شارك
الرئيسية
2 دقيقة
يمتلك الأشخاص المشغولون خيارين لكيفية قضاء أيام عملهم؛ إما التفاعل مع المطالب العاجلة على الفور، وإما وضع خطة استباقية للتركيز على الأولويات؛ في حين أن الطريقة الوحيدة للنجاح بالفعل هي التركيز على المهام المهمة وتقليل الاستجابة للمطالب العاجلة.
لنفرّق أولاً بين المهام العاجلة والمُهمة.
تشمل المهام العاجلة الرسائل الإلكترونية التي تتطلب استجابة فورية؛ أو الطلبات المفاجئة التي يبدو أنها قد تستغرق دقيقتين فقط، لكنها تأخذ ساعة كاملة؛ أو التقرير الذي عليك كتابته قبل اجتماع ما. بمعنى آخر، تتضمن المهام العاجلة استجابة لأزمة ما أو أداء أعمال روتينية، أو مهام تفضّل أداءها أولاً لأنها تبدو أقل تحدياً من المشاريع الأخرى الموجودة في قائمة مهامك الحالية.
وتكون المهام العاجلة قصيرة المدى عادة، وننجذب إليها لأنها تحافظ على انشغالنا وتزيد إحساسنا بقيمة أنفسنا وأهميتنا. (على افتراض أن جدول الأعمال المزدحم يعكس قيمة الشخص).
لكن التعامل المستمر مع المهام العاجلة يجعلك تشعر بالإنهاك في نهاية اليوم، متسائلاً عن الوقت الذي انقضى دون أن تُدرك، ومتوتراً بشأن الأعمال المتراكمة التي عليك إكمالها.
من ناحية أخرى، تتيح لك المهام المهمة التركيز على المشاريع التي تُسهم في تحقيق أهدافك، لكنها لا تثير فيك المستوى نفسه من الحماس الذي تثيره الطلبات العاجلة؛ وهي تشمل التفكير في الأهداف البعيدة الأجل، والتحلي بالصدق عند تقييم الوضع الحالي والمكانة المرغوبة، وأداء مهام صعبة تبدو مملة ومتعبة. قد تتضمن المهام المهمة على المستوى الشخصي تخصيص وقت لممارسة التمارين الرياضية في النادي يومياً مثلاً، أما على المستوى المهني، فقد تتضمن إعداد خطة سنوية وتقسيمها إلى منجزات فصلية وشهرية، وتقييم الأداء الحالي مقارنة بخطة العام الماضي. (أليست مجرد فكرة الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية وتحديد أهداف هذا العام تجعلك ترغب في التحقق من بريدك الإلكتروني؟ لكن تبقى هذه الأنشطة ضرورية لتحقق أهدافك).
إذا كان مكان عملك يشجع على الضغط الزائد والاستجابة السريعة للمهام العاجلة باستمرار، فقد يصعب عليك التمييز بين المهام المهمة والعاجلة. ومع ذلك، يسهّل الوعي بالفرق بين النوعين واستخدام تقنيات بسيطة التركيز على الأولويات.
اختر 3 مهمات مُهمة لإكمالها يومياً
اكتبها على ورقة وضعها في مكان مرئي على مكتبك. وبدلاً من أن تتحقق من بريدك الإلكتروني وقت فراغك، انظر إلى الورقة، وابدأ العمل على إحدى المهمات. واجعل قائمتك مقتصرة على 3 مهمات فقط، واعمل على إكمالها.
أوقف إشعارات البريد الإلكتروني
أغلق تطبيق آوتلوك، وأوقف إشعارات الرسائل الإلكترونية الجديدة على هاتفك، وابذل قصارى جهدك للتقليل من التشتت الذي يسببه البريد الإلكتروني. عندما تقرر العمل على إحدى المهام المهمة، فخصص لنفسك ساعة من الوقت غير المنقطع على الأقل لإكمالها. وإذا كان استخدام الإنترنت يشتت انتباهك عن العمل، فافصل جهاز الكمبيوتر عن الإنترنت مدة الساعة المخصصة لإكمال المهمة.
نظّم اجتماعاً أسبوعياً مع نفسك مدة 20 دقيقة
أدرِج الاجتماع ضمن جدول مواعيدك، ولا تحدد أي مواعيد أخرى في هذا الوقت، وعامله بمستوى الجدية نفسه الذي تعامل به موعداً مع مديرك. وإذا لم يكن لمكتبك باب أو كنت تعمل في منطقة مفتوحة ومزدحمة بالأنشطة، فاحجز غرفة اجتماعات لاجتماعك، واحرص على أن تكون فيها وحدك. أحضِر قائمة مشاريعك، وقائمة مهامك، وجدول مواعيدك، واقضِ وقتاً في مراجعة المهام التي أنجزتها خلال الأسبوع الماضي، والمهام التي ترغب في إنجازها خلال الأسبوع المقبل، فتلك فرصة مثالية لاختيار المهمات الثلاث اليومية المهمة. يشير الكاتب في مجال الإنتاجية، ديفيد ألين، إلى هذه الخطوة بمصطلح "الاستعراض الأسبوعي" للأهداف، وهو إحدى الوسائل الأكثر فعالية لتحسين إدارة الوقت.