مهام ما بعد الاجتماع After Meeting Tasks

ما هي مهام ما بعد الاجتماع؟

مهام ما بعد الاجتماع (After Meeting Tasks): مجموعة المهام التي يؤديها المدراء والمعنيون بالاجتماع الحاصل في الشركة، ويكون الهدف من هذه المهام السهر على متابعة تنفيذ القرارات المتخذة ومراجعة مدى التقدم في تحقيق الأهداف المسطرة في الاجتماع المنتهي.

يمكن حصر هذه المهام، في صيغة توصيات، فيما يلي:

• في نهاية كلّ موضوع يُناقش خلال الاجتماع، توقّفوا لبرهة لكي تتّفقوا على الخطوات التالية بعد الاجتماع، ولكي تضعوا التزامات محدّدة يجب إنجازها خلال فترات زمنية واضحة.
• دعوا الحاضرين يعلمون بأنّ بوسعهم التفاوض على تفاصيل الالتزامات التي يلتزمون بها، وخاصّة فيما يتعلّق بتواريخ استحقاق هذه الالتزامات.
• لا تستعملوا العبارة التلقائية التالية: “أريد إنجاز هذه المهمّة المطلوبة بحلول الاجتماع التالي”، بل يجب أن تفكّروا ملياً في الأمر وأن تختاروا التوقيت الأنسب والأكثر منطقية.
• أوضحوا للناس بأنّكم تتوقعون بأن يُنجز كل التزام حسبما اتفق عليه، وإذا طرأ أي طارئ جديد، فإنّكم تتوقعون منهم أن يتواصلوا معكم لمناقشة التغييرات المحتملة.
• كلّفوا شخصاً معيّناً بمهمّة التدقيق خلال فواصل زمنية مناسبة للتأكّد من أن تنفيذ الالتزامات يسير حسب الوعود، على أن يُعاد تقويم المهام هذه إذا حصل أمر غير متوقع.

اقرأ أيضاً:

• مهمّتان لا بدّ من القيام بهما بعد كل اجتماع.