خطة طوارئ (Contingency Plan): خطة وضعت للتعامل مع الحالات الطارئة لتجنب وقوع خسائر مالية وبشرية للشركة في المستقبل القريب. التخطيط للطوارئ لا يتعلق فقط بالأزمات الكبرى والكوارث الطبيعية، بل يمكن أن يساعد على تجنب الكثير من المشكلات شائعة الحدوث مثل فقدان بيانات الموظفين أو العملاء أو سوء العلاقات مع الموظفين.

تعتبر الحالة الطارئة حدثاً سلبياً محتملاً قد يحدث في المستقبل، مثل الركود الاقتصادي أو الكوارث الطبيعية أو حوادث الاحتيال أو الهجمات الإرهابية، ويحاول المدراء في كثير من الظروف وضع خطة طوارئ لتفادي الضرر من هذه الأحداث التي يصعب غالباً التوقع بحدوثها.

في كثير من الشركات يتم التعامل مع خطة الطوارئ كخطة استباقية وتختلف في العناصر والأهداف عن إدارة الأزمات التي تعتبر رد فعل. تساعد خطة الطوارئ على تعزيز استعداد الشركات لما قد يأتي بينما تتيح لك خطة إدارة الأزمات للاستجابة الفعالة بعد وقوع الحادثة ونشوء الأزمة. عادة ما يتم إعداد خطة الطوارئ من خلال إطار عمل مكون من خمس خطوات وهي:

• تحديد الأولويات للموارد الخاصة بالشركة؛
• تحديد المخاطر الرئيسية التي قد تحدث؛
• كتابة مسودة خطة الطوارئ الأولى والتي تحتوي على إجراءات متبعة لمواجهة كل خطر على حدة؛
• توزيع وتعميم الخطة على المعنيين؛
• متابعة تنفيذ الخطة وتقييم ما تم تنفيذه.