شارك
الرئيسيةمن هو المساعد الافتراضي؟
مساعد افتراضي (Virtual Assistant): موظف يقدم عن بعد المساعدة في المهام الإدارية؛ من جدولة المواعيد وتنظيم البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية.
سمات مهام المساعد الافتراضي
تتسم مهام المساعد الافتراضي بما يلي:
- يعمل غالباً بوقت دوام جزئي.
- يمكن توظيفه في أي شركة بغض النظر عن مجال عملها.
- على الرغم من أن المساعد الافتراضي يعمل عن بعد فإنه يمتلك صلاحية الوصول إلى المستندات الضرورية بما يساعده في تنفيذ مهامه.
فوائد تعيين مساعد افتراضي
يحقق تعيين مساعد افتراضي فوائد للموظف وصاحب العمل والشركة وتتمثل في الآتي:
- يوفر لصاحب العمل مرونة في التعاقد إذ يدفع فقط مقابل الخدمات التي يحتاج إليها.
- يساعد صاحب العمل في التركيز على المهام الأكثر قيمة.
- يخفف على الشركة أعباء تقديم مزايا أو دفع ضرائب، مقارنة بتعيين موظف بدوام كامل.
- يساعد الشركة على خفض التكاليف من خلال دفع المساعد الافتراضي مقابل معدات الكمبيوتر الخاصة به والبرامج وخدمة الإنترنت.
مقالات قد تهمك:
- كيف تقاطع زملاءك بلباقة في اجتماع افتراضي؟
- كيف تحثّ موظفيك على التعبير عن آرائهم في الاجتماعات الافتراضية؟
- هل ينبغي تشغيل الكاميرا في الاجتماعات الافتراضية أو لا؟
مهام المساعد الافتراضي
يقدم المساعد الافتراضي مجموعة من الخدمات تتمثل في التالي:
- الخدمات الإدارية: تشمل جدولة الاجتماعات وحجز السفر والرد على الهواتف عبر خط متصل وغيرها من المهام التي تساعد في تنظيم العمل.
- إمساك الدفاتر: يمكن للمساعد الافتراضي تقديم مساعدة تسجيل المعاملات المالية اليومية، بما يشمل التجميع والتنظيم والتخزين وإتاحة قاعدة سجلات المعلومات المالية.
- المساعدة في الالتزامات الشخصية: مثل حجز موعد لدى طبيب أو تقديم الإجازات أو شراء الهدايا.
- مساعد لعملاء الشركة: من خلال مساعدة العملاء في استخدام المنتجات أو الاستفادة من الخدمات التي تقدمها الشركة أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
- المساعدة في إدخال البيانات، مثل إدخال بيانات المرضى، أو الفواتير.
- المساعدة في إدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي مثل الرد على التعليقات والتواصل مع المتابعين.
- يساعد في إدارة المحتوى من إدارة تقويم الإنتاج وتنظيم موارد الكتابة وغير ذلك من المهام.
- المساعدة في عملية التسويق من خلال البحث عن العملاء المحتملين وتجميع معلوماتهم.
كيف تصبح مساعداً افتراضياً؟
لا يفرض على المساعد الافتراضي أن يكون حاصلاً على شهادة جامعية في تخصص محدد إلا أنه يجب أن يكون حاصلاً على شهادة جامعية، فضلاً عن أنه يفضل خضوعه للتدريب، وأن يكون ماهراً في استخدام التكنولوجيا والكمبيوتر والبرامج التي تفيده في عمله، بالإضافة إلى أن المساعد الذي سيسهم في عمليات مسك الدفاتر يجب أن تكون لديه خبرة محاسبية.
ويمكن لأصحاب العمل الوصول إلى المساعدين الافتراضيين من خلال زيارة مواقع الويب التي تعتبر تجمعاً للعاملين يمكنهم فيها عرض خدماتهم ومن الأمثلة على هذه المواقع في منطقة الشرق الأوسط “خمسات” و”مستقل”.
الفرق بين المساعد الافتراضي والمساعد الإداري
يؤدي المساعد الافتراضي والمساعد الإداري نفس المهام تقريباً إلا أن الاختلاف الرئيسي بينهما في أن المساعد الإداري يكون موظفاً بدوام كامل.
اقرأ أيضاً: