تريدين أن تصبحي أكثر إنتاجيةً؟ حاولي إذاً تقليص قائمة مهماتكِ

تعلمنا أننا إذا أردنا تحقيق المزيد من المال أو الإنجازات أو النماء أو السعادة أو راحة البال، فلا بد لنا من فعل المزيد وإضافة المزيد لقائمة مهماتنا الآخذة في الازدياد، ولكن ماذا لو أن هذا الذي تعلمناه لا أساس له من الصحة؟ ماذا لو كان السبيل إلى تحقيق المزيد لا يكمن في إضافة المزيد من المهمات على الإطلاق، بل في تقليصها؟ فما هي الطريقة الصحيحة لزيادة إنتاجية الموظفات؟

رفع مستوى الإنتاجية عبر تقليل المهام

لقد أثبتت الأدلة أننا إذا أردنا رفع مستوى إنتاجيتنا وزيادة سعادتنا، فلا بد لنا من تقليص قائمة مهماتنا فعلاً، حيث توصل ديفيد روك مؤلف كتاب "دماغك في أثناء العمل" (Your Brain at Work) إلى أن تركيزنا في العمل لا يكون حاضراً فعلاً إلا في 6 ساعات فقط أسبوعياً، وهو ما يتعارض تماماً مع قناعتنا الراسخة أن ساعات العمل الأسبوعية تبلغ 40 ساعة، فعندما تكفّين عن فعل الأمور التي تجعلك تشعرين بالانشغال، ولكنها لا تفضي بكِ إلى أي نتيجة (وتستنزف طاقتكِ هدراً)، سينتهي بكِ الأمر إلى توفير وقت أكثر من كاف للأمور المهمة والشعور براحة البال والرحابة اللتين ظللتِ محرومة منهما بسبب النشاط المستمر.

وبما أن حياتنا مترعة بالمشاغل، مثل رعاية الأطفال وصناعة المستقبل المهني والتزاور مع الأصدقاء وتلبية الرغبات وشؤون المنزل وغيرها الكثير، فكيف يتسنى لنا تطبيق هذه الحكمة التي تقول إن تقليل المجهود يمنحنا مزيداً من الوقت ويخفف من توترنا دون التأثير على النتائج بالسلب؟

كيف يمكن للنساء زيادة إنتاجية أعمالهن؟

لا بد من تحديد ما لا ينبغي لنا فعله، ولكن يجب ألا يكون هذا التحديد عشوائياً، بل لا بد أن يكون منهجياً وقائماً على الأدلة، فمن خلال العمل مع النساء اللاتي يجمعن مباشرة بين مسؤوليتي ريادة الأعمال والأمومة، ابتكرت تمريناً بسيطاً للغاية لمساعدة الأشخاص على تحديد الأنشطة المدرجة في قائمة مهماتهم التي تحقق لهم أكبر فائدة ممكنة، وتلك التي يمكنهم الإحجام عنها، وإليكِ خطوات هذا التمرين:

الخطوة الأولى: ارسمي خطاً بالطول في منتصف قطعة من الورق.

الخطوة الثانية: حددي جانباً من حياتك أو عملك تريدين فيه تحقيق نتائج أفضل وتقليل ما تشعرين به من توتر، كأن تريدي مثلاً تنمية مهارة الريادة الفكرية لديكِ.

الخطوة الثالثة: في الجانب الأيسر، اكتبي قائمة بالمهمات أو الأنشطة التي تؤدينها في هذا الجانب من حياتك أو عملك، ولعل الأنشطة الخاصة بمثال تنمية مهارة الريادة الفكرية هي: حضور المؤتمرات أو البحث عن فرص لإلقاء خطاب ترويجي في المؤسسات أو كتابة مقالات جديدة أو القراءة أو البحث، وما إلى ذلك.

الخطوة الرابعة: على الجانب الأيمن، اكتبي قائمة بأكبر "النجاحات" التي حققتِها في هذا الجانب، مثل حفلة ألقيتِ فيها كلمة أو عرض تقديمي أبدعتِ فيه في العمل أو خطاب ترويجي نُشر في مجلة كبيرة، وغالباً ما يواجه بعض الأشخاص صعوبةً في تنفيذ هذه الخطوة، فنحن غير مهيئين ثقافياً للاحتفاء بأنفسنا، وكثيراً ما يعجز معظم الأشخاص عن الإجابة عند كتابة قائمة "النجاحات" الخاصة بهم، ولكن يمكنكِ أن تدرجي في هذه القائمة أي نتيجة إيجابية وصلت إليها (سواء كان ذلك لمرة واحدة أو بشكل متكرر)، ولا ترهقي نفسكِ بإدراج النتائج "الجيدة" فقط، بل أدرجي كل ما يتبادر إلى ذهنكِ.

الخطوة الخامسة: ارسمي خطاً يصل بين كل نتيجة في قائمة أكبر نجاحاتك والمهمة أو النشاط الذي أفضى إلى هذه النتيجة، فالقراءة والبحث، على سبيل المثال، كانتا ضروريتين لكي يحظى خطابك الترويجي على الموافقة بالنشر، ومن ثم صلي بينهما برسم خط.

الخطوة السادسة: ضعي دائرة حول كل الأنشطة والمهمات الموجودة في الجانب الأيسر من ورقتك والتي أفضت إلى نجاحاتك الكبرى، ثم انظري ما المهمات التي تبقت، فكل مهمة لم تضعي حولها دائرة هي مهمة يجب عليكِ إما التوقف عن فعلها تماماً، وإما تقليلها بشكل كبير، وإما تفويضها إلى شخص آخر إن كان لا بد من إنجازها، فإذا اكتشفتِ مثلاً أن السفر من أجل حضور المؤتمرات مرة كل شهر لا يسهم بشكل مباشر في تحقيق أي نجاحات، فاعلمي أن الوقت قد حان لتنحية ذلك جانباً أو تقليصه على الأقل.

ويمكن استخدام هذا النهج نفسه في تحديد المواطن التي يجب أن تقللي فيها من جهدك في جوانب أخرى من حياتك، فإذا كنتِ تتطلعين، على سبيل المثال، إلى مزيد من التواصل مع أطفالك، فبإمكانك أن تضعي قائمة ببعض الذكريات المعينة أو "النجاحات" التي حققتِها عندما كنتِ تشعرين حقاً بأنكِ أفضل والدة على الإطلاق، مثل ترديد أغاني الأطفال مع ابنكِ وهو في مرحلة ما قبل المدرسة في أثناء طي الملابس المغسولة في أيام الأحد أو عندما أفصح لكِ ولدكِ المراهق عما في داخله، فشعرتِ بالفخر الشديد لمدى شعوره بالأمان الذي دفعه لإخبارك بمشكلات مراهقته الصعبة.

والآن فكري في المهمات التي تؤدينها بشكل منتظم: مثل غسل الملابس وإعداد الغداء وتذكير أولادكِ بتأدية واجباتهم المدرسية وفحص بنود اللجنة من أجل رابطة أولياء الأمور والمعلمين والتأكد من أن كل واحد من الأسرة لديه الملابس المناسبة وجدولة مواعيد طبيب الأطفال، وعلى الرغم من ضرورة أداء هذه المهمات، فإن هذا التمرين يمكّننا من قضاء وقت أقل في هذه الأنشطة، وغالباً ما نظن أن أموراً معينة "واجبة" لا لشيء إلا لأننا اعتدنا ببساطة أداءها دائماً أو لأننا نرى الآخرين من حولنا يفعلونها، فظنناها واجبة نحن أيضاً.

غير أن هذا المنظور يسبب لنا توتراً لا داعي له عندما نتأخر في إنجاز هذه المهمات أو نرتكب أخطاء أو نطلب المساعدة، فبدلاً من العمل في رابطة أولياء الأمور والمعلمين مثلاً، يمكنكِ حضور اجتماع بين الحين والآخر، أو متابعة الأمر مع ولية أمر أخرى تحضر بانتظام، وبإمكانكِ أن تضعي نظاماً يجعل أطفالكِ مسؤولين عن التأكد من إتمام واجباتهم المدرسية خلال وقت معين كل يوم بدلاً من تذكيرهم بنفسك كل يوم، وعلى الجانب الآخر إذا اكتشفتِ أن إعداد الغداء مع ابنكِ المراهق قد هيأ له الفرصة لأن يبوح بما في قلبه لكِ، فربما ينبغي لكِ الاحتفاظ بهذا النشاط في قائمتك.

كرري هذا التمرين في عدة جوانب أخرى من حياتك تريدين تحسينها من خلال تقليص المهمات التي تؤدينها فيها، كوني صارمة، ولا تنسي أن تنظري إلى ما يجلب لكِ السعادة بعين الاعتبار، فلا تجعلكِ السعادة أكثر إنتاجية بنسبة 12% على الأقل فقط، بل تجعل حياتكِ جديرة بالعيش في المقام الأول أيضاً.

الحياة ليست عبارة عن وضع قائمة مكدسة بالإنجازات، فانظري ما الذي يمكنكِ التوقف عن فعله لتوفير المزيد من الوقت لنفسك، ولتوفير المزيد من الوقت لفعل ما يسعدك، ولاستغلال وقتك على نحو أكثر فائدةً؟ وفي المرة التالية التي تضعين فيها هدفاً أو تقررين فيها أنك تريدين أن تحسِّني جانباً من حياتكِ، أو ببساطة تخففين من بعض ما تشعرين به من ألم يسببه لكِ هذا الجانب، تذكَّري أن تقللي من قائمة مهماتكِ بدلاً من إضافة المزيد إليها، واستمتعي بمتعة إنجاز مهمات أقل، وإذا اتبعت النساء هذه الطريقة، فسيلاحظ المدارء زيادة إنتاجية الموظفات.