قرار مجلس الإدارة

ما تعريف قرار مجلس الإدارة؟

قرار مجلس الإدارة (Board Resolutions): يُسمى أيضاً "قرار الشركة" (Corporate Resolution)، وهو وثيقة رسمية تعكس نتائج أي تصويت أو قرارات يتخذها مجلس الإدارة بخصوص الشركة، وتُكتب عادةً عند التصويت لعضو جديد في المجلس، ويمكن العثور على قرارات مجلس الإدارة في محاضر مجلس الإدارة (Board Minutes).

يجب تنسيق قرار مجلس الإدارة بطريقة موجزة وبسيطة ولغة رسمية وواضحة تماماً، ويجب أن يُكتب على ورق الشركة، وأن يصف الإجراء الذي وافق المجلس على اتخاذه، وبمجرد تصويت المجلس على القرار والموافقة عليه، يجب ذكر القرار وتاريخ ومكان الموافقة عليه.

يجب على سكرتير مجلس الإدارة الاحتفاظ بنسخ من جميع قرارات مجلس الإدارة مع اللوائح الداخلية للشركة والوثائق المهمة الأخرى، وينبغي له أيضاً إتاحة نسخة من قرار مجلس الإدارة لأي أطراف ضرورية للحصول على قرار يتماشى مع الامتثال القانوني، إذ عادةً ما تتطلب المعاملات الخاصة بالأراضي والملكية الفكرية والأصول المالية وغيرها إصدار قرار من مجلس الإدارة على أنه جزء من التزامهم بالمعاملة.

أسباب كتابة قرارات مجلس الإدارة

يمكن لمجالس الإدارة كتابة قرارات لعدد لا حصر له من الأسباب المهمة، منها:

• تسجيل أحداث اجتماع مجلس الإدارة لأي غرض من الأغراض.
• توثيق مكتوب لقرارات مساهمي الشركة.
• توظيف عدد كبير من الموظفين  أو التخلي عنهم.
• توثيق الاتفاق على بيع أسهم إضافية في الشركة.
• شراء حقوق الملكية الفكرية.
• وضع سياسات جديدة لخيارات الأسهم.
• توثيق مسائل مثل الموافقات على العقود والميزانيات.

الفرق بين قرار مجلس الإدارة ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة

تعد قرارات مجلس الإدارة ومحاضر اجتماعات مجلس الإدارة مكونين أساسيين لاجتماعات مجلس الإدارة، أي الاجتماعات الرسمية لمدراء الشركة، إذ توثق قرارات مجلس الإدارة الاتفاقيات أو القرارات أو الإجراءات الرسمية التي يتخذها مدراء الشركة، فيما تُسجل قرارات المدراء في محاضر اجتماعات مجلس الإدارة.

تتضمن محاضر اجتماعات مجلس الإدارة عادةً مجموعة من المعلومات مثل اسم الشركة وعنوانها، ووقت اجتماع مجلس الإدارة وتاريخه ومكانه، ووقت بدء الاجتماع، وأسماء الحاضرين والغائبين، واسم رئيس مجلس الإدارة، وبنود جدول أعمال الاجتماع، والقرارات المقترحة ونتيجتها بالتمرير أو الرفض، وكذلك الإجراءات أو الخطوات التالية المطلوبة لتنفيذ القرارات المُعتمدة، والاعتراضات والاستفسارات أو المخاوف التي أُثيرت، والإضافات إلى جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة الحالي، وبنود جدول الأعمال المؤجلة حتى الاجتماع التالي أو تاريخ لاحق، والموعد المتفق عليه لاجتماع مجلس الإدارة القادم.

تتمثل فائدة محاضر مجلس الإدارة في الاحتفاظ بسجل مكتوب للاجتماعات يُمكّن المدراء من تتبع تقدم الأعمال، وتفصيل الخطط المستقبلية، وتوفير نقطة مرجعية للمسائل المهمة، والتأكد من أن مجلس الإدارة يفي بواجباته القانونية والائتمانية تجاه الشركة وأعضائها.

اقرأ أيضاً:

• بوابة مجلس الإدارة.
• الحوكمة. 
• حوكمة الشركات.