شارك
الرئيسيةمفهوم تحليل سير العمل
تحليل سير العمل (Workflow Analysis): هو دراسة للطريقة التي تتحرك بها البيانات والمعلومات والأشخاص المرتبطون بعملية ما في الشركة، وإجراء عملية فحص للشركة يتم من خلالها تحديد نقاط القوة والضعف.
يفيد تحليل سير العمل في اكتشاف التناقضات في عمليات الشركة، وتمكين الإدارة من إجراء التغييرات اللازمة، حيث أن إهمال تحليل سير الأعمال قد يؤدي إلى مشاكل كبيرة ومستعصية يصعب حلها.
خطوات تحليل سير العمل
- إجراء المقابلات والتعرف على الإدارة العليا: حيث يبدأ محللو الأعمال بمقابلة الإدارة العليا لمعرفة احتياجات الشركة وما الذي تحتاجه للتحسن، ومن ثم مقابلة مدراء الأقسام للتعرف على سبب رغبتهم في إجراء التحليل؛
- مقابلة المدراء والموظفين ضمن جميع الأقسام: تستغرق هذه الخطوة الكثير من الوقت، حيث يقوم المحلل بإجراء مقابلات مع مدراء كل الأقسام بالإضافة للعاملين ضمن القسم؛
- توثيق الوقت والموارد والجهد المبذول في المهام اليومية: حيث يمكن للمحلل من خلال عملية التوثيق أن يقيس نسبياً كفاءة وفعالية العمليات المختلفة ويقترح التحسينات؛
- تقديم التوصيات لتحسين الأعمال: حيث يقوم محلل الأعمال بعمل قائمة من الأفكار والمقترحات من أجل تبسيط سير العمل وتطويره، وتعرض في البداية على الإدارة الدنيا كونها أكثر مشاركة في العمليات التشغيلية والتجارية، ومن بعدها ترفع للإدارة العليا.
فوائد تحليل سير العمل
تستفيد الشركات من تحليل سير العمل في ما يلي:
- مساعدة الشركة على الاستجابة لتغير احتياجات العملاء والموظفين المستمرة.
- تعزيز الكفاءة والإنتاجية في العمل.
- تعزيز رضا العملاء.
- رفع مستويات الرقابة والأمن والمساءلة.
- انخفاض تكاليف العمالة.
- تحسين الامتثال.
نصائح للاستفاد من تحليل سير العمل
لتعزيز الاستفادة من تحليل سير العمل يمكن اتباع بعض النصائح ومنها:
- تحديد سبب واضح لإجراء تحليل سير الأعمال.
- الأخذ بعين الاعتبار أن تحليل سير الأعمال عملية مستمرة بسبب تطور احتياجات الشركة وأن الموظفين يجدون دائماً طرائقَ للتحايل على الأنظمة والقواعد بسبب ميلهم الطبيعي لإيجاد أسهل طريقة لأداء عملهم اليومي.
طرق تحسين سير العمل
يمكن تحسين سير العمل في الشركات من خلال بعض الخطوات وهي:
- إجراء تغييرات في بعض القواعد الأساسية لتكون أكثر كفاءة.
- أتمتة بعض العمليات ومن أمثلتها أتمتة قوى المبيعات.
- تدريب الموظفين وتحسين مهاراتهم.
ويُعد نظام معايير سيغما وإدارة الجودة الشاملة (TQM) نظريات إدارية لتحسين العملية التي تبنتها الشركات في جميع أنحاء العالم؛ إذ إن إدارة الجودة الشاملة نهج منظم للإدارة التنظيمية الشاملة حيث المبادئ التوجيهية الداخلية ومعايير العملية التي تهدف إلى تقليص الأخطاء، وهدف النظام الإداري “نظام معايير سيغما” هو تقليل العيوب من خلال مراقبة الجودة.
مفاهيم ذات صلة: