تعلم كيفية ترويض قائمة المهام الملحة

تعد قائمة المهام من الأدوات الضرورية إذا ما استخدمتها لإدارة وقتك على نحو عقلاني. لكنك إذا بالغت في الاعتماد عليها، ستغدو عبداً لها. ولعل الخطوة الأولى لجعل تلك القائمة تعمل لأجلك، تتمثل في أن تستوضح تماماً الهدف الذي تريد "توظيفها" من أجله. غير أننا نخفق بالقيام بتلك الخطوة في معظم الأحيان، ولذلك نجد قوائم مهامنا مكتظة بأولويات ملحة يتعين علينا القيام بها فوراً (إرسال الشرائح المنقحة للزبون مثلاً)، ومهام أساسية نخشى نسيانها لأن ليس لها مواعيد إنجاز محددة (مثل حجز مكان قضاء العطلة)، وبعض المهام التي نضيفها إلى القائمة لأن تنفيذها يجعلنا نشعر بالارتياح (طلب المزيد من الأقلام – نُفّذ!). ويوماً بعد يوم نتفقد البنود الأساسية وننفذ المهام الملحة (التي كنا سنقوم بتنفيذها حتى لو لم تكن مدرجة على القائمة) ونؤجل تنفيذ البنود الأخرى.
إعلان: لا تدع حائط الدفع يفصلك عن أهم المهارات والخبرات الإدارية. استفد اليوم من الاشتراك الترحيبي بدءاً من 30 ريال/درهم (8 دولار).

ولتفادي هذه المشكلة، لجأت شخصياً إلى استخدام ثلاث قوائم وروزنامة، لكل منها وظيفتها الخاصة. إذ تختص القائمة الأولى بالمشاريع المهمة، لكن من دون مواعيد تنفيذ محددة، وتختص القائمة الثانية بالبنود التي يجب عليّ إتمامها اليوم. وإذا لم أستطع لسبب ما إتمام المهمة فوراً، أقوم بتدوينها في تلك القائمة مع التزامي بإتمام كل شيء على هذه القائمة قبل أن أغادر مكتبي في ذلك اليوم. وتختص القائمة الثالثة بالمهام