كم مرة وجدت نفسك في هذا الموقف المحبط: توجه ملاحظات واضحة إلى مرؤوسك المباشر، ويقرّ بها ويتقبلها، وبعد ذلك...لا يتغير شيء. في حين أن هناك العديد من الأسباب وراء فشل الملاحظات في تحقيق أي نتائج، فإن أحد الأسباب الذي كثيراً ما نغفل عنه هو اختيارنا لكيفية توصيلها، شفهياً أو كتابياً. قد تميل إلى اختيار أسلوب معين في توجيه الملاحظات لأنه مريح أو عملي أكثر بالنسبة لك، ولكنه قد لا يكون أفضل أسلوب عليك تبنيه في الواقع.

توجيه الملاحظات أمر صعب بالطبع، لذلك من المنطقي أن نميل إلى استخدام نقاط قوتنا في هذا الشأن. على سبيل المثال، قد تكون مسؤولاً عن التواصل وتبرع في المحادثة، لذلك قد تفضّل الذهاب إلى مكتب موظف ما أو التواصل معه مباشرة على تطبيق زووم لمراجعة قضايا العمل، وقد توجه ملاحظات محرجة في أثناء ذلك. أو ربما تكون شخصاً تفضّل التريث قليلاً لتجميع أفكارك، والتواصل في أجواء غير مشحونة عاطفياً وترغب بتخفيف أي توتر.

لكن الاقتصار على اتباع الأسلوب الأسهل عليك قد لا يمنحك أفضل النتائج. لكي تكون الملاحظات فعالة، عليك الأخذ بعين الاعتبار ما الذي سيكون مناسباً أكثر حسب السياق والموظف المستهدف والهدف من موقفك المحدد. الملاحظات المكتوبة والشفهية ضرورية، ولكل منها وقت ومكان مناسبان لاستخدامهما. نوضح فيما يلي متى نوصي بتوجيه ملاحظات كتابية ومتى نُفضل إجراء محادثة بدلاً من ذلك.

وجّه ملاحظات مكتوبة عندما:

لديك وقت كافٍ للقيام بذلك بشكل صحيح

غالباً ما نلجأ إلى استخدام الملاحظات المكتوبة عندما نشعر أننا لا نملك الوقت الكافي للتحدث. قد تميل إلى إرسال رسالةٍ بالبريد الإلكتروني ثم حذفها من قائمتك. ولكن هذا خاطئ، لأن المراسلات الكتابية تبقى كسجل يمكن مراجعته دائماً في صخب حياة العمل المزدحمة، لذلك خذ دقيقة إضافية لمراجعة ملاحظاتك المكتوبة وتأكد من رضاك عما ورد فيها بعد مراجعتها بعناية وحفظها كسجل للتفاعل.

كما يمنحك تخصيص الوقت لمراجعة ملاحظاتك المكتوبة فرصة للتحقق من طريقة كلامك. في الواقع، يميل متلقي الملاحظات الكتابية إلى استشفاف أسوأ نبرةٍ ممكنة فيها، حتى لو كانت مكتوبة بنبرة محايدة أو إيجابية، ويعود ذلك جزئياً إلى أن لغة الجسد الإيجابية ونبرة الصوت الدافئة لا تظهران في النص المكتوب. لذلك احرص على تضمين ملاحظاتك الكتابية إشارات واضحة لا لبس فيها من الدفء والامتنان والتشجيع. وتذكر أن المراسلات الكتابية ليست المكان المناسب لتوجيه ملاحظات غير رسمية أو مرتجلة حول أداء الموظفين، إذ يمكن أن يكون لها تأثير غير متناسب أو أقسى مما كنت تقصد.

عندما تريد تعزيز ما دار في محادثة ما أو تسجيله

إذا تضمنت ملاحظاتك إرشادات أو خطوات تالية أو ممارسات أفضل أو معلومات أخرى يرغب المتلقي في الرجوع إليها مرة أخرى في عمله، ففكر في المتابعة بعد المحادثة أو الاجتماع عن طريق إرسال ملاحظات مكتوبة عبر البريد الإلكتروني. وكقاعدة عامة، إذا طلبت من موظف القيام بأكثر من مهمتين مثلاً، فلا تفترض أنه سيتذكر كل التفاصيل، لذلك أتبع المحادثة بملاحظات مكتوبة لمساعدته على تنفيذ ما طلبته في المستقبل.

عندما تريد منح الموظف وقتاً للمعالجة أولاً

غالباً ما يستوعب الموظفون الملاحظات بشكلٍ أفضل في المحادثات إذا ما أُتيح لهم الوقت لمعالجتها بشكلٍ مكتوب. على سبيل المثال، يضيف أحد المدراء الذين نعمل معهم أسئلة للتأمل في نهاية تقييماته لتسهيل المحادثة، ويقول الموظفون إنهم يشعرون بالاستعداد لمناقشة الملاحظات لأنهم مُنحوا وقتاً لاستيعابها والتفكير فيها مسبّقاً.

متى تقدم ملاحظات شفهية؟

عندما تكون الملاحظات أكثر تعقيداً

لا يفضَّل استخدام البريد الإلكتروني والرسائل المكتوبة الأخرى لمناقشة القضايا التي تحتاج إلى أخذ وردّ مستمرين، ومن الأفضل في هذه الحالة أخذ الوقت الكافي لإجراء محادثة لأنها قد تؤدي إلى نتائج أفضل نظراً لاحتمال تطور ملاحظاتك أو تغييرها بناءً على مدخلات الشخص الآخر. تتيح المحادثة استكشاف تعقيدات المشكلة بشكل أفضل وبالتالي تؤدي إلى حلول أفضل.

لقد عملنا مؤخراً مع مديرة كان عليها أن توضح لأحد مساعديها أنه بحاجة إلى التحدث أكثر في اجتماعات العملاء. على الرغم من أن المشكلة التي أرادت الإشارة إليها كانت واضحة، لم تكن المديرة متأكدة إن كان مساعدها لا يتحدث في اجتماعات العملاء لأنه يشعر بعدم استعداده بشأن هذا الموضوع أو لاعتقاده أنه لا ينبغي له ذلك. أرادت المديرة تقديم النصائح لدعم مساعدها في كلتا الحالتين، لكن نصائحها كانت ستختلف على نحو كبير لو جرت بينهما محادثة بهذا الشأن يمكن أن تعلم من خلالها سبب المشكلة.

أخذت المديرة الوقت الكافي لفهم وجهة نظر مساعدها تماماً عندما جرت محادثة بينهما لتقييم المشكلة، حيث فهمت أن مساعدها كان متردداً في التحدث لأن المدير السابق كان يفضّل أن يبقى صامتاً في اجتماعات العملاء. لو وجهت المديرة ملاحظاتها مكتوبةً لما أُتيحت لها الفرصة لفهم المعلومات التي ساعدتها على اتخاذ قرار أفضل بشأن أفضل نصيحةٍ ومسار عمل لموظفها. وهكذا، وبفضل المحادثة التي تم إجراؤها، تمكنت المديرة ومساعدها من بلورة التوقعات الجديدة، وشعر المساعد براحة أكبر في التعبير عن رأيه.

إذا اُضطررت إلى توجيه ملاحظات معقدة، فعليك طلب إجراء محادثة في رسالتك المكتوبة، ومن الأفضل إرفاقها ببعض الأسئلة التي يجب على الموظف الاستعداد للتحدث عنها. وبعد إجراء المحادثة، تابع العمل عبر الرسائل المكتوبة بشأن ما تقرره.

عندما تثير الملاحظات مشاعر صعبة لدى المتلقي

ربما تكون المحادثة أكثر فعالية في توجيه الملاحظات إذا ما كان من المحتمل أن تثير عواطف صعبة لدى المتلقي، ومع ذلك، غالباً ما نميل إلى تجنب المحادثات في هذه الحالات لأنه يصعب علينا مواجهة الآخرين عندما تنتابهم العواطف الصعبة. ولكن تذكر أن عدم رؤية رد الفعل الفوري للشخص الآخر على ملاحظاتك لا يعني أن عواطفه قد اختفت، بل على العكس من ذلك، لو قرأ الموظف ملاحظاتك السلبية، فقد تكون ردة فعله أقوى بكثير مما لو سمعها منك مباشرةً، ونظراً لشعوره بمزيد من الأذى، فمن المرجح أن يسيئ تفسير الملاحظات وقد يفهمها على أنها شخصية.

عندما تهدف إلى تقوية العلاقة أو إصلاحها

غالباً ما نتجنب توجيه الملاحظات لأننا نخشى أن تضر بعلاقاتنا. ولكن يمكن للتعليقات الواضحة والمدروسة أن تفعل العكس وتقوي العلاقة إذا ما كانت موجهة شفهياً لأن الملاحظات الجيدة تنطوي على التعاون. عندما تتبادلان وجهات النظر وتعملان معاً لإيجاد الحلول، يمكن لكما في النهاية الوصول إلى فهم متبادل أعمق.

من ناحية أخرى، فإن تجنب إجراء محادثة قد يضر بالعلاقة بطرق قد لا تدركها. عندما نتجنب توجيه ملاحظات قاسية، يزداد التوتر والاستياء ويتم التعبير عنهما بطرق قد لا نتوقعها. لسوء الحظ، لقد رأينا أنه حتى العلاقات القوية تتدهور بسبب قرار تجنب توجيه الملاحظات.

إذا قررت إجراء محادثة لتوجيه الملاحظات، فإن خوفك من الإضرار بالعلاقة يمكن أن يحد من قدرتك على شرح المشكلة بوضوح وفعالية. في الواقع، غالباً ما نميل إلى المبالغة في تقدير مدى معرفة شخص ما بما نفكر فيه، لا سيما عندما تكون لدينا عواطف قوية. يُعرف ذلك بوهم الشفافية، وهو تحيّز معرفي يجعلنا نعتقد أن أفكارنا وعواطفنا الداخلية أكثر وضوحاً مما هي عليه، وقد يدفعنا للتخفيف عن غير قصد من لهجة ملاحظاتنا السلبية مفترضين أن الشخص الآخر يعرف ما نفكر فيه حقاً.

تذكر أن الملاحظات الإيجابية الشفهية يمكن أن تكون وسيلة فعالة لتقوية العلاقة، وإخبار الموظف بوضوح وعلى وجه التحديد بأن ما قام به جيد يمكن أن يعزز بشكلٍ كبير الثقة والتقدير المتبادلين، بالإضافة إلى ضمان استمرار تكرار هذا السلوك.

هل يمكن أن تكون المذكرات الصوتية حلاً وسطاً؟

يستخدم العديد من الأساتذة الجامعيين ورجال الأعمال ومدراء الفرق الذين نعرفهم الرسائل الصوتية لمشاركة الملاحظات مع طلابهم أو موظفيهم. وتتيح تطبيقات المحادثة، مثل فوكسر أو لووم أو فويس ميموس، للمدراء توجيه الملاحظات بسرعة (نحن نتحدث أسرع 7 مرات مما نكتب).

يمكن لهذا النمط من توجيه الملاحظات، الذي يشيع أكثر هذه الأيام، أن يسد الفجوات التي ناقشناها أعلاه بين الملاحظات الكتابية والمكتوبة. من ناحية، يمكن للمدير تقديم الملاحظات بسرعة وسهولة، ومن ناحية أخرى، يمكن للموظف الذي يتلقى الملاحظات تسجيل التعليمات أو الخطوات التالية التي يرغب في مراجعتها مرة أخرى لاحقاً. وبهذه الطريقة، يمكن للمدير أن يوجه ملاحظاته العفوية غير الرسمية وبأقل جهد ممكن، ولكن مع تخفيف أي قسوة قد تبدو عليها الملاحظات من خلال نبرة صوته -وهو ما لا ينطبق، كما لاحظنا بالفعل، على الملاحظات المكتوبة.

. . .

في المرة المقبلة التي يتعين عليك فيها توجيه الملاحظات، فكر فيما إذا كان من الأفضل توجيهها للمتلقي شفهياً أو كتابياً. إن ممارسة الخروج من منطقة راحتك عندما يستدعي الموقف ذلك يسمح لك بتواصل أفضل مع الآخرين، وسيكون أي شكل من أشكال التواصل في مكان العمل، وليس فقط توجيه الملاحظات، أكثر فاعلية عند اتخاذ بضع خطوات إضافية نفكر فيها أبعد قليلاً من أنفسنا ونأخذ من خلالها بعين الاعتبار ما سيشعر به المستمع (أو القارئ) وما يفكر فيه وما سيفعله بالمعلومات التي نشاركها معه.