الطريقة الصحيحة لإعلام مديرك بالأخبار السيئة (مع أمثلة عملية)

3 دقائق
إيصال الأخبار الصعبة
shutterstock.com/RCoussement
استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية
Play Audio Pause Audio

هل تجاوزت تكاليف مشروعك ميزانيته المحددة بمبلغ 10 آلاف دولار؟ أو هل جذبت شركة منافسة أحد أفضل موظفيك أداء؟ هل أدخل أحد المنافسين منتجه الجديد إلى السوق قبلك؟ لا أحد منا يحب إيصال الأخبار الصعبة، ولكن إذا اتبعنا الطريقة الصحيحة فسيكون وسيلة قيّمة لبناء علاقة ثقة مع مديرك.

ندرك أنه يجب ألا نقدم مشكلة إلى المدير دون اقتراح حل، لكننا نغفل غالباً عرض المشكلة بطريقة تساعدنا في الحصول على الموارد اللازمة أو الإذن لمعالجة المشكلة بفعالية.

فيما يلي 5 خطوات يمكنك اتباعها عندما تواجه مهمة تقديم أخبار سيئة.

صِف المشكلة

قدِّم لمحة عامة عن المشكلة، وأظهِر تأثيرها المحدد على عملك وأهداف الشركة.

على سبيل المثال: “أحمد، لدينا مشكلة معنويات في فريق التكنولوجيا، أظهر استقصاء الموظفين الأخير أن 40% من موظفينا في أتلانتا يرون أن عملهم غير مجزٍ ويفتقر إلى التحديات. إذا لم نعالج هذه المشكلة، فقد نفقد بعضاً من أفضل المواهب لدينا. لا يمكننا تحمل نتائج ذلك الآن، إنه وقت حرج، خاصة أننا نهدف إلى إطلاق النظام الجديد بحلول الربع الأول. لدي بعض الأفكار التي أود تجربتها، ولكن أحتاج إلى مساعدتك وتعاون إدارة الموارد البشرية أيضاً. أعتقد أنه يمكننا الحفاظ على تركيز الفريق على الالتزام بالموعد النهائي في الربع الأول من خلال تبنّي النهج الصحيح”.

حدد الحل أو النهج الذي تتبعه

أوضح كيف حاولت فعلياً حل المشكلة وما تعلمته من هذه المحاولات. اقترح نهجاً محدداً لحل المشكلة إلى جانب حلول بديلة لإتاحة عدة خيارات لمديرك. حدد بوضوح مزايا كل خيار وعيوبه، واشرح الإيجابيات والسلبيات إلى جانب أي مخاطر أو عقبات محتملة. وضِّح الأساس المنطقي للنهج الذي توصي به، فمن المهم أن يفهم مديرك أنك أجريت تقييماً شاملاً للنتائج المحتملة المختلفة.

على سبيل المثال: “قد نحتاج إلى تعيين مديرَين إضافيَين للمشروع من أجل تلبية مجموعة طلبات العملاء الأخيرة، عندما حدثتُ سارة عن هذا الأمر خلال اجتماعنا الافتراضي لم تقدم أي رد. أفكر في السفر إلى سينسيناتي للقائها شخصياً ومناقشة طرق إعادة التفاوض على العقد. أعتقد أن التحدث إليها وجهاً لوجه سيكون ذا فائدة كبيرة. بالإضافة إلى ذلك، إذا رتبت هذا الاجتماع في الأسبوع المقبل، فسنكون قد سلمنا للتو المرحلة الثانية من المشروع ومن المحتمل أن تكون سعيدة بهذا الإنجاز. يمكننا بالطبع اتخاذ موقف حازم ورفض طلباتهم لنرى ردهم، لكني أخشى أننا بذلك نعرّض علاقتنا المستقبلية بهم للخطر. يمكننا أيضاً توسيع الفريق وتنفيذ العمل باعتباره استثماراً تسويقياً. وهذا يمكن أن ينال استحسان سارة، لا سيما بالنظر إلى علاقاتها الواسعة والجيدة بكثير من الشركات في مجموعتنا المستهدفة. لكن ذلك ينطوي على مخاطرة مالية أكثر مما نحن على استعداد لتحمله الآن”.

اشرح العواقب

ضع في اعتبارك تأثير الحل المقترح على نفسك ومديرك وزملائك. اشرح بوضوح كيف ستوقع فكرتك عواقب بعيدة المدى على أهداف المؤسسة.

على سبيل المثال: “إذا أنشأنا عملية رسمية لتتبع جميع عملاء المبيعات المحتملين، فيمكنني تحسين قدرتي على تعزيز التواصل بين نواب الرئيس الذين يجتمعون مع العملاء المحتملين. أود أن أشير إلى أنه على الرغم من أن الطريقة الحالية كانت كافية عندما كان لدينا نائبان فقط للتعامل مع المكالمات، لكن لدينا الآن أكثر من 20 نائباً. سيؤدي ذلك إلى زيادة عبء عملهم قليلاً، ولكن سيكون من الواضح لهم كيفية مشاركة المعلومات المتعلقة بالعملاء المحتملين. بالإضافة إلى ذلك، سيوفر هذا التغيير للقيادة العليا رؤية أفضل لمسار المبيعات. ومن الجدير بالذكر أيضاً أن الوقت اللازم لتجميع تقارير تطوير المبيعات لدينا سيكون أقل من أسبوع فقط، ما يسمح لك باستجابة أسرع للطلبات الواردة من المستوى الأعلى”.

ناقش فوائد الحل المقترح

ركّز محادثتك على أمثلة ملموسة توضح فوائد فكرتك. في هذه المرحلة، تكون الميزات المحددة للحل أو كيفية تنفيذه أقل أهمية من فوائده الإجمالية، وإذا اختبرت نهجك على نطاق صغير وحققت نتائج جيدة، فشارك هذه المعلومات مع مديرك.

على سبيل المثال: “سيؤدي إرسال حاويات أصغر إلى سوق أميركا اللاتينية إلى توسيع قاعدة عملائنا. سنكون قادرين على تلبية احتياجات سائقي الشاحنات ذات المنصات الصغيرة الذين يقطعون مسافات طويلة ولكنهم يفتقرون إلى المساحة اللازمة لاستيعاب الحاويات القياسية سعة 75 ليتراً. لم يشتر معظم سائقي الشاحنات هؤلاء منتجاتنا من قبل، لذلك لدينا الفرصة لجذبهم نحو علامتنا التجارية. سيتمكنون أيضاً من الدفع نقداً لأن الحاوية الأصغر ستكون بسعر أقل، وهذه ميزة حقيقية في اقتصادهم القائم على النقد. أجريت تجربة سريعة بمساعدة كريم شملت مجموعة محدودة من سائقي الشاحنات في بنما، وكانت ردود الفعل التي تلقيناها إيجابية جداً”.

تحمَّل مسؤولية النتيجة

أظهر التزامك بضمان النجاح. تعاون مع مديرك لوضع خطة عمل نهائية لتنفيذ الحل المقترح والاستفادة من الفرصة التي قدمتها.

على سبيل المثال: “أتحمل مسؤولية ذلك. على الرغم من أن ذلك غير محتمل، إذا لم نتمكن من تحويل عدد كافٍ من العملاء إلى علامتنا التجارية من خلال هذه الحملة، فسوف أنتقل بسرعة إلى الخطة البديلة. ولكن للبدء، سأتواصل مع أحمد للحصول على قائمة البريد الإلكتروني للعملاء الحاليين الذين اختاروا الاشتراك عبر البريد الإلكتروني. بعد ذلك، سأتعاون مع ريما لصياغة الخطاب الترويجي عبر البريد الإلكتروني، وبمجرد الانتهاء من ذلك، سأكون ممتناً لمساعدتك في تقديم الحل المقترح إلى كبار المسؤولين. هل تبدو هذه الخطة معقولة بالنسبة لك؟”.

حين يتعين عليك إيصال أخبار سيئة إلى مديرك، مثل عدم تحقيق الفريق لأهدافه أو استياء العميل من المنتج النهائي، لا داعي إلى الذعر: اتبع هذه الخطوات الخمس لتثبت لمديرك أنك قادر على حل المشكلات.

هذا المقال مقتبس من دليل هارفارد بزنس ريفيو للتعامل مع الرؤساء والزملاء.

تنويه: يمكنكم مشاركة أي مقال من هارفارد بزنس ريفيو من خلال نشر رابط المقال أو الفيديو على أي من شبكات التواصل أو إعادة نشر تغريداتنا، لكن لا يمكن نسخ نص المقال نفسه ونشر النص في مكان آخر نظراً لأنه محمي بحقوق الملكية الدولية. إن نسخ نص المقال بدون إذن مسبق يعرض صاحبه للملاحقة القانونية دولياً.

جميع الحقوق محفوظة لشركة هارفارد بزنس ببليشنغ، بوسطن، الولايات المتحدة الأميركية 2024 .