ما هي الاجتماعات الخارجية وكيف تضمن نجاحها؟

بصفتك قائداً، من المرجح أنك لاحظت من قبل بعض المشكلات في فريقك. ربما قضيت سنوات في العمل عن بعد ثم تبنت شركتك نموذجاً هجيناً أو عادت إلى نموذج العمل داخل المكتب بالكامل، لكن الانتقال إلى هذه الحالة الجديدة لم يكن سلساً تماماً. ربما تشعر بأن الاجتماعات مرهقة وأن العمل التعاوني غير الرسمي غير متسق وأن العلاقات التي كانت عفوية في السابق تتطلب الآن المزيد من الجهد؛ فقررت التخطيط لاجتماع خارجي لفريق القادة أملاً في إعادة تعزيز التواصل وتحقيق التوافق.

مع ازدياد عدد المؤسسات التي تفرض قضاء المزيد من الوقت في المكتب، هذا هو الوقت الملائم لتعزيز العمل الجماعي وإحداث تغيير جذري في آليات عمل الفريق. قد تؤدي الاجتماعات الخارجية دور عامل محفز فعال لتحقيق ذلك، ولكن شريطة أن تحضر لها بنية واضحة. يفترض العديد من القادة أن التحضير للاجتماعات الخارجية مع التركيز على غايتها كاف لضمان نجاحها، ولكن هذه هي الخطوة الأولى فقط وفقاً لخبرتنا.

بصفتنا مديرين تنفيذيين نتمتع بخبرة واسعة في تحضير الاجتماعات الخارجية للعملاء من الشركات الكبرى وتيسيرها، لاحظنا أن القائمين على الاجتماعات الخارجية الأكثر تأثيراً لا يكتفون بتحديد الأهداف النهائية، بل يتناولون الأسئلة العميقة التي تقود إلى التغيير الحقيقي. في حين أن توضيح الأهداف النهائية هو الخطوة الأولى البديهية، سنقدم في هذا المقال خمسة أسئلة إضافية يتجاهلها الكثيرون، من شأنها أن تساعدك على التحضير لاجتماعات خارجية تحقق نتائج دائمة.

1. ما هو الانطباع العاطفي الذي تريد تركه لدى فريقك؟

أخذ المشاعر التي تريد أن يشعر بها فريقك في الاعتبار له آثار إيجابية في طريقة إعداد الاجتماعات الخارجية وسيرها. خذ على سبيل المثال قائدة إحدى شركات الخدمات العامة التي خططت لاجتماع خارجي لفريقها القيادي الجديد. عندما سألناها عن الانطباع العاطفي الذي تريد تركه لدى الفريق، قالت: "أريد أن يشعر أعضاء الفريق بالألفة والراحة وبأنهم يستطيعون التواصل فيما بينهم". دفعتها هذه النية إلى تغيير موقع الاجتماع من قاعة مؤتمرات جامدة في فندق إلى منزل مستأجر مريح. حفز الاجتماع في هذا المكان غير الرسمي الفريق على التواصل بعمق أكبر، ما حقق النتائج العاطفية المرجوة.

كان فريق القيادة في إحدى المؤسسات المعنية بصحة الحيوان يخطط لعقد اجتماع خارجي مع التركيز على تعزيز العمل التعاوني. عندما سألنا الرئيسة التنفيذية عن الانطباع العاطفي الذي تريد تركه لدى الفريق، فكرت وقالت: "أريد أن يشعر الفريق بالتقدير والاحتفاء والدعم". بعد أن أدركنا أن الفريق مر بعام مليء بالتحديات أثبت فيه قدرته على التحمل، أعدنا تصميم جدول الأعمال وجعلنا النشاط الأول هو تمرين لتحديد مواطن قوة العمل التعاوني. أتيحت الفرصة لكل عضو في الفريق للاعتراف بمواطن قوة أقرانه، وعزز هذا التمرين على الفور المعنويات وحقق الأثر العاطفي الذي هدفت الرئيسة التنفيذية إلى تحقيقه. بالإضافة إلى ذلك، كانت هذه المشاعر مستدامة، وعززت كفاءة العمل التعاوني بطريقة منهجية أكثر. تصميم النشاطات مع التركيز الهادف على الانطباع العاطفي للفريق مهم جداً في إنشاء التجربة الملائمة للفريق.

2. ما الذي يعوق نجاح فريقك؟

كان فريق القيادة في إحدى شركات تجارة التجزئة الكبيرة يواجه صعوبة في اتخاذ القرارات بكفاءة على نحو دائم. منع هذا الخلل الفريق عن العمل بأقصى إمكاناته، وتسبب بتأخيرات يمكن تجنبها في بعض المبادرات الرئيسية. بهدف تحديد جذر المشكلة، اعترف القائد بأن الفريق يجهل آليات صناعة القرار ومن يجب إشراكه في اتخاذ القرارات.

ناقش الفريق في الاجتماع الخارجي استخدام أدوات محددة لصناعة القرار بهدف دعم عملية صناعة القرار، وطبقها مباشرة على ثلاث حالات. وضح الفريق على الفور آليات صناعة القرار التي يجب تطبيقها في المستقبل من خلال توفير الأداة المناسبة وتطبيقها مباشرة على مواقف فعلية.

3. ما هي التغيرات في السلوك التي تضع فريقك على مسار جديد؟

فكر في الجوانب التي تريدها أن تتغير بعد الاجتماع الخارجي. الاجتماعات الخارجية الناجحة هي أحداث مهمة ومؤثرة في قصة الفريق، إذ تضعه على مسار جديد. مع ذلك، لا يمكن وضع الفريق على هذا المسار الجديد إلا إذا تغيرت سلوكياته بعد الاجتماع.

على سبيل المثال، أراد فريق القيادة في مؤسسة تعليمية غير ربحية تحويل اجتماعاته من مجرد جلسات خاملة لتبادل المستجدات إلى مناقشات حيوية يستفيد الفريق فيها من أفضل أفكار أعضائه. اعتاد أعضاء الفريق تجنب الصراعات، ما جعل محادثاتهم سطحية وأدى بهم إلى تفويت فرص ثمينة لحل المشكلات على نحو فعال. ناقش الأعضاء في الاجتماع الخارجي الحاجة إلى خوض نقاشات مثمرة أكثر وشاركوا في صياغة مجموعة من المعايير التشغيلية للتعامل مع الصراعات، مثل تشجيع التعبير عن وجهات النظر المتنوعة وممارسة الإنصات الفعال. رسخ الفريق هذه السلوكيات من خلال تحديد موعد في كل اجتماع للقيادة لمعالجة القضايا المعقدة، وطبق أعضاؤه المعايير الجديدة على نحو هادف خلال الجلسة. عززت هذه التغييرات السلوكية مشاركة أعضاء الفريق في الاجتماعات التالية للاجتماع الخارجي وعمقت أثرها.

4. ما هي الممارسات التي يجب أن يمتنع عنها الفريق برأيك؟

يركز الفريق دائماً في الاجتماعات الخارجية على الإجراءات الجديدة التي يجب اتخاذها، لكن القادة قليلاً ما يفكرون في الإجراءات التي يجب عدم اتخاذها؛ والقادة الاستثنائيون يعلمون أن عليهم إلغاء ما لا فائدة منه من أجل فسح المجال ليعمل الفريق بفعالية ويطبق الأفكار الجديدة.

إحدى عميلات فرانس (المؤلف المشارك لهذا المقال) هي الرئيسة التنفيذية لإحدى مؤسسات الخدمات المالية، وقد أدركت بعد عملية إعادة هيكلة حديثة أن طريقة تخصيص الموارد الحالية لا تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. كانت معالجة طريقة تخصيص الفريق للموارد الداخلية مهمة جداً. أجرى الفريق جلسة مخصصة لتخفيف الحمل تركز على هذه المسألة بالتحديد في بداية اجتماع خارجي، وحدد فيها الإجراءات والعناصر التي يمكن إلغاؤها لتعزيز فعاليته. طرح أعضاء الفريق عشرات الأفكار، واختاروا ثلاثة عناصر يجب أن يلغوها من عمل الفريق، واختار كل عضو عنصراً يجب إلغاؤه في عمله الفردي. كان الشعور بالتحرر ملموساً، وتبنت المؤسسة بأكملها هذه الممارسة لاحقاً؛ إذ دفعت المزيد من الفرق لإلغاء طرق العمل المعيوبة والعناصر المثبطة وفسحت المجال لإنجاز عمل أعلى قيمة.

5. كيف تضمن دوام نتائج الاجتماع؟

توفر الاجتماعات الخارجية للموظفين استراحة من الروتين المعتاد وفرصة للتواصل والتأمل، لكنهم يقعون عادة في مزلق الانشغال اليومي مجدداً. لكن التعديلات والتغييرات الدائمة ممكنة ومهمة جداً، ويجب النظر إلى خلق النتائج الدائمة على أنه جزء من التخطيط للاجتماع، لا مجرد ملحق.

خصص الوقت في نهاية الاجتماعات الخارجية للاتفاق مع الفريق على بعض الالتزامات. بين للمشاركين أنهم سيخضعون للمساءلة، وتتبع تقدم الفريق نحو تحقيق الالتزامات على أساس ربع سنوي. تدخل عند عدم إحراز التقدم وكافئ الجهود المتواصلة عند إحرازه.

ثمة نهج آخر لضمان التزام الفريق، وهو توكيل الموظفين المتميزين بمتابعة الفريق فيما يتعلق بالتزامات معينة. على سبيل المثال، وضع فريق القيادة في إحدى الشركات الإعلامية معايير تشغيلية جديدة في أحد الاجتماعات الخارجية لتعزيز كفاءة صناعة القرار. لضمان الالتزام بهذه المعايير، حدد الفريق "بطل المعايير" في كل اجتماع للفريق، وهو دور يتناوب أفراد الفريق فيه لمراقبة الالتزام بالمعايير والتنبيه بلطف إلى حالات عدم الالتزام. حدد الفريق أيضاً موعداً لجلسة متابعة بعد 30 يوماً لتقييم الآليات الفعالة وتعديل المعايير وترسيخ الالتزامات. ساعدت هذه الخطوات على تطبيق التغييرات في الروتين اليومي لأعضاء الفريق.

لا يقتصر دور الاجتماعات الخارجية على إنجاز العمل خارج المكتب، فهي تمثل فرصة لإعادة ضبط مسار الفريق. من خلال التركيز على هذه الأسئلة الخمسة، ستتمكن من تحويل هذه الاجتماعات الروتينية إلى عامل محفز على التغيير الهادف. ابدأ بالتفكير في غاية الاجتماع، ثم اطرح الأسئلة الصحيحة وحضر اجتماعاً خارجياً يعزز التواصل والوضوح ويحفز على العمل حتى يخرج فريقك منه مستعداً للنجاح.