لماذا ينبغي التفكير قليلاً في رسالتك التي تقول فيها إنك خارج المكتب؟

نحتاج جميعاً إلى وقت للانفصال عن العمل وإعادة شحن طاقتنا. وتُظهر الأبحاث أنّ الانفصال عن العمل _ وخصوصاً عن البريد الإلكتروني _ يمكن أن يجعلنا أقل إرهاقاً وأكثر إنتاجية. ومع ذلك، كثيراً ما يتردّد الكثيرون منا في اتخاذ الخطوة الأولى _ وهي إنشاء رسالة مناسبة عندما نكون "خارج المكتب" لوضع حدود واضحة بين العمل ووقت راحتنا. على الصعيد الشخصي، لطالما كنت أخاف من أن تؤدي رسالة "أنا خارج المكتب حالياً" إلى عواقب غير مقصودة، مثل أن يعتبرني البعض "متهربة" من العمل، أو أضيع فرصة.

ولكن الشيء نفسه الذي لا يرغب كثيرون منا أن يفعلوه، لأننا نعتقد أنّه يمكن أن يؤثر سلباً على صورتنا أو نجاحنا، يمكن استخدامه في الكثير من الأحيان لفعل العكس. يمكن أن تكون رسائل "أنا خارج المكتب" أداة رائعة لشحن النجاح، إذ يمكن استخدام الرد التلقائي الذي نضبطه أثناء العطلات أو عند الحضور في المؤتمرات أو حتى أثناء اللحظات الهامة في حياتنا مثل ولادة طفل، وذلك من أجل إنشاء روابط اجتماعية مع مستلمي هذه الرسائل، بمن فيهم الزملاء والعملاء والبائعين.

إنّ مشاركة معلومة صغيرة عنك أو عن رحلتك أو عن منتجك أو الخدمة التي تقدمها شركتك، يمكن أن تؤدي إلى تعزيز علاقة عمل أو تعزيز رابط يشعر به العميل تجاه شركتك. يبيّن البحث أنّ التواصل الاجتماعي الذي يضيف معنى لعلاقاتنا ويعززها هو أكبر مؤشر لمستويات السعادة على المدى الطويل، كما يمكن أن يكون عاملاً مساعداً رئيساً لأدائنا في العمل. عندما يشعر الناس أنّهم مرتبطون بنا بشكل إيجابي، يُرجّح أن يكونوا أكثر رغبة في إجراء أعمال معنا، وأكثر رغبة في إيجاد حلول للمشكلات معاً. فالتواصل ينبع من الشعور وكأنك تعرف الشخص حق المعرفة.

ومع ذلك، يفضّل معظم الناس الرسالة "الآمنة" التي تنبّه المرسل أنك خارج المكتب من هذا التاريخ حتى هذا التاريخ، وأنّ عليه أن يتصل بزميل محدد إذا كان بحاجة إلى مساعدة فورية. أقدّر أنّ مثل هذه الرسائل تمثل حوالي 98% من رسائل "أنا خارج المكتب". لقد تلقيت حرفياً عشرات الآلاف من هذه الرسائل خلال مسيرتي المهنية، ونادراً ما كنت أتلقى رسائل تلقائية عنيفة (بنسبة 0.00001%). ومن الأمثلة على ذلك، رسالة الكاتب دانيال مالوري أورتيبرغ المنشورة في مجلة ذا أتلانتيك: "أنا الآن في إجازة ولا أستقبل أي رسائل حول أي موضوع، ولا أخطط لقراءة أي رسائل قديمة عندما أعود لأن ذلك يتناقض مع مفهوم العطلة". هذا النوع من الرسائل _ على الرغم من أنه ليس أسلوبي الشخصي _  يتضمّن شيئاً مهماً، فالغرض من العطلة سينتفي إذا عدنا إلى تراكم رسائل البريد الإلكتروني، خصوصاً عندما يكون الكثير من الرسائل قديمة والكثير من الطلبات قد تمّت تلبيتها. قام أحد الأصدقاء وهو يعمل في دار نشر بتوجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به أثناء العطلة مباشرة إلى سلة المهملات، ثم أخبر المرسلين بإعادة إرسالها إذا كانت لا تزال مهمة بعد عودته. وبالتالي، لم يجد إلا ثلاث رسائل إلكترونية في اليوم الأول لعودته.

إذا لم تشعر بأنّ هذا المسار مناسب لك، ربما يكون هناك شيء يمكننا تعلمه من نسبة الـ 2% المتبقية من رسائل "أنا خارج المكتب" التي تلقيتها. في بعض الأحيان، كلّ ما يتطلبه الأمر هو إضافة سطر إضافي واحد إلى رسالة "أنا خارج المكتب" العادية لجعلها مفيدة وليس كافية فحسب.

شارك المعنى

شارك معلومات ذات مغزى يمكن أن تشكّل بداية لمحادثة في المرة القادمة التي تتحدث فيها إلى الشخص. لماذا أنت خارج المكتب؟ ما الذي تتعلمه في مؤتمر ما ويمكنه أن يساعدك على خدمة عملائك بشكل أفضل؟ ما هو المكان الذي تقصده في الإجازة وما الذي تتطلع إلى فعله هناك؟ فيما يلي مثالان على الرسائل الإلكترونية التي تنقل المعنى عندما تكون بعيداً عن المكتب. (الأولى هي رسالة استخدمها زوجي شون آكور بالفعل).

مرحباً، أنا احتفل بمرور خمسة أعوام على زواجي، وأستمتع بعطلة الصيف مع طفلنا البالغ من العمر أربعة أعوام وأربعة أشهر. وبهذه المناسبة العظيمة، لن أتفقد بريدي الإلكتروني حتى (التاريخ). أما إذا كنت بحاجة إلى أي شيء عاجل، يُرجى الاتصال بمساعدتي الرائعة جيني على (عنوان البريد الإلكتروني).

مرحباً ، أنا أشارك خلال هذا الأسبوع في مؤتمر مع زملائي مدراء حسابات الرعاية الصحية في أتلانتا، على أمل أن نعود مع أدوات تسهم في تحسين أعمال عملائنا. سيكون لدي وصول محدود للبريد الإلكتروني خلال هذا الوقت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية قبل يوم الاثنين، يُرجى الاتصال بـ (اسم الزميل).

يمكن أن تشكّل هذه الأنواع من الملاحظات شرارة ممتازة لإطلاق المحادثة، لأن الأشخاص في المكتب سيسألونك عند عودتك عن المؤتمر أو عن عطلتك ويتعرّفون عليك كإنسان متمكّن وليس فقط مجرّد زميل عمل.

قدّم مورداً مفيداً

ثمّة خيار آخر يتمثّل في مشاركة مورد يحتاجه جمهورك، وعند تحديد مورد مناسب ضع في عين الاعتبار الأشخاص الذين يرسلون إليك رسائل إلكترونية أكثر.

مرحباً! أتمنّى أن تكون مستمتعاً بفصل الصيف. لقد حان الوقت لعطلتي السنوية، وأتطلع إلى الرد على رسالتك عندما أعود في (التاريخ).

في غضون ذلك، أحب أن أشارك معك هذه المقالة حول الحيل التي يمكن أن تساعدك في الاستفادة القصوى من نظام إدارة علاقات العملاء، والتي يمكن لأي منها أن تساعدك على توفير ساعات من وقتك.

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية…

في الصيف الماضي، استخدمت الرسالة التالية للمرة الأولى وكان ردّ الناس عليها إيجابياً للغاية، حتى أنّ أكثرهم هدد بسرقتها

مرحباً! أظهرت دراستنا الأخيرة أنّ الإجازات مفيدة للدماغ ويمكن أن تحسّن الأداء في العمل. وهذا يدعو لمزيد من البحث! سأكون خارج المكتب وقليل الاطلاع على البريد الإلكتروني حتى (التاريخ). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة، يرجى الاتصال بـ (زميلي).

أتمنّى لك فصل صيف سعيد!

ميشيل

خصّص رسالتك

تسمح بعض أنظمة البريد الإلكتروني لك بإعداد رسالة للزملاء داخل المؤسسة وأخرى لمن هم خارجها. يتيح لك بريد "جيميل" إرسال رسائل الرد الآلي فقط إلى الأسماء الموجودة في قائمة العناوين لديك، ولا يمكنك إرسالها إلى أشخاص لا تعرفهم. يمكن أن تمنحك هذه الوظائف البسيطة المزيد من المرونة، فعلى سبيل المثال، لربّما ترغب في مشاركة معلومات شخصية مع زملائك من دون أن يطّلع عليها أحد مرسلي الرسائل من خارج المؤسسة. إليك هذا المثال:

يمكن أن تكون الرسالة المخصصة للأشخاص من خارج الشركة كالتالي: لقد وضعت مولودنا الثاني، وسأكون في إجازة أمومة حتى (التاريخ). يرجى التواصل مع (اسم الزميل) إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة في غيابي. أتطلع إلى الاتصال بك عندما أعود.

في حين يمكن أن تكون الرسالة إلى الزملاء من داخل المؤسسة على النحو التالي: لقد رزقنا الله بمولودة اسمها ليلى في (التاريخ)، فغمرت السعادة بيتنا! سأكون في إجازة أمومة حتى (التاريخ). وأثناء غيابي، يُرجى الاتصال بالزميلة وفاء الحلواني بخصوص أي احتياجات تسويقية، والاتصال بالزميلة سميرة رياض بخصوص الطلبات المتعلقة بالعلاقات العامة. أحببت أن أشارك معكم صورة ابنتنا ليلى وأخيها الأكبر عادل. أتطلع للاحتفال معكم جميعاً عندما أعود!

أجرّب هذه الأفكار في حياتي الخاصة، مثلما هي الحال مع معظم ما أكتب عنه. في الصيف الماضي، وصل بي الأمر إلى نسخ الرسالة التي كتبها زوجي التي وردت أعلاه واستخدامها، وكان الردّ عليها إيجابياً للغاية. لقد وصل بي الأمر إلى إجراء محادثات رائعة مع الأشخاص في قائمة الاتصال لدي، وكذلك مع العملاء حول الخطط الخاصة بفصل الصيف والزواج والاستمتاع بالوقت مع الأطفال الصغار. رسالة "أنا خارج المكتب" الجديدة والمحسّنة فعلت فعلها. لقد وفّرت لي الفرصة التي أحتاجها لكي أكون حاضرة مع عائلتي بالكامل أثناء إجازتي، وكذلك فرصة التواصل بشكل أعمق مع الآخرين عند العودة إلى العمل.