين على أداء مسؤولياته في فترة غيابه، حيث بدد ذلك المخاوف المتبقية لدى ماثيو من ألا يكون ثمة من يقوم بالأعمال المهمة في أثناء غياب ذلك الموظف.

قرر ماثيو وشريكه في العمل الموافقة على الإجازة، ولكن بشرط واحد: يقول ماثيو: "اشترطنا عليه مضاعفة العمل عندما يعود من رحلته". وافق الموظف. وأكد لماثيو أنه سيعمل بجد وسيبذل جهداً إضافياً عند عودته من رحلته، وأوفى بوعده بالفعل.