شارك
الرئيسيةما هو محضر الاجتماع؟
محضر الاجتماع (Meeting Minutes): الوثائق أو المُستندات المسجلة التي تُستخدم لإبلاغ الحاضرين والغائبين بما جرى مناقشته وما حدث أثناء الاجتماع. عادة ما يجري تدوين محضر الاجتماع أو تسجيله أثناء الاجتماع بحيث يكون لدى المشاركين نسخة من المحضر الذي يحتوي على مجريات الاجتماع.
أنواع محضر الاجتماع
يوجد ثلاث أنواع رئيسية من محاضر الاجتماعات، وهي:
- محاضر القرار (Action Minutes): تسمى أيضاً “محاضر العمل”، وهي أكثر أنواع محاضر الاجتماعات شيوعاً، وتتضمن فقط القرارات التي جرى التوصّل إليها، والاجراءات الواجب اتخاذها، ولا تشمل تسجيل المناقشة التي ينطوي عليها اتخاذ القرارات، وتوفر نظرة عامة تنفيذية على القرارات المُتخذة أثناء الاجتماع. غالباً ما تكون محاضر القرار مطلوبة في الاجتماعات مثل اجتماعات مجلس الإدارة أو المجالس أو جلسات الاستماع. ويكون أسلوب كتابتها غير رسمي ويمكن كتابتها بشكل قائمة نقطية حيث يجري تعميمها داخلياً فقط. هذه الدقائق بسيطة ويمكن تدوينها على نحو أسرع وتمتاز بالدّقة.
- المحاضر الشفوية (Verbatim Minutes): تسمى “المحضر الحرفي”، وهي تسجيل لكل كلمة تُنطق في الاجتماع. على عكس محاضر العمل والمناقشة، تركز المحاضر الحرفية على تعليقات الأفراد وليس الاتفاق العام. يعد التقاط المحضر الحرفي أمراً صعباً بالنسبة إلى مدون الملاحظات، وقد يكون تسجيل المحادثة باستخدام ميكروفون مفيداً جداً في تدقيق دقائق القراءة. غالباً ما تكون المحاضر الحرفية طويلة جداً ويصعب استعراضها. باستثناء إجراءات قاعة المحكمة والكونغرس، نادراً ما يكون المحضر الحرفي للاجتماع ضرورياً.
- محاضر النقاش (Discussion Minutes): هي سجلات لإجماع المناقشات التي تؤدي إلى القرارات والإجراءات المطلوبة، ويوصى باستخدامه في معظم الحالات. تحتوي محاضر المناقشة على كل ما تحويه محاضر القرار بالإضافة إلى المناقشة التي تؤدي إلى الإجراءات التي جرى تحديدها. يجب أن يُضمّن مدون الملاحظات النقاط المهمة التي قدمتها المجموعة ويمتنع عن تسجيل التعليقات الشخصية. وفي العموم تكون محاضر المناقشة طويلة وقد تتضمن معلومات ليست ضرورية لتركيز الاجتماع، إلا أنه من الضروري الاحتفاظ بمحاضر المناقشة في موقف قد تكون فيه العملية الكامنة وراء القرارات موضع تساؤل لاحقاً.
طريقة كتابة محضر الاجتماع
ينبغي اتباع عدد من الخطوات الأساسية من أجل كتابة محضر الاجتماع على نحو صحيح وسهل، ومن أهمها:
- أخذ الملاحظات في الوقت الآني، أو تدوينها بعد كل موضوع يجري نقاشه.
- الإيجاز في الكتابة وتوثيق ما يحدث في الاجتماع.
- ملء مستندات محضر الاجتماع بحيث يمكن فهمها من قبل شخص غير قادر على الحضور، وتوفّر سياق كافٍ للرجوع إليها في المستقبل.
- تجنب الملاحظات الشخصية عند كتابة محضر الاجتماع.
- اتباع تنسيق معين لمحضر الاجتماع يناسب حالة الاجتماع.
بصفة عامة، يحتوي محضر الاجتماع على العناصر التالية:
- اسم الشركة المنظِمة للاجتماع؛
- رقم المحضر وفق تسلسله العددي في سجل الشركة؛
- مكان الاجتماع وزمانه؛
- أسماء الحاضرين؛
- المواضيع التي نوقشت وفق ورودها في جدول الأعمال، والملاحظات التي أبداها الحاضرون؛
- المقررات والتوصيات؛
- كشف توقيعات الحاضرين.
الفرق بين محضر الاجتماع والتقرير
الفرق بين محضر الاجتماع وتقرير الاجتماع هو أن المحاضر أكثر تنظيماً وتفصيلاً، والتقرير أقصر ويغطي النقاط الرئيسية. وتُستخدم الدقائق على نحو أكثر شيوعاً، على الرغم من أن بعض الشركات تستخدم التقارير أيضاً.
اقرأ أيضاً: