ماذا تفعل إذا عيّنت موظفاً ثم اكتشفت أنه دون المستوى؟

ملخص: إذا عيّنت موظفاً ثم اكتشفت أنه دون المستوى، فكيف تحدّد متى يجب عليك البحث عن أنسب الطرائق لمساعدته على التحسُّن، ومتى يكون من الأفضل فصله من العمل نهائياً؟ فكّر في الخطوات الأربع التالية عند التعامل مع موظف جديد:

أعِد تقييم تجربة إعداد الموظفين الجدد. لا يزال من المبكر بعد ما يقرب من 30 يوماً أن تحكم عليه بالفشل، ويجدر بك أن تفترض فيه الكفاءة وتتأكد أنه يتلقى الدعم الذي يحتاج إليه لتحقيق النجاح المطلوب.
اطلب النصيحة من موجه. قبل اتخاذ أي قرارات في هذا الشأن، من المفيد أن تستشير موجهاً تثق به يمكنه أن يقدم لك رأياً موضوعياً استناداً إلى خبراته.
تواصل مع مديرك. بالإضافة إلى طلب النصيحة من موجه، من المهم أيضاً أن "تدير علاقاتك مع رؤسائك" من خلال التواصل المستمر مع مديرك لإطلاعه على مخاوفك أولاً بأول. وبهذه الطريقة، لن تستفيد من مشورته ودعمه فحسب، بل ستضمن أيضاً أنه لن يُفاجأ إذا قررت في نهاية المطاف فصل الموظف الجديد.
راجع مشاعرك الغريزية. بعد أن عرفت الموظف حق المعرفة وعرفت مستوى أدائه في الدور المُسنَد إليه، هل ستعيد تعيين هذا الشخص وتسند إليه الدور الوظيفي نفسه بالقدر نفسه من الحماس المتقد الذي شعرت به حينما عينته في البداية؟

يرتكب الجميع أخطاء في أثناء تعيين الموظفين الجدد. وحتى إذا استعنت بأفضل وكالات التوظيف واستخدمت أفضل الأدوات وأجريت أدق التقييمات، فمن المستحيل بكل بساطة أن تنجز هذه العملية بشكل صحيح بنسبة 100% طوال الوقت، وذلك لأن عمليتي التوظيف وتعيين الموظفين الجدد تنطويان على متغير واحد مهم للغاية لا يمكن لأي خوارزمية أو مدير تعيينات مهما كانت خبرته أن يتنبأ به بدقة تامة، ألا وهو العنصر البشري. وعندما تتعامل مع البشر، فقد تختلف النتائج، ليس لأنهم يمتلكون المواهب والمهارات بدرجات متفاوتة فحسب، بل لأنهم يتصفون أيضاً بالقدرة على المراوغة والعواطف الجياشة والغرور وغيرها من العيوب التي لا مفر منها.

ومن المهم ألا تجزع إذا كنت لا تزال حديث عهد بالإدارة وعيّنت موظفاً ثم اكتشفت أنه دون المستوى؛ لأن هذا الأمر يحدث مع أفضل المدراء (وسيتكرر حدوثه في المستقبل بكل تأكيد). ولكن بمجرد أن تكتشف وجود مشكلة، فمن الأهمية بمكان أن تتخذ إجراء حاسماً قبل أن يزداد الوضع سوءاً. وكما أوضحت في كتابي الصادر مؤخراً تحت عنوان "كيف تتعامل مع موظفيك غير الأكفاء؟" (?Who's Your Mike)، فلديك 3 خيارات أساسية: تطوير مستوى أدائهم أو إعادة النظر في الأعمال المسندة إليهم أو فصلهم من العمل نهائياً. ومع ذلك، فإن الاختيار ليس بهذه البساطة دائماً.

ضع في اعتبارك أن مستوى أدائك المهني قد يكون على المحك هنا أيضاً، وإقدامك على تسريح أحد موظفيك بعد 90 يوماً فقط من تعيينه قد ينعكس سلباً على قدرتك على تعيين موظفين جدد وبناء فريق ناجح. من ناحية أخرى، يجدر بك ألا تسمح لموظف فاشل أو دون المستوى بالبقاء لفترة طويلة من الزمن، لأن ذلك قد يؤدي إلى فقدان أفراد فريقك الثقة فيك، ما يؤثر سلباً على مستوى أدائهم ويؤدي إلى مغادرة الموظفين المتميزين. ويجد معظم المدراء صعوبة في تحقيق هذا التوازن الدقيق بين معرفة متى يجب مساعدة الموظف المشكوك في مستوى أدائه والأخذ بيده إلى طريق النجاح ومتى يجب فصله نهائياً وشراء راحة البال.

إذا عيّنت موظفاً ثم اكتشفت أنه دون المستوى، فكيف تحدّد متى يجب عليك البحث عن أنسب الطرق لمساعدته على التحسُّن، ومتى يكون من الأفضل فصله من العمل نهائياً؟

لا توجد إجابة واحدة تنطبق على الحالات كلها؛ لأن إدارة العناصر البشرية تُعتبر فناً أكثر منها علماً في أغلب الأحيان. ولكن ثمة أشياء يمكن أن تساعدك على اتخاذ أفضل قرار ممكن بما يلائم ظروفك الخاصة. وإليك 4 خطوات ننصح باتباعها لتحقيق هذه الغاية:

1. أعد تقييم تجربة إعداد الموظفين الجدد

قد لا يرقى أداء الموظف الجديد إلى المستوى المتوقع، أو ربما كانت مشكلته تنحصر في عدم تواؤمه مع باقي زملائه في الفريق. لا يزال من المبكر بعد ما يقرب من 30 يوماً أن تحكم عليه بالفشل، ويجدر بك أن تفترض فيه الكفاءة وتتأكد أنه يتلقى الدعم الذي يحتاج إليه لتحقيق النجاح المطلوب. وبصفتك مديره فأنت مطالب في واقع الأمر بأن تمنحه هذه الفرصة.

تراجع خطوة إلى الوراء وفكِّر فيما إذا كنت قد هيأته لتحقيق النجاح.

هل وضعت توقعات واضحة؟ قد يكون ضعف مستوى الأداء أحد أعراض فشل الموظف الجديد في فهم المعايير التنظيمية والتوقعات المطلوبة ممن يشغلون منصبه. ويمكن أن يؤدي الإعلان عن هذه الأمور بوضوح في مراحل مبكرة من عملية تعيين الموظفين الجدد وإعدادهم إلى التخفيف من احتمالات الوقوع في الكثير من المزالق لاحقاً.
هل منحته الأدوات اللازمة للنجاح؟ حدّد ما إذا كان قد تلقى تدريباً مناسباً لأداء مهماته الوظيفية، أو ما إذا كان يوجد موارد أو إرشادات أخرى يمكنك تقديمها لمساعدته على الإلمام بالأدوات التي من شأنها أن تمكّنه من أداء مهماته على الوجه الأكمل بسرعة أكبر. يمكنك أن تخصّص له موجهاً أو توفّر له تدريباً إضافياً على التقنيات المختلفة التي يستخدمها قسمك، وما هذه إلا بضع أفكار حول الطرق التي يمكنك دعمه من خلالها لتحقيق النجاح.
هل يسهل الوصول إليك؟ يجب تكثيف عملية التواصل بين مختلف الأطراف في أثناء إعداد الموظفين الجدد، مع الحرص على عقد لقاءات ثنائية مع الموظف الجديد بشكل منتظم بغرض تفقُّد أحواله خلال الأسابيع الأولى من العمل. وإذا كنت مشغولاً للغاية وليس لديك وقت للتعامل مع موظف جديد، فستزداد احتمالات الفشل.

وإذا وضعت يدك على سلبيات محددة في تجربة إعداد الموظفين الجدد التي اتبعتها معه، فيمكنك العمل لمعالجة هذه السلبيات ورسم مسار أكثر نجاحاً في المستقبل المرتقب. راجع التوقعات المحدَّدة وأعد فتح خطوط التواصل وتأكد من حصوله على الأدوات اللازمة وتلقيه الدعم الذي يحتاج إليه للنجاح.

2. اطلب النصيحة من موجه

قبل اتخاذ أي قرارات في هذا الشأن، من المفيد أن تستشير موجهاً تثق به يمكنه أن يقدم لك رأياً موضوعياً استناداً إلى خبراته. أفصح له عن الصعوبات التي تواجهها في مساعدة موظفيك الجدد على الإلمام بالأدوات التي من شأنها أن تمكّنهم من أداء مهماتهم على الوجه الأكمل وأخبره بالخطوات التي اتخذتها حتى الآن.

وحبّذا لو شعر هذا الشخص بأنك تتقبل اختلافه معك في الرأي واعتراضه على أسلوبك في صناعة القرار وملاحظاته التي قد لا يروق لك سماعها. ويجب ألا تبحث هنا عن شخص يوافقك الرأي على الدوام كما لو كان صدى صوت يكتفي بترديد ما تفكر فيه، بل يجب أن تبحث عن قائد متمرس يمكنه دفعك للنجاح في منصبك كمدير. وتذكر في الوقت نفسه أنه لا يوجد أحد يمتلك الإجابات كلها، وأن لجوءك إلى شخص بعينه ليقدم لك النصيحة، فهذا لا يجعل نصائحه سديدة بالضرورة. حاول تكوين تصوُّر شامل حول الموقف، ثم استخدم قدرتك على التمييز بين الغث والسمين لاتخاذ القرار الصحيح الذي يصبُّ في مصلحة مؤسستك.

3. تواصل مع مديرك

قد يكون من المغري أن تحجب عن مديرك أي معلومات ذات صلة بالصعوبات التي تواجهها مع موظف ثبت أن أداءه دون المستوى، ولكن هذا سيزيد الطين بلة على المدى البعيد.

بالإضافة إلى طلب النصيحة من موجه، من المهم أيضاً أن "تدير علاقاتك مع رؤسائك" من خلال التواصل المستمر مع مديرك لإطلاعه على مخاوفك أولاً بأول. وبهذه الطريقة، لن تستفيد من مشورته ودعمه فحسب، بل ستضمن أيضاً أنه لن يُفاجأ إذا قررت في نهاية المطاف فصل الموظف الجديد. وآخر ما يريده مديرك أن يُفاجأ بك تطلب منه التصديق على فصل موظف بعد 90 يوماً فقط من تعيينه دون سابق إنذار.

4. راجع مشاعرك الغريزية

لنفترض أنك منحت موظفاً جديداً مهلة تبلغ 90 يوماً للإلمام بالأدوات التي من شأنها أن تمكّنه من أداء مهمات منصبه الجديد على الوجه الأكمل، وعالجت أيضاً أي قصور في التدريب، لكنه ما زال يعاني صعوبات. يشير هذا في الأغلب إلى أن هذه المشكلة ليست مشكلة إدارية. وتتمثل الخطوة التالية في طرح الأسئلة الأربعة التالية على نفسك:

بعد أن عرفت الموظف حق المعرفة وعرفت مستوى أدائه في الدور المُسنَد إليه، هل ستعيد تعيين هذا الشخص وتسند إليه الدور الوظيفي نفسه بالقدر نفسه من الحماس المتقد الذي شعرت به حينما عينته في البداية؟ قد تجد أن مؤهلاته ترشحه لشغل منصب وظيفي آخر في شركتك، أو ربما تقرر عدم إعادة تعيينه في أي منصب آخر على الإطلاق.
بافتراض أنه تلقى التدريب المناسب وحصل على الأدوات الضرورية، فهل يتمتع أيضاً بالكفاءة العقلية ويمتلك القدرات اللازمة للنجاح؟ لن يؤدي التدريب إلى تحقيق فارق هائل بالشكل الذي قد يتخيله البعض؛ لذا يجب أن يكون الفرد في مرحلة ما ملائماً تماماً لمتطلبات الوظيفة. هل هو قادر على حل المشكلات، أم أنه يلجأ إليك في كل كبيرة وصغيرة بحثاً عن الحلول؟ ابحث عن أمثلة تدل على تحليه بالمثابرة وامتلاكه القدرة العقلية أو ببساطة القدرة على الإنجاز.
إذا كان لديك فريق كامل مكوَّن من أمثال هذا الموظف، فما مدى قوته؟ إذا شعرت بغصة في الحلق، فهذا مؤشر مؤكَّد على سوء مستوى هذا الموظف وافتقاره لأي فرص في تحقيق النجاح.
إذا دلف الموظف إلى مكتبك غداً وقدّم استقالته، فهل ستشعر بالارتياح؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، فربما يكون فصله من العمل نهائياً هو الخطوة المثالية، أمّا إذا كانت الإجابة "لا"، ففكر في تدريبه وإعادة النظر فيما إذا كان قد تم تزويده بما يحتاج إليه للنجاح.

أعود وأكرّر أن إدارة العنصر البشري ليست علماً دقيقاً بحال من الأحوال؛ فثمة عوامل عديدة تؤثر في اختيار الطريقة المثلى للتعامل مع كل موقف. ومع ذلك، فإن طرح هذه الأسئلة على نفسك سيساعدك على التحقق من صحة أفكارك ومشاعرك الغريزية تجاه الموظّف المستجد، وتوضيح الخطوات اللازم اتخاذها للمضي قدماً.

ندين لكل موظف جديد بفرصة لتحسين مستوى أدائه والنجاح في منصبه الوظيفي، لكن هذا لا يعني أنه يتعين علينا التمسُّك بموظف فاشل إلى ما لا نهاية. وفي حين أنك قد تفضّل الاستثمار في نجاحه، فقد تكون الخطوة الصحيحة في النهاية هي فصله نهائياً من العمل واستبدال آخر به. إذا كان الأمر كذلك، فلا تنتظر كثيراً، واتخذ إجراءً حاسماً. لا تدع الخوف من المحادثات الصعبة يمنعك من الأخذ بالأسباب التي تُزيد عملك قوة وتدعم نجاح فريقك.