شارك
الرئيسيةما هو التقرير الرسمي؟
تقرير رسمي (Formal Report): أحد أنواع التقارير التي تحتوي على معلومات مفصلة وأبحاث وبيانات ضرورية لاتخاذ القرارات المتعلقة بالعمل. بصفة عامة، يهدف التقرير الرسمي لحل المشكلات التي يمكن أن تعرقل سير العمل، ومن أمثلة هذه التقارير “تقرير التفتيش” (Inspection Report)، و”التقرير السنوي” (Annual Report)، و”تقرير السلامة” (Safety Report)، وغيرها من التقارير.
أنواع التقارير الرسمية
توجد نوعان أساسيان للتقارير الرسمية هما:
- التقرير المعلوماتي (Informational Report): يجمع البيانات ويحللها ويعالجها لاستخلاص النتائج والمعلومات.
- التقرير التحليلي (Analytical Report): يحتوي على البيانات والمعلومات ذاتها الموجودة في التقرير المعلوماتي، غير أنه يقدم توصيات لحل مشكلة ما أيضاً.
مكوّنات التقرير الرسمي
يتألف التقرير الرسمي من ثلاثة أقسام رئيسة هي:
- القسم الأمامي (أو العلوي): يحتوي على عنوان التقرير وجدول المحتويات و”خطاب الإحالة” (Transmittal Letter) الذي يقدم الغرض من التقرير.
- القسم الرئيسي: يحتوي على ملخص تنفيذي ومقدمة المشكلة وتحليل النتائج وتقديم التوصيات لحل المشكلة.
- القسم الخلفي: يحتوي على مراجع أو وثائق تعزّز مصداقية النتائج أو التوصيات.
التقارير الرسمية الشائعة
توجد مجموعة من التقارير الرسمية معتمدة على نحو واسع في الشركات، وهي:
- التقارير البحثية: تعدّ من التقارير المعلوماتية، إذ تجمع البيانات وتشرحها.
- المقترحات: قد تكون مقترحات داخل الشركة لمعالجة قضية متعلقة بالعمل، وقد تشمل الحلول الممكنة والتكاليف المترتبة عنها.
- تقرير الصلاحية: نوع خاص من التقارير التحليلية، إذ يمث مقدمة لخطة العمل التي تنوي الشركة السير وفقها في مشروع معين، فهو تقرير يصف مدى صلاحية الفكرة أو المشروع للنجاح.
اقرأ أيضاً: